Hoe vaak heb je een uitnodiging ontvangen voor een vergadering en dacht je: "Oh geez, moeten we dit nu meteen doen?" Zoals we allemaal weten, zijn er vaak momenten waarop het persoonlijk samenkomen ronduit dom is, vooral als het betreft een grote groep mensen wier inbreng gewoon niet nodig is. Maar zo eenvoudig als het is om aan te nemen dat je nooit een goede reden hebt om er ooit nog een bij te wonen, zijn er momenten waarop het echt de beste manier is om belangrijke taken te volbrengen.
Dus voordat je die uitnodiging voor de driemaandelijkse teamupdate weigert, zijn hier een paar keer dat het bijwonen van je beste optie is om op koers te blijven en je doelen te bereiken.
1. Wanneer u samenkomt om een tijdgevoelig project uit te werken
Enkele van de meest frustrerende vergaderingen zijn die waar u een grote groep mensen bij elkaar brengt om te discussiëren, nou ja, helemaal niets. Soms praat je over dingen die leuk zouden zijn om te doen, maar maak je geen actieplannen. Andere keren kom je gewoon samen om samen te komen.
Er zijn echter ook situaties waarin u of uw teamgenoten iets dringends hebben dat zo snel mogelijk moet worden voltooid - en er zijn veel mensen nodig om ervoor te zorgen dat het goed wordt gedaan. En natuurlijk, je kunt een Google-document verzenden en ermee instemmen om er 'samen' aan te werken. Of je kunt 30 minuten persoonlijk vergaderen, een plan bedenken, taken delegeren en aan de slag gaan.
Aan het einde van de dag kunnen sommige producten het best als team worden voltooid - dus als u of iemand met wie u samenwerkt om een helpende hand vraagt, maak dan niet te veel een scène over het toevoegen van een nieuwe vergadering aan uw agenda.
2. Wanneer de kop van uw team over e-mail gaat
In een ideale wereld zouden jij en je teamgenoten het nooit oneens zijn en zouden ze elke dag in perfecte harmonie samenwerken. De realiteit van de meeste teams is echter dat de meeste groepen op een bepaald punt of op een ander moment de koppen raken. Hoewel het gemakkelijker zou zijn om het te negeren wanneer de dingen een beetje ijzig zijn onder je collega's en gewoon doorgaan, weet je dat dit alleen maar meer problemen op de weg zal veroorzaken.
Het is bijna altijd veel productiever om al je grieven openlijk te luchten met het project (of de aanpak van een collega van het project) en erachter te komen hoe je het conflict kunt oplossen, zodat je je deadlines kunt halen.
En de beste manier om dat te doen? Zoek een vergaderruimte en kijk elkaar direct aan wanneer je feedback geeft. U kunt in de verleiding komen om dit via e-mail of chat te doen, maar wees eerlijk - u weet dat u alleen vooruitgang boekt als u dit persoonlijk doet, tijdens een daadwerkelijke vergadering.
Omdat negen van de tien keer opbouwende kritiek een stuk minder hard aanvoelt als het op je gezicht wordt gezegd, dan wanneer het op je inbox aankomt. Bovendien voelt een kant-en-klare opmerking over de keuze van uw lettertype voor de presentatie veel minder persoonlijk wanneer deze hardop deel uitmaakt van een lopend gesprek, en niet de enige regel in een reactie op een e-mailketen.
3. Wanneer u feedback nodig hebt over iets
Nogmaals, je zou in de verleiding kunnen komen om te zeggen: 'Laten we elkaar niet ontmoeten. Stuur me je mening hierover in een e-mail. ”Maar laten we echt zijn - soms is het nuttig om de gedachten van je collega's over iets persoonlijk te horen.
Dit hoeven geen lange vergaderingen te zijn en in veel gevallen hebt u waarschijnlijk niet eens een officiële agenda nodig. Maar sommige ideeën die voortkomen uit het gewoon persoonlijk uitspreken, kunnen vaak ongelooflijk zijn. En als je deze niet voor jezelf instelt wanneer je echt feedback nodig hebt of vastzit aan een project, stel je alleen je eigen succes uit.
4. Wanneer er een belangrijke beslissing moet worden genomen
Dit is de meest voor de hand liggende reden om een vergadering te beleggen, maar ook de belangrijkste. Het is zo gemakkelijk om met je voeten te slepen wanneer je groep een beslissing moet nemen. Als je je ergens niet zeker over voelt of een eerlijke mening wilt over de keuze die je denkt te maken, wees dan niet bang om je team te vragen om samen te komen met het doel om te beslissen voordat de groep de kamer verlaat.
En als iemand in uw team een soortgelijk verzoek doet, blaas dan niet helemaal de vergaderruimte in. Keuzes maken is moeilijk, en tenzij je in een team van mind-readers werkt, is de beste manier om erachter te komen of iedereen op dezelfde pagina zit, aan dezelfde tafel te zitten en erover te praten.
Ik snap het. Vergaderingen zijn niet altijd leuk, vooral als je een lijst hebt met dingen die je wilt doen. En wanneer ze frivool, onproductief of een combinatie van beide zijn, is het begrijpelijk voor u om te zoeken naar manieren om er zo snel mogelijk uit te komen.
Aan de andere kant is het oneerlijk om aan te nemen dat ze allemaal tijdverspilling zijn. Evalueer elk geval per geval voordat u standaard 'Nee, bedankt' zegt. U zult merken dat in veel gevallen samenkomen de beste manier is om iets sneller gedaan te krijgen.
