Uw collega klaagt dat uw luide telefoontjes hem afleiden en u vuurt terug dat hij altijd te laat is voor vergaderingen. Of je probeert je baas te vertellen dat het nieuwe systeem dat ze heeft geïmplementeerd niet efficiënt is, maar merk dat je in cirkels praat. Of misschien heeft uw team al weken op gespannen voet over hoe een opdracht moet worden aangepakt, en nu gaat u de deadline missen.
Als iets van dat u bekend voorkomt, bent u niet de enige.
Volgens een onderzoek uit 2015, uitgevoerd door datawetenschapper Noah Zandan, heeft de helft van alle Amerikanen minstens één serieus argument per maand. Bovendien gelooft 83% van de Amerikanen dat ruzie onvermijdelijk is in hechte relaties, en 25% raakt elke dag ten minste één meningsverschil.
Gezien de gemiddelde Amerikaan meer dan 40 uur per week op het werk doorbrengt, volgt hieruit dat veel van deze argumenten op kantoor zouden gebeuren.
Wanneer meningsverschillen met collega's slecht worden, laten ze je gefrustreerd en vernederd achter. In het ergste geval kunnen ze je zelfs je banen kosten. Het goede nieuws is dat ze dat niet hoeven te doen.
Omdat het niet onvermijdelijk is dat een verschil van mening zal leiden tot een destructieve botsing. Het kan zelfs het tegenovergestelde doen en doordachte discussies starten die relaties verbeteren, reputaties versterken en de status quo verbeteren.
Dus, hoe kun je voorkomen dat ze smerig worden? Om erachter te komen, begonnen Zandan en zijn team met onderzoek naar communicatiewetenschap en argumentdiffusie. Vervolgens, om die theorieën in het echt te zien uitkomen, voerden ze een taalkundige analyse uit van meer dan 100 pagina's met FBI-crisisonderhandelingen, gekozen om de taal te demonstreren die een getrainde professional gebruikt om conflicten op te lossen in een omgeving met veel inzet.
Uit dit onderzoek ontdekte het team drie manieren om ervoor te zorgen dat meningsverschillen op de werkplek niet escaleren naar destructief gebied.
1. Ken je publiek en spiegel hun taal
Als je iemand probeert te overtuigen, weet je door je publiek je case te presenteren op de manier die het meest waarschijnlijk resoneert.
Executive Communication Coach Briar Goldberg beveelt aan dat je nadenkt over hoe de andere persoon werkt. Voor alle duidelijkheid, dit betekent niet dat je dezelfde agressieve taal of dezelfde scherpe toon gebruikt - het betekent gewoon dat je de persoonlijkheid en de gemoedstoestand van de ander herkent. Als je baas bijvoorbeeld een heel logische persoon is, bewapen jezelf dan met gegevens en cijfers om je uitspraak te ondersteunen:
"Het duurt drie uur langer om een rapport op te bouwen onder dit nieuwe systeem, maar de output is in feite hetzelfde."
Aan de andere kant, als je baas de neiging heeft emotioneel gedreven te zijn, kun je misschien verder komen met gevoelens:
"Ik maak me zorgen dat dit systeem ons minder efficiënt maakt en ik ben bang dat het invloed kan gaan hebben op onze klantrelaties."
Hetzelfde geldt aan de andere kant. Wanneer een collega een verhitte discussie begint met een lijst met gegevenspunten en statistieken, komen emotionele reacties u nergens toe, en wanneer de persoon die het argument is begonnen duidelijk overstuur of emotioneel is, is logica uw minst productieve optie.
Uit de analyse van Quantified Communications bleek dat onderhandelaars in hyper-vluchtige situaties 1, 5 keer meer validerende taal gebruiken (denk: "Ik weet dat je boos bent, en dat is OK") dan taal ontkennen.
Goldberg zegt dat deze tactiek - het begrijpen van de denkwijze van je tegenstander en reageren vanuit dezelfde plek - van cruciaal belang is om een ruzie te ontkrachten en iedereen op dezelfde pagina te krijgen.
2. Kies uw voornaamwoorden verstandig
De onderhandelaars in de analyse van QC gebruikten 33, 5% meer 'ik' en 'wij' dan 'jij' taal, en dat patroon is geen toeval.
Stel u dit scenario eens voor: uw manager vertelt u dat de opdracht die u zojuist hebt ingeleverd het doel heeft gemist. Wanneer u reageert, heeft u drie opties:
"Je zei me dat ik het zo moest doen"
Door de schuld te leggen, zet je je manager in de verdediging, waardoor je er slecht uitziet.
"Ik zal het meteen oplossen"
James Pennebaker, sociaal psycholoog van de Universiteit van Texas, heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar het gebruik van voornaamwoorden in talloze omgevingen, waarbij hij steeds opnieuw ontdekte dat we door onze persoonlijke voornaamwoorden te gebruiken om verantwoording af te leggen voor onze berichten, onze betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en invloed met ons publiek kunnen vergroten. . De kans is groot dat je het respect van je manager verdient door zijn kritiek te accepteren.
“Ik wil er zeker van zijn dat dit niet meer gebeurt. Kunnen we voor toekomstige projecten samen gaan zitten om ervoor te zorgen dat ik uw verwachtingen begrijp voordat ik begin met uitvoeren? '
De auteurs van de moeilijke gesprekken van het Harvard Negotiation Project noemen dit 'de taal van het verzoek' en, volgens Goldberg, zal deze combinatie van 'ik' en 'wij' een heel eind komen in het verschuiven van het gesprek van kritiek naar samenwerking.
Door de fout toe te geven en uw manager om hulp te vragen, zorgt u ervoor dat het niet meer gebeurt - wat betekent dat u respect hebt verdiend, een dialoog hebt geopend en een plan hebt gemaakt om de volgende keer de ondersteuning te krijgen die u nodig hebt.
Vermijd dus bij twijfel koste wat het kost de eerste optie en probeer de derde optie te bepalen. Als je echter in het midden landt (met "I"), ben je nog steeds op een goede plek.
3. Breek de negatieve spiraal met positieve taal
We weten allemaal hoe moeilijk het kan zijn om positief te blijven kijken als je urenlang hebt gekibbeld over de juiste manier om een probleem op te lossen. Maar volgens Angela Vangelisti, professor in communicatie aan de Universiteit van Texas, is positiviteit cruciaal. In elke interpersoonlijke communicatie-instelling weerspiegelen we elkaars toon, stemming en lichaamstaal. Negativiteit zal meer negativiteit kweken, maar positiviteit is even besmettelijk.
Het FBI-personeel in de analyse van QC gebruikte 1, 7x evenveel positieve taal als negatief.
Vaak is deze tactiek de beste manier om aan de andere kant van een ruzie te komen. Wijs op iets dat in het verleden goed heeft gewerkt, of denk aan de voordelen van het leveren van een fantastisch project - of het nu gaat om de financiële uitbetaling, indruk maken op de baas of gewoon dat gewicht van je schouders nemen.
“Ik weet dat dit een moeilijke presentatie is, maar we kunnen veel nieuwe klanten binnenhalen als we het goed doen. Vorige keer maakte Jim de eerste schets en Ellen en ik hadden de leiding over de visuals. Dat werkte heel goed, en ik denk dat we het uit het park kunnen slaan als we weer delen en overwinnen. "
Hoe goed u meestal ook met uw collega's overweg kunt, het enorme aantal uren dat we op het werk doorbrengen, betekent dat botsingen onvermijdelijk zijn.
Dale Carnegie, in de ouderwetse gouden standaard van het opbouwen van relaties, staat erop dat de enige manier om een argument te winnen is om het te vermijden. Je kunt overwinning of goede wil hebben, zegt hij, maar niet beide. In veel gevallen heeft hij gelijk, maar meningsverschillen op de werkplek hoeven geen showdowns te worden. Door deze drie technieken te oefenen, kunt u de blowouts stoppen voordat ze plaatsvinden, waardoor verhitte gesprekken koel en productief blijven.
