Laten we eerlijk zijn: bazen zijn niet perfect. En soms moeten ze het weten. Of de lange, met persoonlijke verhalen gevulde teamvergaderingen van iedereen uw werk verhinderen of dat haar dagelijkse schreeuwende wedstrijden uw relaties met andere afdelingen in gevaar brengen, soms moet u wat constructieve feedback met uw baas delen.
En als je dat doet, kan het behoorlijk ontmoedigend zijn. Neem de overduidelijke angst voor vergelding omdat je haar iets hebt verteld dat ze niet wilde horen en voeg de onbedoelde gevolgen van het worden als een klager toe, en je hebt een zware cocktail om door te slikken.
Maar hoe eng het ook is, er zijn enkele stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat elk feedbackgesprek zowel diplomatiek als productief is.
Overweeg de kosten-baten
Ik heb gemerkt dat mensen door de jaren heen veel meer op hun gemak zijn om hun meningen te delen dan toen ik net begon - wat een goede zaak kan zijn. Maar als gevolg daarvan zeggen mensen soms dingen die misschien beter onuitgesproken waren gebleven, of op zijn minst diplomatieker hadden moeten worden gezegd.
Toen ik begon als manager, had ik zo'n medewerker. Hij was slim en een geweldige werker, dus ik waardeerde zijn openhartigheid vaak omdat het te maken had met dagelijkse probleemoplossing. Maar toen hij me voor het hele team in het nauw zette en me vertelde dat ik een taak verkeerd uitvoerde, was ik verbluft. In een oogwenk had hij mijn geloofwaardigheid bij het team vernietigd (om nog maar te zwijgen over mijn vertrouwen).
Erger nog, toen ik hem later opzij trok om te bespreken, bleek dat ik niets verkeerd deed, gewoon anders dan hoe hun oude manager had. Na verloop van tijd hebben we allebei erkend dat mijn aanpak net zo goed werkte, maar het duurde maanden om de schade aan mijn vertrouwen en mijn autoriteit te herstellen. De prijs van die opmerking was behoorlijk hoog, met weinig tot geen voordeel.
Hoewel feedback belangrijk is voor jullie allebei, neem dan de tijd om te overwegen of je input echt moet worden geleverd, hoe het delen ervan je manager zal beïnvloeden, en of die informatie je uiteindelijk zal helpen - of pijn zal doen - op de lange termijn. Zoals ze zeggen, kies je gevechten. Geef de feedback die u echt denkt dat uw baas moet horen - en doe het op de juiste manier.
Schrijf het op
Je baas vertellen dat ze niet aan je verwachtingen voldoet, is eng, dus vertrouw niet op je improvisatievaardigheden om je door dit soort discussies te leiden. Neem in plaats daarvan de tijd om je gedachten te verzamelen en op te schrijven.
De eerste keer dat ik een manager benaderde over een probleem dat ik had met zijn optreden, dacht ik dat ik het gewoon kon doorhalen en nam ik niet de moeite om aantekeningen te maken. Ongeveer 30 seconden in het gesprek had ik diep spijt van dat toezicht. Allereerst verwachtte mijn baas geen feedback van een medewerker buiten het jaarlijkse beoordelingsseizoen, dus ik zat meteen in het proberen mezelf uit te leggen en waarom we daar waren. Tegen de tijd dat ik door een verklaring strompelde, was ik zo vastgebonden en nerveus dat ik uiteindelijk gewoon alles wat me dwarszat uit hem wegvaagde. Vanzelfsprekend ging dat gesprek niet goed.
Noteer een paar algemene aandachtspunten, concentreer u op kwesties die u echt belangrijk vindt om aan te pakken, en alle ondersteunende details die kunnen helpen een productieve discussie op gang te brengen - de hectische telefoontjes die u van haar baas krijgt wanneer ze 10 minuten te laat is voor een vergadering, bijvoorbeeld. Blijf dan bij het script. Hoewel het verleidelijk kan zijn om op elk klein huisdier te stapelen, als het niet in je aantekeningen staat, breng het dan niet ter sprake. Houd de discussie gericht op de onderwerpen die u wilt behandelen en bewaar de kleine dingen voor een andere keer. Als het niet belangrijk genoeg was om uw aantekeningen te maken, kan het wachten.
Stuur deze notities ook nooit via e-mail naar iemand anders, schrijf ze gewoon op de ouderwetse manier op en vernietig ze als je klaar bent. Tenzij er een serieus probleem is, hoeft niemand dit te weten, behalve u en uw baas. Als u zijn of haar privacy respecteert, weet u zeker dat u beiden het probleem kunt oplossen zonder ongewenste input van uw collega's.
Blijf stijlvol en specifiek
Net zo belangrijk als het voorbereiden van wat je zegt, is tijd besteden aan nadenken over hoe je het zult zeggen. De manier waarop u met deze interactie begint, zal de toon zetten voor de hele discussie en kan het verschil betekenen tussen een productief gesprek en een, nou ja, vreselijke.
Bottom line: houd het stijlvol, professioneel en vriendelijk. Bij de omgang met je bazen kan het gemakkelijk zijn om te vergeten dat ze ook een mens zijn en ervan uitgaan dat hun huid ongevoelig is voor kritiek - maar geloof me, dat is het niet.
In plaats van je baas gewoon duidelijk te vertellen, denk je dat ze iets verkeerd doet, benader haar privé en vraag of je wat tijd kunt plannen om te chatten. Laat haar dan weten wat u in algemene termen wilt bespreken - als ze bijvoorbeeld gewoonlijk te laat is voor ochtendvergaderingen, vertel haar dan dat u haar gedachten over de ochtendvergaderingen graag wilt weten. Door haar de juiste context te geven, geef je haar de kans om na te denken over hoe ze de situatie kan verbeteren - en kan ze haar zelfs inspireren om haar traagheid aan te pakken voordat je moet. Maar zelfs als u het direct ter sprake moet brengen, door uw professionaliteit te behouden, helpt u ervoor te zorgen dat uw feedback in een constructieve setting wordt gehoord.
Vergeet niet dat dit geen gratis pas is om je baas te ontladen, het is eerder een gelegenheid voor jou om te laten zien hoe je met een bepaalde situatie omgaat of hoe specifiek je beide beter kunt samenwerken. Dat is tenslotte wat u probeert te bereiken.
Wees op uw hoede voor gevraagde feedback
Eindelijk een waarschuwing over feedback van je baas: dit kan contra-intuïtief lijken - als ze je echt om feedback vraagt, wil dat zeggen dat ze al je gedachten wil horen, toch? Nou, dat is slechts gedeeltelijk waar. Als je je wederhelft vraagt hoe je eruitziet in die jeans die je net hebt gekocht, wil een deel van jou een eerlijk antwoord, maar de ander hoopt op een stralende recensie. Het is niet zo anders met je baas.
De eerste keer dat een baas me om feedback vroeg, wist ik niet dat ze een antwoord probeerde te krijgen op een paar specifieke vragen, in plaats van mijn algemene inbreng over hoe het met haar ging. Ze had net een review gehad bij het senior management en ze vonden dat haar team meer begeleiding nodig had over een bepaald productaanbod, dus sprak ze met het hele team om een idee te krijgen hoe comfortabel ze zich voelden met de informatie die ze had verstrekt. Ze wilde niet weten dat ik haar gebruikelijke traagheid en lange lunches demoraliserend vond.
Als een manager naar je toekomt voor feedback, zorg er dan voor dat je haar allebei geeft wat ze wil en dat je de discussie op eigen voorwaarden voert. Als je baas bijvoorbeeld langs je bureau komt en vraagt hoe je denkt dat ze het doet, vertel haar dan dat je de gelegenheid hebt om je gedachten te delen en vraag haar om meer in detail te gaan over wat ze hoopt te leren.
Als je dan een beter idee hebt van waar ze naar op zoek is, probeer dan een specifieke spreektijd in te plannen, zodat je tijd hebt om na te denken over je antwoorden. Geloof me, het wordt een beter, productiever gesprek voor jullie beiden. Bedenk ook dat als u van plan bent om kritiek te leveren, u stap 1 tot en met 3 hierboven moet doorlopen. Het feit dat je baas om feedback vroeg, betekent niet dat je moet beknibbelen op de voorbereiding - en alleen omdat ze vroeg hoe ze het project beheert, wil nog niet zeggen dat ze wil horen dat ze het allemaal verpest.
Feedback delen met je baas vergt veel aandacht, voorbereiding en empathie - dit benader je niet lichtvaardig. Maar met een zorgvuldige planning kunt u uw manager nog steeds de feedback geven die hij of zij nodig heeft om u beiden te helpen slagen.
