Een paar maanden geleden had ik wat ik dacht een goed (OK, geweldig) verhaalidee te zijn dat ik aan mijn redacteur gooide: 50 staten, 50 prachtige wandelingen. Het zou een prachtige diavoorstelling zijn waarvan ik dacht dat die een behoorlijke hoeveelheid verkeer zou genereren. Mijn baas vond het geweldig en gaf me groen licht.
Toen begon ik contact op te nemen met de media-contacten voor verschillende bureaus voor staatstoerisme. Al snel veranderde mijn slimme idee in een logistieke nachtmerrie - en een totale tijd zuigen. Het achtervolgen van tientallen mediacontacten voor de informatie en foto's die ik nodig had - terwijl ik bovenaan mijn dagelijkse takenlijst bleef - bleek veel moeilijker dan ik had verwacht. Ik voelde me alsof ik verdronk.
Misschien heb je een vergelijkbare situatie meegemaakt, waarin je per ongeluk een ongelooflijk tijdrovend project voor jezelf hebt gemaakt. Of misschien laadt je baas je op met een groot aantal opdrachten zonder een duidelijk idee van wat er binnen de gevraagde deadline mogelijk is. Hoe dan ook, het kan moeilijk zijn om je supervisor te vertellen dat je je overweldigd voelt wanneer je indruk op hem of haar probeert te maken.
Gelukkig vond ik een uitweg uit mijn situatie (helaas pas nadat ik er een paar weken over had gestrest): ik stelde voor om in plaats van nog een paar weken te wachten om een diavoorstelling met alle 50 staten te maken - sommige waarvan onvoldoende foto's hadden ingezonden - we zouden in plaats daarvan een samengestelde selectie moeten maken van echt must-try wandelingen, die allemaal adembenemende foto's zouden hebben (en die binnen enkele dagen zouden kunnen stijgen).
Door me te richten op een aantrekkelijk alternatief voor wat ik had beloofd aan mijn baas te leveren - in plaats van het feit dat ik aan het oorspronkelijke project redde - kwam ik op als een creatieve probleemoplosser (en niet als een slapper).
Maar dat is niet de enige manier om je baas te vragen je werklast te verlichten zonder lui te lijken. Hier zijn enkele andere geweldige oplossingen, verzameld door andere professionals die er eerder zijn geweest, om te proberen wanneer je je overwerkt voelt:
Inchecken om prioriteit te geven
Ik vind dat mijn baas meestal niet weet wat er op mijn bord staat, maar er graag iets aan toevoegt. Wanneer ik me overweldigd voel of dat mijn werklast niet beheersbaar is, plan ik meestal een touch-base om te beoordelen. Ik ben voorbereid met een takenlijst gesorteerd in prioriteitsvolgorde en een algemene tijdlijn van wanneer ik elk item kan voltooien. Zo georganiseerd zijn, helpt haar te begrijpen hoeveel teveel is en maakt duidelijk dat mijn huidige werklast niet beheersbaar is. Meestal verlicht ze mijn werklast door kleinere taken te selecteren om aan de analist van het team te geven of om later in de maand terug te gaan.
Ken uw sterke punten - en die van uw collega's
Er kwam een nieuwe opdracht binnen en er werd mij gevraagd om die aan te nemen - maar ik was al bezig en ik dacht niet dat ik alles op tijd zou kunnen voltooien. Ik stelde voor dat een andere collega die wat extra tijd had, de opdracht op zich zou nemen omdat ze dichter bij het onderwerp stond dan ik en het minder tijd kostte om op snelheid te komen. Als afweging stemde ik ermee in om de volgende opdracht van de klant aan te nemen (die pas zou binnenkomen als ik wat meer tijd had). Alles was op tijd volbracht en niemand was overweldigd.
Laat zien - niet vertellen - dat je te veel werk hebt
Als ik te veel taken op mijn werk krijg, ga ik naar mijn baas en probeer ik het te presenteren als een 'Wat kan ik doen?' situatie (waar het antwoord heel duidelijk is). Zoals, als ik project Z krijg te doen en ik al overladen ben met projecten X en Y, zal ik zeggen: 'Ik ben erg enthousiast om projecten X en Y tot voltooiing te zien, maar in de afgelopen weken, het was moeilijk om genoeg tijd te vinden om efficiënt met hen verder te gaan. Ik maak me zorgen dat ik niet genoeg tijd heb voor project Z. Kun je me advies geven over hoe dit te laten werken? ' Het heeft een paar keer voor me gewerkt!
Onthoud ook: als je je zorgen maakt om een slapper te zijn, dan is dat een goed teken dat je dat waarschijnlijk niet bent - en je baas heeft ongetwijfeld je toewijding opgemerkt (en wil je daarom gelukkig houden). Dus wees niet bang om gewoon te zeggen dat het project waaraan je werkt meer uren nodig heeft dan je in eerste instantie had verwacht - en dat je graag een herziene voltooiingsdatum bespreekt.
