Als een nieuwe manager, zul je je vrij snel realiseren dat excuses als uurwerk zijn - op het moment dat er een groot project, rapport of opdracht komt, zullen ze binnenstromen: "Ik had geen tijd", " Ik heb nu gewoon te veel andere dingen op mijn bord, "" Ik heb nooit geleerd hoe dat te doen, "of - mijn persoonlijke favoriet -" Welk project? "
En hoewel stoom praktisch uit je oren stroomt bij deze zwakke excuses, is het lastig om precies te weten hoe te reageren. Tussen de behoefte om het werk zo snel mogelijk gedaan te krijgen en het voelen van een beetje sympathie dat uw werknemer misschien echt te veel projecten op haar bord heeft, antwoordt u waarschijnlijk met een versie van: “Dat is OK. Ik zorg er gewoon voor. '
Daar ben ik ook geweest. Zoveel als ik zou willen zeggen, ik ben altijd een ferme en respectabele baas geweest - ik geef het toe: ik ben een pushover geweest. En ik leerde op de harde manier dat als je de gewoonte krijgt om excuses als deze te accepteren, je werknemers snel over je heen en je autoriteit zullen lopen.
Gelukkig heb ik een paar manieren gevonden om terug te dringen tegen excuses - strategieën die niet alleen mijn leven gemakkelijker maakten, maar ook hielpen bij het creëren van een algemene cultuur van verantwoordelijkheid bij mijn team. Probeer de volgende keer dat die excuses binnenkomen.
Stop met te zeggen "Dat is OK"
Wanneer een werknemer mijn kantoor binnen zou lopen, mijn schouders gebogen en de ogen van de puppyhond volledig in werking, kon ik het niet helpen dat ik een luisterend oor gaf. Dus, toen ze uitlegde: "Ik ben de laatste tijd zo overweldigd door mijn andere werk - ik had gewoon geen tijd", kon ik niet het gom verzamelen om met iets te reageren behalve: "Oh, dat is OK."
Hetzelfde gebeurde toen iemand niet wist hoe hij de nummers moest halen voor een bepaald rapport, een klant niet kon krijgen om haar terug te bellen, of gewoon een te gekke nacht had om de volgende ochtend op kantoor te komen. Ik zou in dezelfde val vallen en het nogmaals herhalen: "Dat is OK" - hoewel deze excuses verre van acceptabel waren.
Dus, leer van mijn fout en neem de eerste - en ongelooflijk belangrijke - stap om uw medewerkers verantwoordelijk te houden: stop met te zeggen "dat is OK". Het is een gemakkelijke zin om eruit te vallen als een natuurlijke sympathieke reactie, maar wat u echt overbrengt is dat het volkomen acceptabel is om excuses te maken voor slecht gedrag. Is dat echt wat je wilt dat je team denkt?
In plaats daarvan Express Teleurstelling
Natuurlijk moet je het ook niet meenemen naar het andere uiterste en schurend uithalen. Kanaliseer je jeugd in plaats daarvan: toen je iets verkeerds deed, was je niet noodzakelijk bang voor je straf (hoewel twee weken aan de grond zitten een serieuze belemmering was) - bovendien vreesde je die onheilspellende zin: 'Ik ben zo teleurgesteld in u."
U hoeft die exacte woorden niet te gebruiken, maar u moet een gevoel van teleurstelling overbrengen wanneer een werknemer een onacceptabel excuus produceert. Leg precies uit wat ze deed (of niet deed) voor jou, het team en het bedrijf als geheel: 'Ik had echt op je gerekend om het maandelijkse budget vanmorgen af te hebben, Megan. Omdat we het niet hebben, zal de rest van het team echt moeten klauteren om die cijfers te halen. ”
Wanneer uw werknemer zich realiseert dat haar toezicht niet alleen haar, maar ook haar hele team beïnvloedde, zal ze het de volgende keer veel waarschijnlijker maken.
Wees niet bang om vragen te stellen
Na veel oefenen heb ik geleerd dat ik het gesprek niet kan laten stoppen nadat ik het excuus van een werknemer heb gehoord en erkend. In plaats daarvan moet u elk excuus gebruiken als een kans om in te graven, vragen te stellen en de oorzaak van het probleem te achterhalen.
Als een medewerker erop staat dat hij geen tijd had om een project te doen, vraag dan: "Wanneer ben je aan dit project begonnen?" "Wanneer is dit project aan jou toegewezen?" En "Hoe heb je je tijd geprioriteerd?" Of, wanneer een medewerker zegt: "Niemand van de financiële afdeling zou me terug e-mailen", zegt u: "Hebt u geprobeerd te bellen?" of "Heeft u dat probleem aan mij of een andere manager meegedeeld?"
Als u de juiste vragen stelt, zult u meestal bewijzen - zonder het expliciet te zeggen - dat veel excuses niet 100% te rechtvaardigen zijn (dat wil zeggen, als uw werknemer het project was gestart toen u het voor het eerst had toegewezen, zou hij voldoende tijd). Maar meer dan dat, het stellen van deze vragen zal aan uw werknemers overbrengen dat u niet alleen achterover gaat leunen en excuses zonder een woord accepteert.
Het is ook OK om bezorgdheid te uiten
Afhankelijk van de antwoorden die u van deze vragen krijgt, is er ook een kans dat u enkele legitieme problemen tegenkomt die moeten worden aangepakt. Het kan lastig zijn om een medewerker die echt niet de juiste middelen heeft om een project te voltooien, te scheiden van een medewerker die gewoon niet de moeite neemt om hulp te vragen - maar het is aan jou, als manager, om te graven in en kom erachter.
Toen een van mijn medewerkers bijvoorbeeld het excuus bleef gebruiken: "Ik ben gewoon zo overladen met werk", kwam ik in de verleiding om het als slecht tijdbeheer af te doen, maar besloot ik zijn werklast nader te bekijken. Ik nam zijn verantwoordelijkheden over en verifieerde het aantal projecten dat hij op zijn bord had, en ik realiseerde me dat hij in feite meer werk had dan de rest van het team. Het resultaat was dat ik een deel van zijn werk kon herverdelen en - voilà! - de excuses stopten.
Hoewel het belangrijk is om jezelf te beschermen tegen een pushover - als je elk excuus ziet als een luie werknemer die probeert zijn of haar werk te doen, negeer je misschien enkele legitieme problemen.
Verwachtingen instellen voor de volgende keer
Zodra u de uitleg, motivaties en diepere kwesties hebt opgelost, stelt u duidelijke verwachtingen voor de toekomst.
Als uw medewerker bijvoorbeeld problemen heeft met het organiseren van zijn tijd, wijs dan op een paar goede strategieën voor tijdbeheer en volg deze binnen een paar weken op om er zeker van te zijn dat hij nog steeds op schema ligt. Als uw medewerker 'gewoon niet wist hoe' een taak uit te voeren, zorg er dan voor dat ze op de hoogte is van de middelen die haar op andere afdelingen van het bedrijf ter beschikking staan - en dat ze begrijpt dat er van haar wordt verwacht dat ze het initiatief neemt om die middelen op te sporen. van wachten tot de deadline passeert om de schuld te passeren.
Wanneer een medewerker naar u toekomt met een excuus, wuif het dan niet alleen weg en hoop dat het niet meer gebeurt. Duik in, stel de lastige vragen en laat uw medewerkers zien dat u hun werk en succes serieus neemt. Na verloop van tijd zult u duidelijk maken dat u geen genoegen neemt met iets minder dan het beste - en uw werknemers zullen zich realiseren dat er geen ruimte is voor excuses.
