Ik herinner me de tijd dat ik het kantoor van mijn baas moest binnenlopen en haar moest vertellen dat ik de printer in brand had gestoken en dat er een bericht flitste met de tekst: "Inkt branden."
Gelukkig was het slechts een list, zodat het personeel haar 'Gelukkige verjaardag' kon zingen, maar het nogal verbazingwekkende deel van het verhaal was haar reactie. Ze deed niets - behalve me vragen haar vergadering te verlaten. Het was pas toen ik een tweede keer terugkwam in de volledige (nep) paniekmodus dat ze eindelijk naar de pauzekamer kwam om het hele personeel rond een bord cupcakes te zien staan.
Toen ik haar vroeg waarom ze in eerste instantie niet was gedaald - ik bedoel, een vuur is behoorlijk ernstig, toch? - zei ze: "Ik dacht dat er een van twee dingen zou gebeuren: je zou het oplossen, of de rook alarm zou afgaan en we zouden allemaal moeten evacueren. Maar totdat dat gebeurde, was ik van plan mijn ontmoeting af te ronden. 'Dat betekent dat ze de tweede keer naar beneden kwam omdat ik iets had gevonden dat haar aandacht verdiende - de gedachte dat ik in de gemeenschappelijke ruimte zou passen.
Leer van mijn ervaring: als je slecht nieuws hebt en echt de aandacht van je baas nodig hebt, zijn er drie dingen waarmee je altijd rekening moet houden.
1. Kies uw moment
We hebben de verrassing van mijn baas tijdens een vergadering uitgezet, omdat iedereen erbij was en het voor ons een perfecte timing was. Maar we hadden de trouw van mijn baas aan haar verplichtingen verkeerd beoordeeld. Dus eerst is het van cruciaal belang dat u de tijd vindt die het meest logisch is voor uw supervisor (omdat, ja, het kan variëren van wanneer het voor u zou werken) en de kwestie van urgentie niet vanuit uw uitkijkpunt, maar vanuit haar beschouwt .
Stel bijvoorbeeld dat u de server crasht. Je denkt misschien dat je dit meteen aan je baas moet vertellen, maar is het misschien beter om eerst technische ondersteuning te bellen en te kijken of er een gemakkelijke oplossing is? Of misschien heb je een lelijke aanloop met een grote klant. Misschien wilt u wat tijd om het te verwerken en opnieuw op te slaan met een collega, maar als de kans bestaat dat de klant uw supervisor zo snel mogelijk belt, moet u waarschijnlijk het nieuws breken voordat er niet zo aangename verrassingen zijn.
Als je onmiddellijk met je baas moet praten - vooral om persoonlijke redenen - ga dan niet te ver om uit te drukken dat dit speciale omstandigheden zijn. Begin het gesprek met te zeggen: "Ik weet dat dit misschien niet de beste tijd is, maar ik heb iets serieus dat ik moet bespreken."
2. Kies uw woorden (en toon) wijselijk
Nu je het juiste moment hebt gevonden, moet je je bericht opstellen. Vertel altijd eerst het einde van het verhaal: "Ik heb de presentatie die ik vanmiddag heb gegeven, doorzocht en ik kon zien dat onze klant niet tevreden was." Excuses (indien van toepassing) en beschrijf de problemen die volgens u hebben bijgedragen aan de snafu. Sluit af door uw voorgestelde actiestappen voor te stellen of door om advies te vragen.
Vergeet niet dat de manier waarop je hard nieuws aflevert, de reactie van je baas zal sturen. Het is prima als je toon de ernst van de situatie weerspiegelt, omdat mensen oprechtheid waarderen. Maar weersta de verleiding om een probleem te overdramatiseren dat u onder controle kon krijgen (hoeveel moeite het ook kostte). Bijvoorbeeld: "Ik realiseerde me dat er een storing in de database was en we hebben de ochtend besteed aan het repareren ervan", is voldoende. Hoe meer u gemeten bent in hoe u uw nieuws uitdrukt, hoe bekwamer u zult verschijnen.
Als de situatie ernstig is en van persoonlijke aard - u stopt bijvoorbeeld of moet u om persoonlijke redenen onmiddellijk vertrekken - begin de vergadering met een minder-is-meer-aanpak. U kunt tijdens het gesprek altijd meer informatie geven.
3. Leg de volgende stappen uit
Als er een probleem is, kunnen gesprekken op twee manieren verlopen: ze kunnen probleemgericht of oplossingsgericht zijn. En hoewel je geen controle hebt over hoe je baas zijn of haar vragen stuurt - bijv. "Hoe is dit gebeurd?" Versus: "Wat denk je dat we eraan moeten doen?" - kun je kiezen hoe je je antwoorden structureert.
Als je eenmaal hebt besproken wat er is gebeurd, schakel dan door te zeggen: "Dit is wat ik voor ogen heb voor de volgende stappen." we moeten de volgende stappen nemen zodat het niet meer gebeurt. "
Zware situaties kunnen (meestal) worden verzacht als je een plan hebt voor wat er gaat gebeuren. Als u de volgende stappen niet kent, kunt u in ieder geval bepalen welke ondersteuning u nu of in de toekomst nodig hebt, omdat u immers allebei een succesvol resultaat wilt.
Omgaan met slecht nieuws is al moeilijk genoeg en het delen ervan met je baas kan ronduit pijnlijk zijn. Maar gebruik deze tips om een productief gesprek te voeren, en u zult verdere schade minimaliseren.
