De zomer komt eraan en in plaats van naar het strand te gaan, gaan veel studenten naar je kantoor - als je nieuwe stagiaires in de zomer.
Ze zijn fris, energiek en enthousiast om aan het werk te gaan - precies wat je zoekt in je zomerpersoneel. Maar voor velen is dit de eerste keer in een zakelijke werkomgeving, en ze steunen op u om de kneepjes van het vak en de industrie te leren kennen. En je stagiaires een positieve leerervaring bieden en toch het beste uit die extra paar handen halen - in slechts een korte periode van 8-10 weken! - kan een lastige balans zijn.
Dus, terwijl je je nieuwe stagiaires verwelkomt, is het belangrijk om wat tijd te besteden aan het nadenken over hoe je de ervaring voor iedereen goed kunt maken. We gingen zitten met een paar stagemanagers, stagiairexperts en voormalige stagiaires en kregen hun geheimen voor het opzetten van een succesvolle zomer.
1. Kies de juiste stagiaires
Stagiaires zijn misschien slechts tijdelijke werknemers, maar ze hebben nog steeds een grote invloed op je team. Een stagiair die ongemotiveerd, niet-productief of nutteloos is, kan het moreel en de efficiëntie van uw team ondermijnen. Maar een geweldige huur kan een fantastisch nieuw perspectief op uw werk bijdragen - en zelfs uw nieuwste huur van rocksterren worden aan het einde van de zomer.
Dus, terwijl u kandidaten interviewt en aanneemt, is het belangrijk om te onthouden wie u echt zoekt. Afhankelijk van wat je wilt dat je stagiaires aannemen, ben je misschien op zoek naar specifieke werkervaring of academische referenties, maar die moeten niet altijd zo belangrijk zijn als je denkt.
Mark Babbitt, CEO van YouTern, moedigt studenten aan voor de immateriële zaken boven al het andere: "Zoek altijd naar studenten die enthousiasme, coachbaarheid en solide luistervaardigheden tonen, en degenen die initiatief nemen, " zegt hij. "Waar een toekomstige stagiair naar school gaat, is het laatste waar ik naar kijk."
Het belangrijkste is dat u op zoek bent naar studenten die oprechte interesse tonen in uw branche of de functie. Hoewel het nuttig kan zijn om potentiële stagiaires naar hun passies en loopbaanambities te vragen, kijk ook verder: aan welke clubs en buitenschoolse activiteiten doen ze mee? Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een redactiestagiair, schrijft hij of zij dan voor de schoolkrant of houdt hij een blog bij? Wat studenten in hun vrije tijd doen, kan een goede indicatie zijn van waar ze echt gepassioneerd over zijn.
2. Plan voor hen
Er is niets erger dan het hebben van stagiaires die niet genoeg te doen hebben - ze zullen zich niet alleen vervelen, maar je zult constant proberen uit te zoeken welke taken je vervolgens moet toewijzen in plaats van je dagelijkse taken bij te wonen. Het is voor niemand productief.
Het is dus belangrijk om ver van tevoren werkopdrachten voor te bereiden om ervoor te zorgen dat je stagiaires genoeg op hun bord hebben. David Schwarzberg, intern manager van Games.com, begint zelfs te denken aan wat zijn stagiaires een aantal maanden zullen doen voordat ze daadwerkelijk beginnen: "In april kwam ons team alleen bijeen om te bepalen welk soort projecten onze stagiaires deze zomer zullen werken", legt hij uit.
Zelfs als je net begint, neem dan de tijd om de soorten taken te beschrijven waarvoor je stagiaires verantwoordelijk zullen zijn, vaardigheden die ze moeten leren en projecten waar je ze gedurende hun hele tijd met je team bij wilt hebben. Vervolgens stelt u elke week - net zoals u een lesplan zou maken als u een leraar was - een wekelijks werkplan op.
Het belangrijkste is dat je ze uitdagende, substantiële taken geeft die ertoe bijdragen dat ze meer over je vakgebied leren. Zoals Schwarzberg zegt: "We proberen hun sterke punten te benutten in eerdere rollen en cursussen - maar zijn tegelijkertijd van plan hen bloot te stellen aan nieuwe en uitdagende opdrachten die direct van invloed zijn op het team."
Voormalige AOL over marketingstagiaire en huidige medewerker Alyssa Marino zegt dat deze "echte" opdrachten haar stage onderscheidden van andere ervaringen: "Bij AOL zocht mijn manager altijd mijn input en nam ik deel aan teambijeenkomsten. Vanaf het begin kreeg ik echte verantwoordelijkheden en voelde ik me altijd een gewaardeerd lid van het team. ”
3. Welkom hen
Iedereen wil zich welkom voelen bij een nieuwe baan, vooral stagiaires die net de professionele wereld betreden. Een geweldige manier om een goed begin te maken, is door een e-mail te sturen naar de stagiair om ze te verwelkomen bij het team en een korte vergadering of informele lunch te plannen om hem of haar aan de groep voor te stellen.
Of, als je meerdere stagiaires meeneemt, overweeg dan om een officiële stagiair te organiseren, zodat studenten elkaar kunnen ontmoeten en meer te weten kunnen komen over de organisatie als groep.
Overweeg ook om stagiaires te matchen met meer ervaren teamleden als mentoren, beveelt Jenna Morton, Campus Recruiter bij Indeed.com aan. “We verwelkomen onze stagiaires door elk van hen een mentor te geven. Dit is iemand die echt uitblinkt in de organisatie - iemand van wie de stagiair kan leren, 'zegt ze. "De mentor fungeert als de go-to-person voor de stagiair" en kan dienen als een middel om vragen te beantwoorden en werknemers te helpen voor het eerst over te stappen naar de werkende wereld.
4. Stel verwachtingen in
Naast een warm welkom, stelt Babbitt voor om stageplaatsen te starten met een vergadering over verwachtingen. "Moet precies aangeven waarvoor de stagiair verantwoordelijk zal zijn, beschrijven hoe het team werkt en duidelijk aangeven hoe de prestaties worden beoordeeld", legt hij uit. “De stagiair moet ook zeggen wat hij of zij van de stage wil leren.” En na de vergadering - zet het op papier. "Het opschrijven van deze verwachtingen is de duidelijkste manier om de voortgang en het succes later via de stage te beoordelen, " zegt hij.
Plan vervolgens gedurende de zomer wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen met uw stagiaires om de verwachtingen die u op de eerste dag hebt vastgesteld, te beoordelen en te blijven volgen. “Een van mijn beste stagemanagers heeft wekelijks contact met mij gepland om te kijken hoe het met me ging en of ik vragen had”, adviseert zesvoudig stagiair en recent afgestudeerde Lehigh University Alexa Procaccino. "Ik heb zoveel geleerd over het bedrijf omdat ik haar alles en nog wat kon vragen."
5. Vergeet Performance Management niet
Stages zijn in de kern leerervaringen. Het is dus van cruciaal belang om je stagiaires de hele zomer zowel positieve als constructieve feedback te geven om hen te helpen meer te leren over zichzelf als professionals, inclusief wat hun sterke punten zijn, wat ze goed doen en waar ze moeten groeien of verbeteren.
Behalve wekelijkse touch-bases, gereserveerde tijd om deze gesprekken te voeren, en zelfs overwegen het implementeren van een formeel beoordelingsproces. "Prestatiemanagement is een cruciaal onderdeel van stages", zegt Laura Chambers, University Programs Manager van eBay Inc. "Al onze stagiaires nemen deel aan een evaluatieproces midden in de zomer en aan het einde van de zomer, en senioren hebben aan het einde van de zomer een duidelijke beslissing of hun stages een voltijdse betrekking hebben."
Het is ook belangrijk om de bijdragen van je stagiairs te herkennen voordat ze terug naar school gaan. "We eindigen onze zomerstage met een zomershowcase, waar stagiaires het werk dat ze hebben gedaan demonstreren aan bedrijfsleiders en managers", legt Chambers uit. Maar je zou dit zelfs op kleinere manieren kunnen doen - zoals je stagiaires vragen hun zomerprojecten te presenteren tijdens een afdelingsbrede vergadering of hun bijdragen vieren met een teamlunch. Zelfs een klein gebaar laat je waardering voor hun harde werk zien (en studenten zijn altijd dol op gratis eten!).
Hoewel er zeker wat hard werk en planning mee gemoeid is, moet het aantrekken van een stagiair leuk zijn! Denk terug aan je ervaringen als stagiair of student en vraag jezelf af wat je waardeerde tijdens je zomerervaring - gebruik dat dan als inspiratie. "Iedereen in mijn team was op een gegeven moment stagiair en we zijn dankbaar voor de kansen die we hadden", zegt Schwarzberg. "Als we een stagiair aannemen, hopen we vergelijkbare ervaringen door te geven."
