Een collega stuurt u een e-mail met de vraag of u beschikbaar bent voor een vergadering van 14.30 uur en uw eerste gedachte is: hoe kom ik hieruit?
Je hebt die tijd niet geblokkeerd in je agenda, omdat je technisch gezien nog niet bent toegewijd aan iets anders. Je hebt echter een lijst met dingen gepland voor de middag, en nee, er staat geen verrassingsbijeenkomst op.
Voordat je automatisch (hoewel, met tegenzin) akkoord gaat omdat je niet denkt dat je een keuze hebt, houd dit in gedachten: hoewel het waar is dat mensen iemand beoordelen die elke vergadering weigert of zich terugtrekt na akkoord, dat is niet wat hier gebeurt. Als je teamgenoot je op het allerlaatste moment vraagt om deel te nemen - en je op een doordachte manier uitlegt waarom je dat niet kunt - is de kans groot dat hij of zij het begrijpt.
Met andere woorden, het is mogelijk om nee te zeggen tegen een last-minute vergadering en er nog steeds uit te zien als een teamspeler. Hier is hoe:
1. Als je te druk bent
Ja, er zijn momenten waarop vergaderingen de moeite waard zijn en het team helpen zijn doelen te bereiken. Er zijn echter ook situaties waarin andere projecten prioriteit hebben, en omdat we er allemaal zijn geweest, krijgen de meeste mensen het.
Een voorbeeld: ik hoorde dat ik kon stoppen met het geven van een diepgaand antwoord op een e-mail door te delen dat ik een deadline had - wat de waarheid was! De betrokken mensen konden contact maken en gaven me een pas. (Ze wensten me zelfs veel succes met mijn andere project!)
Dezelfde aanpak is van toepassing wanneer u een vergadering wilt weigeren op een dag dat u wordt overspoeld. Verzin geen enkel excuus. Wees eerlijk en zeg: “Helaas besteed ik elk moment dat ik moet over twee dagen. Houd me op de hoogte als er een manier is om later deze week te helpen. '
2. Als je denkt dat je er niet moet zijn
Als een hoffelijkheid CC, denken collega's soms dat het ook leuk is om jou te betrekken, zelfs als het niet helemaal nodig is - en ze hebben geen idee dat het extra werk voor je creëert.
De beste aanpak hier is om zowel hun gebaar te erkennen als te bevestigen dat je niet beledigd zult zijn als de vergadering zonder jou doorgaat. Het klinkt als volgt: “Heel erg bedankt voor het opnemen van mij. Uit de agenda blijkt dat de bijeenkomst gericht zal zijn op het product, dus ik denk niet dat ik iets aan de discussie kan toevoegen. ”
Een ander voordeel van deze reactie is dat, als je het fout hebt en de organisator wil dat je bijdraagt, hij je kan corrigeren - en je weet van tevoren zodat je niet overrompeld wordt.
3. Wanneer u over het algemeen probeert minder vergaderingen bij te wonen
Succesvolle mensen vermijden extra vergaderingen. Dit wetende, heb je misschien besloten om te proberen het aantal dat je elke week bijwoont te beperken.
Maar net als elke andere verandering die u probeert aan te brengen, moet u de mensen om u heen aanwijzen. Je moet bijvoorbeeld je vrienden vertellen dat je liever een wandeling maakt dan nacho's en drankjes die je kunt eten, omdat je nieuwe doel gezonder is.
Dus als u vergaderingen gewoon tijdrovend noemt en nee zegt, kan uw collega heel goed worden afgeschrikt. (Ze vindt het duidelijk belangrijk - daarom noemde ze het in de eerste plaats.)
Houd de focus op je experiment door iets te zeggen als: "Ik probeer een limiet te stellen aan vergaderingen per dag om mijn productiviteit te verhogen."
Als het een een-op-een bijeenkomst is, vraag het dan om te vragen of u een tijd kunt plannen die beter voor u werkt. En zeg dat je in de tussentijd graag het gesprek via e-mail start (je zou versteld staan hoeveel problemen op deze manier kunnen worden opgelost!). Als een grote groep is uitgenodigd, vraag dan of het goed voor je is om van tevoren gedachten in te sturen, of achteraf opmerkingen te maken, wat het handigst is.
Als u altijd instemt met het voldoen aan verzoeken, kan het weigeren in het begin een beetje zenuwslopend zijn. Dus denk na over wat je bereikt. Niet alleen zou het u vandaag kunnen redden van een tijdverspilling, maar in de toekomst zou het mensen kunnen aanmoedigen om alleen met relevante uitnodigingen contact met u op te nemen.
