Ik heb onlangs het land verlaten. Op vakantie. Het was niet als een soort situatie tijdens de vlucht.
En ik heb iets gedaan dat ik nooit eerder heb kunnen doen - ik heb mijn e-mail niet één keer gecontroleerd. Als Muse-editor ben ik maar al te bekend met alle wetenschap die zegt dat je echt moet loskoppelen om alle voordelen van je tijd weg te halen.
Dus op deze reis verliet ik vastbesloten om mijn inbox helemaal niet te controleren. En ik heb het gedaan! Ik keerde terug naar het kantoor en voelde me ontspannen en verfrist en klaar om je te overtuigen dat het echt mogelijk is.
Hoe ben ik van plan dit te doen? Door je door mijn eigen innerlijke monoloog te leiden van alle excuses die ik in het verleden heb gemaakt en waarom ik belachelijk was - klaar? Hier gaat!
Ik word overspoeld met werk als ik terugkom
Dit kan waar zijn. Echter, tenzij u van plan bent om dit een echte oplossing te maken, dan is er maar heel weinig dat u kunt doen vanaf uw telefoon. Dus constant kijken naar, of zelfs reageren op berichten, zal je niet echt vooruit helpen - het zal je juist gestrest maken als je ziet wat je te wachten staat.
Toch zou ik liever weten wat me te wachten staat
Natuurlijk hoor ik je daarover. Als iemand die zaterdagochtend checklists maakt met de kleinste details, ben ik dol op weten wat er gaat gebeuren. Maar in plaats van je inbox te gebruiken als een soort geïmproviseerde takenlijst, kun je overwegen om 20 tot 30 minuten te spenderen voordat je vertrekt om een echt overzicht te maken van alles waarvan je al weet dat je eraan komt. Hoewel er zeker dingen zullen worden toegevoegd terwijl je weg bent, is de kans groot dat dit je een vrij goed idee geeft van hoe die eerste paar dagen terug eruit zullen zien.
Wat als iemand iets van mij nodig heeft en ik hen omhooghoud door niet te reageren, met als gevolg dat mijn collega ontslagen wordt?
Deze heeft een gemakkelijke oplossing. Stuur eerst een bericht naar je meest betrouwbare teamgenoten (of baas of directe rapporten) en kijk of ze kunnen pitchen terwijl je weg bent. Maak vervolgens een lijst met iedereen waarmee u regelmatig samenwerkt en stuur ze een e-mail met de datum waarop u onbereikbaar bent; vraag van tevoren of je iets kunt doen.
Vervolgens kunt u een paar dagen voordat u vertrekt dezelfde e-mail als herinnering sturen. Maar in deze tweede voeg je een paar regels toe: ik zal mijn werk-e-mail niet controleren als ik weg ben. U kunt contact opnemen met Karen voor verzoeken van klanten en Dave voor ontwerpbehoeften. Stuur me een sms als het een noodgeval is.
Dit doet twee dingen: geeft je gemoedsrust dat je iemands carrière niet zult vernietigen terwijl je weg bent, en laat je collega's twee keer nadenken of iets een noodgeval is. Er is gewoon iets intiemers over het sms'en van een collega waardoor je jezelf de vraag stelt: "Is dit een echt noodgeval of is de keuken zonder cola light geen echte crisis?"
(Belangrijke opmerking: deze hele sms-strategie hangt af van je telefoonabonnement als je internationaal reist.)
Ik voel me schuldig om mensen te vragen me te helpen terwijl ik op een strand zit
Ervan uitgaande dat je je teamgenoten vraagt om je gewoon te dekken (en niet je hele werk van 40 uur per week te doen), zou je je niet schuldig moeten voelen. Dit hoort bij het werken met anderen! Deze week zorgt Karen voor je klanten. Volgende week gaat Karen kamperen en jij behandelt haar noodsituaties.
(Als dat Karen-exemplaar het niet lukte, doet een klein cadeautje voor degenen die erin zijn geplakt nooit pijn.)
Maar hier is het ding, ik ben een zeer belangrijke persoon …
Oh hallo daar, Beyonce. Ik wist niet dat je The Muse las.
Oh? Wat is dat? Jij bent geen Beyonce? Bid dan, wat doe je dat zo belangrijk is dat alles uit elkaar valt zonder jou? Ik weet het, dat voelt gemeen. Ik ben er zeker van dat je heel belangrijk bent en ik weet zeker dat je een vitaal onderdeel van je team bent (ik ben er zelfs 100% zeker van, want het is onwaarschijnlijk dat je er nog zou zijn als je er niet was ).
Maar er zijn maar weinig beroepen waarbij sprake is van noodsituaties die niet door zichzelf worden veroorzaakt. En daarmee bedoel ik dat een betrokken persoon dingen zegt als: "ASAP", "Vital" en "Iceberg loopt voorop!" - waardoor iedereen het gevoel heeft dat het bedrijf zal instorten als het probleem niet onmiddellijk wordt opgelost.
Als deze persoon een collega is, houd er dan rekening mee dat het telefoontje vanuit het huis komt en dat uw vroegtijdige (of gebrek aan) reactie waarschijnlijk geen ramp zal zijn. Nu, als het probleem van een klant komt, dan moet je helaas soms spelen volgens hun verzonnen Panic-Room-tijdlijn.
Dat betekent echter niet dat u dat persoonlijk moet doen. Herinner je je die mensen die je eerder hebt geïdentificeerd als de go-to mensen terwijl je weg bent? Welnu, ze moeten in uw OOO-bericht worden opgenomen, wat betekent dat ze de situatie aankunnen. (En als ze dat niet kunnen, gaan ze standaard naar het plan 'sms je in geval van nood'.)
OK, als ik eerlijk ben, controleer ik mijn inbox op de stuurautomaat, soms realiseer ik me niet eens dat ik het doe totdat ik er ben
Als dit de kern van dit alles is, laat me je dan hier helpen.
- Schakel alle meldingen uit.
- Verplaats uw apps naar een map "Niet openen", zoals hieronder
Alleen al het maken van deze extra stap zou het voor u moeilijker moeten maken om er gedachteloos in te komen.
En daar heb je het: elk excuus dat je ooit hebt gemaakt om in te checken - vernietigd. Nu ben ik natuurlijk niet misleidend. Er zijn enkele banen (en industrieën en bazen) die ontkoppeling onmogelijk maken. En als je daar in zit, doe je best. Maar voordat je gewoon toegeeft aan het feit dat "dit is hoe het is", vraag jezelf af wie de druk op je uitoefent om op de hoogte te blijven van je inbox - je bedrijf of jij ?
