Er is een speciale vorm van ergernis die gepaard gaat met het verlaten van een vergadering, nog minder zeker wat het nut ervan was dan toen je binnenkwam (in dat geval heeft iemand misschien deze handleiding nodig voor het houden van effectieve vergaderingen, dit sjabloon voor de vergaderagenda of dit artikel overzicht wanneer u die vergadering echt opnieuw moet plannen).
Zelfs als de zaken niet zo extreem zijn - misschien had je een stimulerend en boeiend gesprek - het is nog steeds teleurstellend als er niets uit lijkt te komen. Maar er is een eenvoudige oplossing: de e-mail na de vergadering.
“Het overkoepelende doel is dat het iedereen verantwoordelijk houdt voor dezelfde verwachtingen. Je hebt dus een team op dezelfde pagina dat naar dezelfde doelen werkt, wat de zaken efficiënt en productief houdt en ook de frustraties beperkt, ”zegt Heather Yurovsky, een Muse-loopbaancoach en de oprichter van Shatter & Shine. "Niemand houdt van het gevoel dat ze in een vergadering zaten die goed momentum had en daarna gebeurt er niets."
Lees verder voor alles wat u moet weten over het verzenden van de perfecte e-mail na de vergadering, zodat u nooit verantwoordelijk bent voor het dwarsbomen van de voortgang met betrekking tot wat u ook had.
Wie moet de e-mail na de vergadering verzenden?
Oké, misschien ben je helemaal op het idee van een vervolg-e-mail. Maar hoe weet je of jij degene bent die het zou moeten verzenden?
Vaak is het duidelijk. Als je de vergadering hebt georganiseerd, de agenda hebt gemaakt en het ding hebt geleid, dan is de kans groot dat je degene bent die de cirkel sluit met een misser na de vergadering.
"Meestal is aan het einde van de vergadering duidelijk wie verantwoordelijk is, maar soms is het niet, vooral als het misschien een nieuw project is dat nog geen enkele afdeling technisch bezit", zegt Yurovsky. "Je wilt er gewoon voor zorgen dat je niet afkomt alsof je bevelen naar andere mensen blaft en dat het echt van de juiste persoon komt waarnaar mensen zullen luisteren en het eigendom en de deadline respecteren."
Als het een meer dubbelzinnige situatie is, denk er dan over na of het zinvol is om de taak op te voeren. “Aan het einde van de vergadering, als het niet overduidelijk is wie er verantwoordelijk voor is en je voelt je uitgerust om die e-mail achteraf te verzenden, steek dan je hand op en zeg: 'Hé, graag de e-mail na de vergadering versturen, tenzij er iemand is anders voelt dat het beter is om van hen te komen ', zegt Yurovsky. 'Dus je doet vrijwilligerswerk. Je roept niemand op om het op hen te leggen, maar je geeft ook andere mensen de kans om te zeggen: "Oh nee, ik denk dat het eigenlijk van Joe moet komen." "
Wie moet worden opgenomen?
Zodra het veld 'van' is ingesteld, is het tijd om na te denken over de velden 'naar' en 'cc'. Zorg ervoor dat u uw notitie naar alle deelnemers aan de vergadering verzendt, inclusief iedereen die op de uitnodigingslijst stond maar misschien niet aanwezig kon zijn. Denk er vervolgens over na of er iemand is waarvan u zich realiseerde dat hij in de vergadering had moeten zitten, evenals andere belanghebbenden die actie moeten ondernemen of zichtbaarheid over het onderwerp moeten hebben. Ten slotte, als u met oudere collega's te maken heeft, overweeg dan om hun assistenten te kopiëren.
Wanneer moet het uitgaan?
"Het is het beste om de samenvatting zo dicht mogelijk bij de vergadering te sturen, " zegt Yurovsky. "Als de vergadering aan het einde van de dag is en je wilt wachten tot het eerste ding de volgende ochtend, is dat prima, maar hoe dichter je bij de vergadering bent, hoe meer momentum er wordt gecreëerd en het begint niet naar de bodem te vallen van de stapels van mensen. "
Met andere woorden, beschouw de samenvatting als een verlengstuk van de vergadering en verzend deze terwijl de discussie nog vers in uw geest is en die van iedereen. Als je van tevoren weet dat jij degene bent die dit item aanpakt, kun je zelfs vooruit plannen door de tijd in je agenda direct na de vergadering te blokkeren om het af te krijgen.
Wat moet het bevatten?
"Het doel van de e-mail is om iedereen op dezelfde pagina te krijgen", zegt Muse-loopbaancoach Kristina Leonardi. Maar wat gaat er precies in om dat te laten gebeuren "hangt af van de aard van de bijeenkomst en wat is de bedoeling, wat is het doel?" Zegt Leonardi.
"Als er een probleem of een uitdaging was die werd behandeld en de vergadering loste dat probleem of die uitdaging op, kan het een soort van bedankje en zelf felicitatie zijn", legt ze uit. Of "het kan duidelijkheid verschaffen over rollen en richting in een bepaald project of de daaropvolgende actiestappen die moeten worden genomen en wie verondersteld wordt deze te nemen."
Als algemene richtlijn kunt u het volgende doen:
- Mensen bedanken voor hun tijd en moeite
- Een samenvatting van alle belangrijke punten die tijdens de vergadering aan de orde zijn gekomen of besproken
- Overzicht van actie-items en eigenaars, evenals deadlines voor deze volgende stappen
- Bijvoegen of linken naar relevante bronnen en documenten
- Mensen uitnodigen om vragen te stellen of opnieuw bijeen te komen
Leonardi spoort je aan het kort en krachtig te houden. Maar zelfs de reikwijdte van de e-mail hangt af van de vergadering. Als u uit een standaard maandelijkse teambijeenkomst komt of een relatief snelle en routinematige projectupdatevergadering, kan uw e-mail dat in zijn lengte weerspiegelen. Als u een vervolgnotitie verzendt na een bestuursvergadering van twee uur of een diepgaande strategiesessie, ziet het er een beetje anders uit. Hetzelfde geldt voor je toon.
"Je wilt altijd beleefd zijn, zelfs als het een snelle e-mail is die je verstuurt, " zegt Yurovsky. “Je wilt ook niet alleen schrijven op de toon van de organisatie, maar op de vergadering zelf.” Kortom, vat een informele ontmoeting met je teamgenoten niet op een te formele toon op en stuur geen samenvatting naar leidinggevenden dat klinkt alsof je met je vrienden praat tijdens het happy hour.
Zoals Yurovsky het zegt, "het kennen van je publiek maakt daar een groot verschil."
Is er een sjabloon die ik kan gebruiken?
Klinkt alles goed tot nu toe? Cool, nu ben je waarschijnlijk klaar om er aan toe te gaan. Hier is een sjabloon die u geheel of gedeeltelijk kunt gebruiken, afhankelijk van de specifieke situatie.
- - wordt voltooid door
- - wordt voltooid door
- - wordt voltooid door
- - wordt voltooid door
Hoe zit het met een voorbeeld?
Dit is hoe het er in de praktijk uit zou kunnen zien:
- We hebben duidelijkheid en extra training nodig over het verkopen van het nieuwe product om succesvol te zijn in het derde kwartaal, evenals een aantal nieuwe materialen voor intern en extern gebruik
- Omdat het delen van tactieken in deze vergadering zo nuttig voelde, zullen we testen of we tweewekelijks huddles hebben om vaker trucs en tips door te geven
- Trainingssessie instellen en uitvoeren - Jackie is klaar tegen 20 juni
- Maak één vel voor intern gebruik - Rob is klaar tegen 25 juni
- Update presentatiemateriaal voor extern gebruik - Jorge is uiterlijk op 30 juni voltooid
- Stel terugkerende huddles in - Quinn wordt vóór 1 juli voltooid
