U hebt groot nieuws over uw bedrijf en u wilt het onder de aandacht brengen. De eerste stap is het opstellen van een aantrekkelijk persbericht - maar wat dan?
Je weet dat je contact moet opnemen met de media, maar dit kan een beetje intimiderend zijn. En, niet verrassend, zijn er enkele onuitgesproken regels die de relatie tussen merken en de media bepalen die lastig te navigeren kunnen zijn.
Maar met een beetje voorbereiding en een paar richtlijnen kunt u een solide relatie met uw mediacontacten ontwikkelen. Hier demystificeren we het media pitching-proces en bieden we nuttige do's en don'ts om dat persbericht om te zetten in een voorpagina (of, laten we eerlijk zijn, elke pagina) verhaal.
Stel uw doelmedialijst samen
Mogelijk hebt u al een paar publicaties of journalisten in gedachten die u op de hoogte wilt brengen van uw aankondiging. Maar om de beste dekking voor je release te krijgen, moet je een breed net werpen. Denk na over waar u zaken doet (of waar u wilt) en ontwikkel een doellijst voor dat gebied.
Stel bijvoorbeeld dat u een groot klantenbestand in St. Louis heeft. Ga eens op zoek naar de journalisten die uw branche voor de regio St. Louis dekken. Lokale kranten zijn een geweldige manier om te beginnen, maar vergeet niet handelspublicaties en online verkooppunten die specifiek op uw branche zijn gericht (zoals Publishers Weekly, Runner's World of PRWeek). Medialijsten variëren in grootte op basis van de aankondiging, maar het is altijd goed om ten minste 20-30 journalisten op uw outreach-lijst te hebben.
Als u uw lijst met journalisten en publicaties heeft geïdentificeerd, is de volgende uitdaging het verkrijgen van hun contactgegevens. Hoewel je vaak kunt vinden wat je nodig hebt met je vertrouwde vriend Google, kunnen de cijfers en e-mails van meer ongrijpbare journalisten wat strategische speurwerk vereisen. Probeer uitgebreide databases, zoals Gorkana, met journalisten van over de hele wereld - georganiseerd door de sectoren waar ze actief zijn en waar ze zijn gevestigd - en, belangrijker, hun felbegeerde contactgegevens.
Maak uw release gereed voor distributie
Zodra je je contactenlijst hebt, is het tijd om te beginnen met pitchen. Hoewel pitchingtechnieken in alle soorten en maten voorkomen, worden ze meestal opgesplitst in twee delen: de distributie van het persbericht en de aanvullende pitching.
Verspreiding van het persbericht
Bepaal eerst wanneer u het persbericht wilt laten verschijnen. Hint: om de beste kans te hebben gezien te worden, moet uw aankondiging worden verzonden tussen 06.00 en 10.00 uur in de regio van waaruit het wordt verspreid. En het zou nooit op een vrijdag moeten uitgaan. (Weet je nog wat je afgelopen vrijdag rond 15.00 uur deed? Wat het ook was, het ging waarschijnlijk niet om het lezen van bedrijfsaankondigingen.)
Bepaal vervolgens hoe u uw vrijlating naar journalisten wilt sturen. Als u over het budget beschikt, is een effectieve en tijdbesparende manier om uw release te distribueren via een newswire, zoals BusinessWire, PR Newswire of Marketwire. Deze services bieden toegang tot kant-en-klare lijsten met top-, regionale en vakpublicaties om uw bereik te maximaliseren.
Als alternatief kunt u kiezen voor een meer persoonlijke benadering en uw persbericht rechtstreeks per e-mail verzenden naar alle journalisten op uw medialijst. Houd er echter rekening mee dat wanneer u een release naar meerdere bronnen verzendt, u wilt dat iedereen uw informatie tegelijkertijd ontvangt. Omdat media-uitingen inherent competitief zijn, kan een journalist besluiten je verhaal niet te vertellen als ze erachter komt dat je de release van tevoren met een andere outlet hebt gedeeld.
Als je de route kiest om massale e-mails te verzenden, wat je ook doet, moet je alles via BCC verzenden. U wilt uw bronnen laten zien dat u hun privacy waardeert - om nog maar te zwijgen: houd uw zorgvuldig onderzochte doellijst geheim voor uw bedrijf.
De aanvullende toonhoogte verzenden
Uw aanvullende pitch is een kans voor u om één-op-één contact te maken met uw doeljournalisten. Het stelt u ook in staat om uw aankondiging een beetje informeler te pekelen dan in uw persbericht, en om eventuele vragen van journalisten over uw nieuws te beantwoorden.
Wanneer u uw aanvullende toonhoogte maakt, moet u deze houden op 4-6 zinnen van uw belangrijkste berichten en context. Zorg ervoor dat u op hoog niveau opneemt wie, wat, waar, wanneer en eventuele aanvullende informatie die de journalist kan verleiden om een verhaal te schrijven.
Als u bijvoorbeeld een evenement aankondigt waarin invloedrijke vrouwen in technologie samenkomen, moet u de locatie, tijd en opmerkelijke deelnemers vermelden. Maar u moet ook relevante context of statistieken verstrekken (bijv. "Vrouwen maken slechts ongeveer 25% van de technologie-industrie uit"), en alle hoogtepunten die de journalist ertoe zullen aanzetten het te bespreken (bijv. "Een aantal van de 2012 Forbes Women to Watch-lijst zal aanwezig zijn ”).
Maar ongeacht of u uw doeljournalisten per telefoon of per e-mail pitchen, zorg ervoor dat u het kort en krachtig houdt en dat u eerlijk bent over wat u te bieden heeft. Als je een journalist iets speciaals kunt bieden - zoals een exclusief interview met je CEO - laat het haar dan meteen weten. Als u een journalist exclusieve toegang tot uw aankondiging wilt geven, zou u dit pitchen voorafgaand aan de verspreiding van het persbericht en vragen dat zij het nieuws vertrouwelijk houdt totdat het persbericht openbaar is.
Onthoud ook dat alleen omdat u een vriendelijk gesprek voert met een bepaalde journalist, dit niet betekent dat u alle geheimen van uw bedrijf moet onthullen. Alles wat u zegt, kan in druk worden geplaatst, dus houd u aan uw berichten.
Ten slotte, jaag de journalisten niet op. Na je eerste worp is een of twee keer opvolgen prima, maar meer dan dat en je nadert stalkergebied. Als u na de eerste twee oproepen niets hoort, gaat u verder.
Een relatie met de media smeden lijkt misschien ontmoedigend, maar wanneer je een nieuwswaardige aankondiging, een goed gemaakt persbericht en een solide pitch hebt, vind je de juiste journalisten die net zo enthousiast zullen zijn als jij bent om publiceer uw nieuws.
