Werken in een groot hoofdkantoor kan een zegen en een vloek zijn.
Aan de ene kant heb je tonnen middelen tot je beschikking - technische hulp, creatieve teams, mentoren, een goed gevulde voorraadkamer en al het andere dat je maar nodig hebt om een bestelling te plaatsen.
Maar aan de andere kant kan de bureaucratie van een zakelijke omgeving gemakkelijk een rem zetten op nieuwe ideeën en het werk vertragen dat u moet doen. Tussen onnodig beleid, eindeloos papierwerk en een gebrek aan beslissingsbevoegdheid, kunt u zich afvragen of de regelgevers van bedrijven actief proberen uw werk moeilijker te maken.
De waarheid is dat je je bedrijf waarschijnlijk niet snel van dit soort belachelijkheid - eh, bureaucratie - kunt ontdoen. Maar door het frontaal onder ogen te zien en er op de juiste manier mee om te gaan, kun je het een stuk minder frustrerend maken voor jezelf en je team.
Na een paar jaar in het bedrijfsleven te hebben doorgebracht, zijn dit de dingen die ik het meest frustrerend vond - en hoe ik heb geleerd om proactief hiermee om te gaan.
Het probleem: gebrek aan transparantie
Tenzij u in de C-suite zit, is de kans groot dat u niet veel informatie krijgt over de zakelijke beslissingen van uw bedrijf. Zelfs als je een toezichthoudende rol hebt, zul je waarschijnlijk verblind worden door onverwachte aankondigingen, nieuwe initiatieven en beleidswijzigingen.
Neem mijn eigen kantoor: ongeveer een maand geleden werden vier van de medewerkers op mijn afdeling opgeroepen voor een vergadering waar ze werden ontslagen - allemaal zonder mijn voorkennis. Als hun supervisor haastte ik me naar mijn manager om te vragen wat zij van de situatie wist. Blijkt dat ze geen idee had dat de ontslagen plaatsvonden, op welke informatie ze waren gebaseerd en of er nog meer zouden komen.
Hetzelfde gebeurde toen ons bedrijf werd gekocht en samengevoegd met een ander bedrijf. Veranderingen in structuur en management werden alleen doorgegeven aan bepaalde afdelingen, waardoor de rest van de werknemers afhankelijk bleef van geruchten totdat de informatie strategisch werd gefilterd.
Hoe te handelen
Er is echt geen gegarandeerde manier om inzicht te krijgen in de interne werking van uw bedrijf - als de CEO niet wil dat u het weet, zult u het waarschijnlijk niet weten. Het doet echter geen pijn om regelmatig met uw supervisor te communiceren en te vragen wat hij of zij over bepaalde situaties weet. Ik heb ontdekt dat, zelfs als mijn manager me niet veel details kan geven, ik af en toe wat informatie kan verzamelen (die me op zijn minst een deel van het grote geheel geeft, zelfs als ik niet alles kan zien).
De andere kant van het omgaan met een gebrek aan kennis (en de frustratie die ermee gepaard gaat) is zich te concentreren op behendigheid in je rol. Hoe moeilijk het ook is, als je op een gracieuze en rustige manier kunt leren verandering te accepteren (in plaats van te klagen of constant te vragen waarom dingen niet meer kunnen worden zoals ze voorheen waren), zul je het veel gemakkelijker hebben om je aan te passen en de veranderingen in de pas nemen.
De kwestie: schijnbaar nutteloos beleid
Bekijk het handboek van elk bedrijf en u vindt beleid na beleid met betrekking tot alles, van verwacht gedrag tot de dresscode tot het nemen van vrije dagen. En voor het grootste deel vraag je je waarschijnlijk niet af waarom dit beleid noodzakelijk is.
Dat wil zeggen, totdat u een regel tegenkomt die iets absurds specificeert: bijvoorbeeld, dat PTO alleen kan worden aangevraagd in stappen van halve of hele dagen, in plaats van per uur (en halve uren? Vergeet het!) - dus u hebt om vier uur van die kostbare vakantietijd te gebruiken voor de afspraak van een arts, in plaats van slechts één. Of de regel die stelt dat werknemers per uur hun mobiele telefoon niet kunnen gebruiken om te sms'en of te surfen op internet, zelfs wanneer ze tijdens de lunch en pauzes niet op kantoor zijn.
Voor een kantoor vol volwassenen die de klus klaren? Dit beleid lijkt onnodig en oneerlijk.
Hoe te handelen
Hoe frustrerend de regels ook zijn, er zijn waarschijnlijk geldige redenen voor. Ik heb ontdekt dat het me helpt ze te accepteren (en af te dwingen) als ik meer informatie over die redenen kan krijgen. Als ik er bijvoorbeeld achter kom dat ons PTO-systeem niets anders kan verwerken dan vier- of acht-uurverzoeken, voel ik me tevredener dan aannemend dat onze HR-afdeling ons gewoon wil dwingen onze uren zo snel te gebruiken als mogelijk. (Ik weet ook, aangezien dit de enige reden voor de regel is, dat het mogelijk kan zijn om het te omzeilen - zoals het toestaan dat een werknemer haar lunchuur overslaat om de afspraak van die arts goed te maken die haar te laat maakte.)
De kwestie: gebrek aan beslissingsvermogen
Totdat je een positie op regisseursniveau hebt, heb je echt niet veel speelruimte om beslissingen te nemen namens je team, klanten of zelfs, echt, jezelf.
De primaire functie van mijn team is bijvoorbeeld het opzetten van software van klanten voor het elektronisch verzenden van verzekeringsclaims, maar we hebben onlangs ook de verantwoordelijkheid gekregen om te reageren op factuurgeschillen. Dus klanten zouden inbellen, irate dat ze tweemaal het bedrag in rekening moesten worden gebracht dat ze hadden moeten zijn. We zouden het probleem tot op zekere hoogte kunnen onderzoeken, omdat we op afstand in hun systeem konden inloggen.
Maar de valkuil was, zelfs als we ontdekten dat de factuur onjuist was, hadden we geen toegang tot het contract van de klant, waarin stond wat ze waren en niet verantwoordelijk waren voor het betalen. Zelfs als het duidelijk was dat de klant een krediet verdiende voor te veel betalen, waren we niet geautoriseerd om het aan hem of haar te geven. We moesten de klant naar een andere afdeling verplaatsen en vervolgens door de rijen gaan om de goedkeuring te krijgen. Het was vermoeiend en woedend voor alle betrokkenen.
In welke functie je ook werkt, je zult dit waarschijnlijk ook ervaren. U bent mogelijk niet geautoriseerd om beslissingen te nemen, processen te wijzigen of op stap te gaan voor een klant zonder de juiste goedkeuring - wat voor een aantal ongemakkelijke situaties kan zorgen.
Hoe te handelen
Als ik van tevoren weet dat ik niet de juiste persoon ben om een wijziging aan te brengen of ergens toestemming voor te geven, geef ik dat graag vanaf het begin volledig door. Dus, wanneer ik met een klant over een factuur praat, zal ik het gesprek voorafgaan door uit te leggen: "Ik ga helpen dit probleem te onderzoeken, maar om uw factuur daadwerkelijk te laten corrigeren, moet ik u overzetten naar onze klantenservice afdeling, oké? '
Door de juiste verwachtingen te stellen bij alle betrokkenen, elimineert u de frustratie die zou zijn ontstaan als u zou wachten tot het einde van het gesprek om uw gebrek aan autoriteit uit te leggen.
Het probleem: eindeloos papierwerk en bureaucratie
Hoewel je misschien een eindeloze takenlijst en een volledige portefeuille van projecten hebt, blijkt het feitelijk vooruitgang maken van die items vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan te zijn. In plaats van er meteen in te duiken, moet je eerst een projectplan maken met details over wie je moet betrekken, de kosten die je moet maken en een verwacht tijdschema.
Om feedback te krijgen, e-mail je het naar je baas - en als je na een week niets meer hoort, stuur je een paar vervolgberichten. Je wacht tot hij of zij goedkeuring van de eerste lijn krijgt en pas dan, weken nadat je het project hebt "gestart", kun je echt beginnen.
Klinkt bekend? In dergelijke omgevingen is het moeilijk - en ongelooflijk frustrerend - om daadwerkelijk iets voor elkaar te krijgen.
Hoe te handelen
Helaas zal verzet tegen een bestaand goedkeuringsproces, hoe lang en vervelend het ook is, het alleen maar langer laten duren. Mijn werknemers komen bijvoorbeeld vaak naar me toe om te klagen over een bepaalde manier van doen en elke keer zal ik vragen: 'Kun je een paar voorbeelden documenteren?' Dat is immers de enige manier om te bepalen of een er kan verandering worden aangebracht - en zo aan de hogere ups worden gepresenteerd. Als mijn medewerkers niet met die voorbeelden zijn voorbereid, voegt dat minstens een dag of twee toe aan het proces - maar als ze klaar zijn, kunnen we meteen aan de slag.
Hetzelfde geldt voor het opstellen van projectplannen, het invullen van papierwerk en het opstellen van projectplannen. Ja, ze zijn vervelend, maar als je op de behoefte ervan kunt anticiperen en van tevoren aan de slag kunt, zul je een voorsprong hebben (en je zult de frustratie voorkomen als je je baas hoort herhalen: “Heb je dit gedocumenteerd? “). Pro-tip: probeer herbruikbare sjablonen te maken die u kunt gebruiken wanneer u om goedkeuring vraagt, een wijziging voorstelt of een idee presenteert.
Uiteindelijk zijn er regels en beleid omdat ze het voor bedrijven mogelijk maken om soepel te werken. Ze zijn misschien frustrerend, maar ze gaan nergens heen. Maar door de manier waarop u omgaat met de bureaucratie aan te passen, kunt u gemakkelijker over het water navigeren en maakt u een groot verschil in uw dagelijkse werkleven.
