Voelt uw werkplek de laatste tijd een beetje als congres? Werkt iedereen voor zijn of haar eigen team en niet voor de collectieve verbetering van het bedrijf? Heb je problemen om door het gangpad te reiken om de informatie te krijgen die je nodig hebt om je werk goed te doen - of helemaal niet?
Hoewel non-profitorganisaties verenigd zijn door de missie van hun organisaties, heb ik geconstateerd dat deze kwesties non-profitorganisaties evenveel kwellen als elk ander type bedrijf. Hoewel we misschien één eindresultaat in gedachten hebben, zijn we gemakkelijk verdeeld door onze functies en hoe we die missie vervullen.
De meest voorkomende botsing in de non-profitwereld is tussen programmamedewerkers en fondsenwervend personeel. Programmamedewerkers beschuldigen fondsenwervers er vaak van zich te concentreren op geld boven missie, het werk van de organisatie verkeerd weer te geven of klanten uit te buiten. Aan de andere kant raken fondsenwervers gefrustreerd wanneer programmamedewerkers hen niet op de hoogte brengen van belangrijke ontwikkelingen, waardoor ze moeilijk het geld kunnen inzamelen dat nodig is om de programma's te laten functioneren. Voeg daaraan toe dat non-profitorganisaties voortdurend onderbezet zijn en dat u een gestrest en overweldigd personeel heeft - wat kan leiden tot onzinnig gedrag en ineffectieve fondsenwerving en programma-ontwikkeling.
Of je nu ook deel uitmaakt van een non-profit of je bedrijf is eenvoudig onderverdeeld in onzichtbare silo's die niet leuk lijken te spelen, hier zijn een paar van mijn beste tips om de strijdbijl met je collega's te begraven en erachter te komen hoe te communiceren beter.
1. Verduidelijk uw rol
Dit lijkt eenvoudig, maar het is waarschijnlijk de oorzaak van veel van uw problemen. In mijn situatie, als fondsenwerver, verwacht ik dat alle medewerkers - ongeacht hun aangewezen taken - op een bepaald niveau aan fondsenwerving zullen deelnemen. Als ze dat echter nooit in een eerdere rol hebben moeten doen of niet volledig begrijpen waarom ik het verzoek doe, stuit ik vaak op enige weerstand. Om dingen glad te strijken, leg ik uit wat ik nodig heb en waarom ik het nodig heb. Anders lijkt het voor mensen die niet veel ervaring hebben met mijn functie, alsof ik hen vraag om mijn werk voor mij te doen.
Ook is het vaak handig om duidelijk te vermelden hoe jouw rol hen kan helpen in ruil daarvoor. Als iemand die regelmatig met financiers communiceert, leg ik bijvoorbeeld uit wat mijn organisatie doet en hoe we dit dagelijks doen. Ik ontmoet ook stichtingen die verschillende andere non-profitorganisaties in ons vakgebied ondersteunen en een gevoel voor best practices hebben. Dit maakt me een perfecte deelnemer aan een vergadering over programma-planning, vooral als de leider zich zorgen maakt of een nieuw programma wel of niet kan worden gefinancierd.
Zodra uw collega's precies weten wat u van hen nodig hebt om uw rol te vervullen en hoe u hen daarvoor kunt helpen, zult u merken dat communicatie en samenwerking veel eenvoudiger wordt.
2. Woon de vergaderingen van de andere partij bij
Eerlijk gezegd is het grootste communicatieprobleem in veel organisaties vaak dat we niet echt met elkaar communiceren! Nu weet ik dat niemand een ander evenement op de kalender nodig heeft, maar als je een storing in de samenwerking of communicatie tussen afdelingen hebt opgemerkt, is het misschien tijd om langs te komen bij de reguliere vergaderingen van de andere partij. Op die manier hoeven ze geen aantekeningen te maken, ze in te typen en naar u toe te sturen (die u waarschijnlijk toch nooit zult lezen). In plaats daarvan kunt u de informatie onmiddellijk interpreteren door aanwezig te zijn.
Ik hou ervan om mijn collega's te laten deelnemen aan fondsenwervingsbijeenkomsten - ze hebben vaak geweldige ideeën of feedback over zaken waarmee mijn afdeling te maken heeft. Soms is de agenda zo simpel als een programma-update, maar af en toe zal iemand van een andere afdeling een geheel nieuwe manier voorstellen om over een project te denken - wat ook een nieuwe manier betekent om er geld voor te werven.
Met deze vergaderingen kunt u ook de uitdagingen van uw collega's beter begrijpen. Als je denkt dat ze belachelijk zijn omdat ze je opjagen voor bepaalde informatie of lui zijn omdat ze niet ingaan op wat jij denkt dat een fantastisch idee is, dat kan veranderen wanneer je hun hele strategie begint te begrijpen of wanneer je ontdekt hoeveel werk er in een van hun projecten.
3. Planning is macht
In mijn organisatie ontstaat de meeste wrijving tussen medewerkers over planningen en verwachtingen. Medewerkers van fondsenwerving zijn verantwoordelijk voor het beheren van voorstellen en het rapporteren van deadlines aan stichtingen, en soms vereisen deze deadlines behoorlijk belachelijke doorlooptijden.
Als programmamedewerkers overrompeld raken door die deadlines om de benodigde gegevens te verzamelen en te analyseren, kunnen ze - begrijpelijkerwijs - gefrustreerd en gestrest raken. En soms, vanwege de complexiteit van de benodigde gegevens en informatie, is het misschien onmogelijk om deze binnen die tijd om te draaien. Als dat het geval is, kunnen de fondsenwervende medewerkers onderhandelen en andere verwachtingen stellen met de financiers, maar ook zij hebben tijd nodig om dat te doen - wat betekent dat de programmerende medewerkers niet tot het laatste moment kunnen wachten om een verlenging aan te vragen.
Afhankelijk van uw organisatie kan zoiets eenvoudigs als het opzetten van een gedeelde agenda u helpen interne en externe deadlines te communiceren. Het is ook geen slecht idee om eventuele problemen meteen te behandelen wanneer ze opduiken, zoals wanneer een bevestigingsbevestiging binnenkomt, zodat het fondsenwervende personeel meer tijd heeft om te onderhandelen of het hele team kan samenwerken om een plan B te maken.
Zoveel als e-mail, mobiele telefoons en internet ons hebben geholpen contact te houden, blijft effectieve communicatie een uitdaging voor elke werkplek. Onthoud aan het einde van de dag dat u er allemaal bij bent en dat uw succes afhangt van het feit dat iedereen zijn werk goed doet. (En als al het andere faalt, luister naar Otis en probeer een beetje tederheid.)
