Ik hou van de zomer. Natuurlijk kan het soms belachelijk heet zijn, en het is lastig om werkgeschikte kleding te vinden, maar als je geluk hebt, is het een tijd voor vakantie.
De afgelopen jaren heb ik echter gemerkt dat vakanties niet langer alleen maar een kans zijn om te ontspannen: ze zijn ook synoniem geworden met stress. E-mailgerelateerde stress, om precies te zijn: mensen lijken zich overweldigd te voelen door het idee om aan hun e-mail gebonden te zijn, er onvoldoende toegang toe te hebben of terug te keren naar een inbox die uit zijn voegen barst.
Nou, neem maar van mij aan: met een beetje voorbereiding en een aantal duidelijke grenzen, kun je je in een mum van tijd concentreren op loungen bij het zwembad met je mojito - zonder laptop.
Voordat je gaat
Net zoals je je bed opmaakt, de koelkast leegmaakt en het afval verwijdert voordat je op vakantie gaat, maakt het leegmaken van je inbox voor vertrek het een stuk eenvoudiger. Dus, een paar weken voordat je op reis gaat, reserveer een paar uur om een beetje inbox voorjaarsschoonmaak te doen om je klaar te maken (zie het als een basiskleur, behalve beter voor jou en oneindig veel gemakkelijker om te doen vanaf je bank).
U wilt ook uw team en klanten 10-15 dagen voordat u vertrekt voorbereiden. Stuur ze een e-mail om hen te herinneren aan uw afwezigheidsdatums, secundaire contactpunten te geven voor verschillende gebieden waarvoor u verantwoordelijk bent (dat wil zeggen, ze te laten weten u niet te e-mailen!), En te vragen dat ze iets afhouden dat niet urgent is terwijl jij bent weg. Vergeet niet te vragen dat ze je werk of antwoorden sturen voor je vertrekdatum 4-5 dagen voor je reis, dus neem de tijd om terug te keren naar hen.
Ik raad ook aan te zeggen dat je e-mail niet vaak zult controleren, maar om "DRINGEND" in de onderwerpregel te plaatsen als iets echt niet kan wachten tot je terugkomt. Door uw team klaar te stomen om te vragen wat ze nodig hebben voordat u vertrekt en hen te vragen om contact met u op te nemen totdat u terug bent, vermindert u uw totale e-maillast drastisch.
Zorg er ten slotte voor dat je een automatische e-mail antwoordt voordat je vertrekt. Sommige mensen gaan tot het uiterste en sluiten hun e-mail volledig af terwijl ze weg zijn, maar ik zou niet aanraden die route te gaan tenzij jij en je werkplek dit kunnen ondersteunen. Een afwezigheidsbericht met de melding "Ik ben niet op kantoor en controleer de e-mail niet tot 15 augustus - neem contact op met zo-en-zo als je hulp nodig hebt" is voldoende.
Pro-tip: voeg 1-2 dagen toe aan je retourdatum in de auto-responder om tijd te kopen om bij te praten voordat mensen je weer met e-mails gaan bombarderen.
Terwijl je weg bent
Nu, hier is waar je persoonlijkheid een grote factor is, dus ik heb mijn advies voor de twee uitersten opgesplitst:
Voor de Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Als de gedachte om je e-mail twee weken niet te controleren, gevoelens van angst oproept in plaats van vrolijkheid, ben je misschien meer zoals ik, dus ga door naar het volgende gedeelte. Als dat helemaal niet zoals jij klinkt, is dit wat ik aanbevelen: Ruil een dag minder vakantie voor een volledige pauze van e-mail.
Ik weet dat velen van jullie het idee zullen haten, maar verdraag me. Of je hebt een baan waar je kunt inhalen zodra je terug bent, of je doet het niet. Als je weet dat je in de laatste groep valt, op zaterdag naar huis vliegen en op zondag ontspannen inhalen voordat je weer aan het werk gaat, is een zeer succesvolle strategie voor veel van mijn niet-e-mailverslaafde vrienden geweest.
Voor de eerlijk-tot-goed-e-mailverslaafden
Voor e-mailverslaafden (zoals ik), raad ik aan je inbox elke 1-2 dagen vanaf een smartphone te controleren en me te concentreren op het opruimen van dingen . Die twee dingen zijn belangrijk:
1. Gebruik een smartphone: waarom? Het is een stuk moeilijker om via je telefoon in je inbox te worden gezogen - je kunt niet echt lange e-mails schrijven of dingen opzoeken. Maar als er iets belangrijks opduikt, zult u het zien.
2. Focus op het opruimen van dingen: het is van cruciaal belang dat u weerstand biedt aan de drang om niet-urgente e-mails te beantwoorden, ongeacht hoe snel en gemakkelijk ze zijn, omdat het de ontvanger aangeeft dat u beschikbaar bent en e-mails beantwoordt. Zodra mensen elke soort e-mail van u ontvangen, denken ze dat u beschikbaar bent en bent u toast.
U hebt echter mijn toestemming om het volgende te doen: Beantwoord e-mails gemarkeerd als "URGENT" (hopelijk hebt u er geen), verwijder e-mails die u niet nodig hebt of wilt lezen, en lees en archiveer informatieve e-mails. (E-mails die naar groepen worden verzonden, waar u niet specifiek wordt opgeroepen, vallen in de lees- en archief-bucket.) Wat achterblijft bij uw terugkeer zijn e-mails die uw aandacht en reactie vereisen, maar niet zo dringend zijn dat u moeten beantwoorden voordat ze terugkomen.
Tijdens mijn laatste vakantie van een week, resulteerde deze strategie erin dat ik 90 e-mails moest behandelen bij mijn terugkeer (in plaats van de volledige 380 die tijdens mijn reis binnenkwam). Het kostte me 15-30 minuten per dag. Voor mij is dat absoluut de moeite waard en het gaf me de gemoedsrust die ik nodig had om echt te ontspannen tijdens mijn vakantie.
Als je terugkomt
Ongeacht de methode die je kiest terwijl je weg bent, zullen je eerste paar dagen terug waarschijnlijk nog een beetje inhalen. Geef uzelf twee volledige werkdagen om aan de slag te gaan en vermijd deadlines of grote vergaderingen gedurende die tijd. Ik blokkeer meestal 2-3 uur per dag voor de eerste twee dagen terug om zowel mijn inbox als de algemene inhaalslag met mijn team af te handelen. Zorg ervoor dat je koffie krijgt bij je manager om te vragen naar eventuele wijzigingen in prioriteiten of tijdlijnen of nieuwe projecten die zijn gestart. Als je anderen beheert, maak dan tijd met hen om te zien hoe het ging terwijl je weg was.
Met een beetje voorbereiding, een beetje zelfbewustzijn en wat tijdsblokken wanneer je terugkeert, kun je ervoor zorgen dat je de rust en ontspanning krijgt die je nodig hebt tijdens je volgende vakantie.
