Ik beschouw mezelf niet noodzakelijkerwijs als een geweldige multitasker. Ik vind het zelfs vrij moeilijk om meer dan één ding tegelijk te doen. Laten we gewoon zeggen dat mijn klopje op mijn hoofd en mijn buik wrijven niet mijn go-to-party-truc is.
Een projecthopper? Dat is een reputatie waar ik zeker eigenaar van zal worden. Ik schets een artikel, beantwoord een willekeurige e-mail en begin vervolgens aan een project - allemaal voordat ik regelrecht terug naar mijn inbox ga om nog een ander bericht te beantwoorden. Ik pak niet systematisch één ding tegelijk aan. In plaats daarvan spring ik van taak naar taak om mijn ogenschijnlijk eindeloze takenlijst weg te houden.
Ik realiseerde me echter onlangs iets waardoor ik mijn methoden wilde veranderen. Ja, mijn werkdagen voelden waanzinnig druk. Maar ze voelden zich niet noodzakelijk productief . Ik zou de avond beginnen met grote, dreigende projecten die nog op mijn lijst bungelden. Ik wist dat ik de afgelopen acht uur koortsachtig op mijn computer had getypt. Dus, hoe heb ik die dingen niet voor elkaar gekregen? Waar ging mijn tijd heen?
Juist om deze reden heb ik besloten om de methode 'batching' uit te proberen. Het is een grappig woord, maar een ongelooflijk eenvoudig concept. Kort gezegd betekent dit dat u vergelijkbare taken groepeert en deze vervolgens in één keer uitvoert. Deze methode verhoogt vermoedelijk uw productiviteit door u te helpen voorkomen dat hectisch schakelen van versnellingen die altijd optreedt wanneer u van project naar project springt. In plaats daarvan kun je gefocust en gericht blijven op de taken die voor je liggen, je afleiding verminderen en die taken strategisch overwinnen.
Onnodig te zeggen dat het klonk als een tactiek die speciaal voor mij was ontworpen. Dus heb ik dit systeem een goede week geprobeerd om te zien of het iets was dat echt hielp om mijn productiviteit en concentratie een broodnodige kick in de broek te geven. Benieuwd naar wat ik dacht? Laten we het bij het "groeperen als dingen bij elkaar" houden en een paar voor- en nadelen bekijken.
Pros
Ik heb echt minder tijd verspild
Hoewel de Pomodoro-techniek me een beetje heeft weten te beheersen, beschouw ik mezelf nog steeds als een scepticus als het gaat om verschillende productiviteitshacks die beloven mijn werkuren te maximaliseren. Dus ik aarzelde over dit experiment. Ik ging ervan uit dat ik alleen maar kostbare tijd zou verspillen om erachter te komen hoe ik dit effectief kon doen.
Uiteindelijk werd ik echter verrast over hoeveel tijd deze tactiek me eigenlijk heeft gered. Ten eerste heeft het aanpakken van vergelijkbare taken in dezelfde tijd me geholpen om me veel minder dronken en gestrest te voelen. Bovendien kan ik niet eens voldoende uitleggen hoeveel minuten ik heb bespaard door niet steeds een aantal verschillende documenten en browsertabbladen te hoeven openen en sluiten. In plaats daarvan had ik toegang tot wat ik nodig had, zorgde ik voor al die relevante taken en schrapte ik een heel blok dingen van mijn lijst. Het was echt een slimme manier om te werken!
Ik was minder geïntimideerd door grote projecten
We zijn allemaal bekend met die grote projecten en opdrachten die een permanent thuis vinden op onze takenlijsten, vooral omdat we te overweldigd en geïntimideerd zijn om eraan te beginnen.
Maar met behulp van deze batchtechniek besloot ik om grotere taken op te splitsen in kleinere actie-items. Ik had bijvoorbeeld eerder 'Artikel schrijven voor de Muse' op mijn lijst geschreven. Om dingen echter effectiever te groeperen, heb ik die ene opdracht opgedeeld in verschillende kleinere stappen, zoals mijn onderzoek verzamelen, mijn stuk schetsen, opstellen en bewerken en vervolgens indienen.
Ik deed dit voor alle artikelen of grotere projecten waar ik die dag aan werkte. Dan zou ik mijn onderzoek voor hen allemaal doen voordat ik naar de volgende stap ga - in plaats van te proberen één heel artikel tegelijk aan te pakken.
Dit betekende dat ik daadwerkelijk vooruitgang boekte op die dingen die ik meestal de neiging heb om af te zetten. Maar het hele proces voelde veel beter beheersbaar.
Ik maakte minder fouten
Laten we eerlijk zijn - constant gedurende de werkdag rondspringen kan afleidend en desoriënterend zijn. Natuurlijk is niemand perfect. Maar ik ontdekte dat deze onsamenhangende benadering van mijn werk resulteerde in veel te veel fouten en vergissingen, waaronder typefouten in artikelen en e-mails die naar de verkeerde mensen waren gestuurd.
Door te batchen, merkte ik dat ik minder van deze slip-ups maakte. Ik ben geen wetenschapper, maar ik zal doorgaan met het feit dat ik al mijn aandacht heb kunnen wijden aan de taak die momenteel voor me ligt. Mijn gedachten waren niet zo verspreid, wat betekende dat ik proactief al die kleine blunders en fouten kon vangen.
Cons
Mijn takenlijst duurde langer om te maken
Om evenwichtig en eerlijk te zijn, zal ik niet proberen te doen alsof deze productiviteitstechniek volledig vrij van nadelen was. De grootste die ik keer op keer tegenkwam, was dat mijn takenlijst me veel langer nodig had om 's ochtends bij elkaar te komen.
Ik ben een visueel persoon. Dus ik wist dat als ik me aan deze batchmethode zou houden, mijn lijst op dezelfde manier zou moeten worden gestructureerd - anders zou ik gewoon weer rondspringen. Ik kwam er echter snel achter dat een poging om strategisch te zijn een aantal serieuze gedachten en herzieningen inhoudt.
Uiteindelijk heb ik het meestal op deze manier gemaakt:
- Ik zou alle dingen die ik die dag wilde bereiken, in één gigantische lijst noteren.
- Ik zou mijn markeerstiften pakken om de kleuren te coderen en de vergelijkbare items bij elkaar te groeperen.
- Omdat het staren naar die gekrabbelde en gemarkeerde puinhoop me meteen over de rand zou hebben geduwd, schreef ik een geheel nieuwe lijst - met aandacht voor de groepering van items op basis van mijn kleurcodering.
Ik ben er zeker van dat je kunt raden, dit betekende dat het bijna twee keer zo lang duurde om me elke dag klaar te maken om te werken. Maar eerlijk gezegd denk ik dat die paar extra minuten de moeite waard zijn!
Het was niet altijd duurzaam
Willekeurige vergaderingen en noodsituaties duiken de hele werkdag op - dingen die u niet eens van plan was te regelen, worden plotseling prioriteiten. We weten allemaal hoe dat gaat.
Hoewel deze methode dus buitengewoon goed werkt op die dagen dat alles volgens plan verloopt, is het niet altijd beheersbaar wanneer u zich ineens met een onverwachte vergadering of een werkcrisis bevindt. En hoewel je natuurlijk wat aanpassingen moet doen en moet zorgen voor wat er moet gebeuren, kan het zeker een beetje frustrerend en desoriënterend zijn om een sleutel in je best uitgewerkte plannen te gooien. Je kunt tenslotte niet echt tijd dringende 'batches' maken.
Dus zal ik doorgaan met het samenstellen van mijn takenlijst?
Zoals met alles, zijn er enkele duidelijke voordelen en fouten die bij deze methode horen. Maar al met al zou ik zeggen dat het absoluut iets is dat ik zal blijven implementeren. Het hielp echt om mijn concentratie te vergroten en moedigde me aan om mijn takenlijst te veroveren met een beetje strategie.
Natuurlijk, er waren dingen die opduikten die ik niet kon plannen. Zolang u echter bereid bent om een beetje flexibiliteit te behouden met dit tijdbeheersysteem, denk ik dat u er veel succes mee zult hebben.
Heb je batching geprobeerd? Neem contact met me op via Twitter en laat me weten hoe het voor jou werkte!
