Leslie, de uitvoerend directeur van een non-profitorganisatie, wilde de brochure opnieuw maken voor het programma van de organisatie om risicovolle jongeren op school te laten blijven en ze gaf Emma, de officemanager, de leiding.
Emma heeft uren besteed aan het bijwerken van afbeeldingen, kleuren en lettertypen. Ze was trots op haar moediger, helderdere heruitvinding, enthousiast om het aan haar baas te laten zien.
Toen ze dat deed, was er echter duidelijk een probleem. "Oh, " merkte Leslie op van de nieuwe brochure, "het ziet er geweldig uit. Maar waarom is de kopie nog steeds hetzelfde? '
Verbluft kon Emma haar oren niet geloven. Ze had er nooit aan gedacht om de kopie te herzien. En Leslie had het nooit gesuggereerd. Hoe kunnen twee mensen die over één eenvoudig ding praten, zulke verschillende interpretaties hebben?
Leslie en Emma ervoeren het klassieke probleem vereeuwigd door George Bernard Shaw: "Het grootste probleem in communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden."
Er zullen mensen op de werkplek zijn die, zoals Leslie, niet erg goed zijn in het overbrengen van hun ideeën aan jou. En als ze dat niet doen, kan dit obstakels veroorzaken. Het kan ertoe leiden dat je in een limbo van miscommunicatie terechtkomt. Verspilde tijd, gevreesde rework en totale misvattingen kunnen oplopen wanneer uw collega of baas niet communiceert wat ze efficiënt of effectief willen.
Je kunt de hele dag wensen dat deze mensen duidelijker communiceren. Maar dat zou waarschijnlijk niet je strategie moeten zijn. Probeer in plaats van te wensen de volgende drie technieken om een duidelijkere, effectievere communicatie van anderen te krijgen.
1. Wanneer u een opdracht aanneemt
Emma dacht dat ze hoorde wat haar baas wilde. Ze stonden tenslotte in dezelfde kamer met elkaar te praten. Maar in werkelijkheid waren de instructies van Leslie om de brochure opnieuw te ontwerpen vaag en onvolledig.
Een geweldige strategie om anderen beknopter en specifieker te maken, is om vragen te stellen die duidelijkheid bieden.
Hier is hoe dat zou hebben geklonken van Emma: "Leslie, als je zegt 'de brochure opnieuw ontwerpen', kun je meer over mij vertellen wat je daarmee bedoelt en wat je verwachtingen zijn?"
Emma zou vrij snel hebben ontdekt dat zij en haar baas unieke ideeën hadden over het eindproduct. Dan had ze verder kunnen gaan met meer vragen, vragen over alles, van de afbeeldingen en het kleurenschema tot de deadline voor een eerste schets.
Vragen zijn je geheime wapen op de werkplek. Vraag bij twijfel anderen om hun verwachtingen te verduidelijken. Vraag tot je zeker weet dat je het begrijpt. U zult versteld staan hoe het vrijwel alles stroomlijnt.
2. Wanneer u in vergadering bent
Ben je ooit in een vergadering geweest die vergaderingen een slechte naam gaf? Ik heb managers gezien die schijnbaar zonder een duidelijk doel of gewenst resultaat rondlopen. Bovendien klinkt de leider alsof hij zijn gedachten hardop verwerkt, meer dan dat hij een groepsgesprek faciliteert. Niemand weet wat hij als een idee serieus moet nemen en wat hij moet negeren. En iedereen denkt aan de stapel werk op hun bureau. Na een tijdje vergeet het team wat het nut van zelfs praten was en verlaat mentaal het pand en gaf zich over aan het controleren van e-mail op hun telefoons.
In het midden van een vergadering mislukken, kan een moeilijke plek zijn om een baas of collega te vragen om effectiever te zijn in zijn toespraak. Maar dat kan, en je hoeft er niet gemeen over te zijn. Onderbreek gewoon wanneer er een pauze is en vraag om opheldering.
'Bob, ik zie wat gefronste wenkbrauwen in de kamer. Het lijkt erop dat sommigen van ons u niet volgen over dit onderwerp. Kun je ons een paar stappen teruglopen en de belangrijkste punten op een hoog niveau bekijken? Ik wil er zeker van zijn dat we weten wat je van ons nodig hebt. '
Het is waarschijnlijk dat je instemmende knikken krijgt en anderen springen in om verwarring te uiten. Je krijgt de informatie die je nodig hebt, net als je collega's, die je ongetwijfeld later zullen bedanken voor het spreken.
3. Wanneer u aan e-mail werkt
De meeste communicatie op de werkplek, niet verrassend, gebeurt via e-mail. Dus als je een lang, kruipend, ongericht boek krijgt van Angela, je projectvriend, wil je huilen.
Het kost je 30 minuten om de paragrafen door te nemen, erachter te komen wat ze zegt, te bepalen of je iets moet doen en dan uit te zoeken hoe je moet reageren. Eén blik en je herinnert je waarom je het haat om de e-mail van deze vrouw te openen. Je zou je hoofd gefrustreerd tegen de muur kunnen slaan.
In plaats daarvan oefen je op een vriendelijke, niet-confronterende manier om te vragen wat je nodig hebt. Vraag Angela of ze open staat voor het opnieuw inlijsten van haar e-mails zodat je sneller kunt reageren. En vergeet niet, als je iemand vraagt om iets anders te doen, vertel haar dan ook waarom het goed voor haar is.
“Hé Angela, ik merk dat je e-mails vaak lang en gedetailleerd zijn. Het is geweldig dat je zoveel informatie geeft, maar als ik snel kijk, kan ik niet altijd precies ontcijferen wat je van me nodig hebt en wanneer - en ik haat het om deadlines te missen of instructies verkeerd te interpreteren. Zou je het belangrijkste punt bovenaan kunnen zetten zodat ik sneller op je kan reageren, of zelfs het onderwerp gedetailleerder kan maken? Bijvoorbeeld: 'Actie nodig tegen vrijdag om 9 uur' s ochtends ACME Project 'zal me eraan herinneren om het meteen in mijn schema te plaatsen.'
Je zult waarschijnlijk onmiddellijk een e-mail van hogere kwaliteit van Angela ontvangen en je hebt je collega een plezier gedaan door haar te helpen professioneler te communiceren. Klop jezelf daarvoor op de rug.
Het zou geweldig zijn als iedereen communiceerde op een manier die niets aan de verbeelding overliet. De realiteit is dat we communiceren in complexe, lawaaierige werkplaatsen vol afleiding en stress. Wanneer er belangrijke gesprekken plaatsvinden, is het een goede gewoonte om de mensen om u heen bondig te helpen communiceren, zodat u de benodigde informatie uit hen haalt. Het is misschien een beetje ongemakkelijk als je het voor het eerst probeert, maar op de lange termijn zul je er beter en comfortabeler mee worden. Bonus, het bespaart u uren stress en verkeerd gerichte energie tijdens het proces.
