Zelfs als je geweldige collega's en een prettige baas hebt, is het op een gegeven moment nodig om een moeilijk gesprek met iemand op kantoor te hebben. Je kunt je om een aantal verschillende redenen voorbereiden op een confrontatie - van het opvolgen van een opmerking die je op de verkeerde manier wreef, tot het vragen om een loonsverhoging vanwege alle extra verantwoordelijkheid die je onlangs hebt genomen.
Helaas zijn lastige gesprekken precies dat: lastig. Om ervoor te zorgen dat je wegkomt van de discussie met de gewenste resultaten, heb ik ontdekt dat het het beste is om wat gerichte tijd te besteden aan de voorbereiding. Dit helpt me door verschillende scenario's te denken en duidelijk te krijgen wat ik precies wil zeggen, ongeacht hoe de situatie vordert - vooral als ik denk dat het gesprek emotioneel kan worden, zoals wanneer ik een functioneringsgesprek moet geven of wanneer ik wil bespreken iets dat me van streek maakte met mijn manager.
Hier is het waterdichte, vijfstappenproces dat ik gebruik om me voor te bereiden:
Stap 1: verduidelijk wat u uit het gesprek wilt halen
Het belangrijkste wat u moet doen bij de voorbereiding op een moeilijk gesprek, is ervoor zorgen dat u de gewenste uitkomst kunt verwoorden. Als u daar niet duidelijk over bent, zal het gesprek veel gemakkelijker verlopen.
Uw ideale uitkomst moet vrij specifiek zijn en een bruikbaar resultaat bevatten. Als iemand bijvoorbeeld een opmerking maakt die u beledigt, is uw ideale uitkomst misschien dat hij of zij ermee instemt dat type taalgebruik te stoppen.
Stap 2: Plan het uit
Zodra u weet waar u uw gesprek wilt laten eindigen, neemt u de tijd om te plannen hoe u daar komt. Alle dingen die je hebt geleerd over het delen van gevoelens klinken hier: gebruik 'ik'-uitspraken (' ik voel me gefrustreerd als ik geen projectbijeenkomsten meer heb '), neem specifieke voorbeelden op om het probleem te benadrukken en maak duidelijk onderscheid tussen meningen en feiten ("Dit proces lijkt inefficiënt" versus "Dit proces is inefficiënt").
U kunt opsommingstekens gebruiken of een paar notities maken - wat voor u het beste werkt. Ik schrijf het vaak op, omdat ik graag precies weet hoe ik het gesprek ga inlijsten.
Stap 3: Anticipeer op de reactie
Besteed vervolgens een paar minuten om na te denken over hoe u denkt dat de persoon zou kunnen reageren, zodat u uw eigen reactie kunt omkaderen.
Misschien heb je bijvoorbeeld het gevoel dat je wordt weggelaten uit belangrijke beslissingen over een van je projecten en wil je je baas vragen om jou erbij te betrekken. Als antwoord kan uw manager vragen: "Hoeveel capaciteit heeft u om extra vergaderingen bij te wonen?" "Welk perspectief geeft u aan het besluitvormingsproces?" Of "Waarom wilt u worden ingelopen?"
Anticiperen op die vragen kan u helpen om duidelijke, verstandige antwoorden te formuleren.
Stap 4: Oefen
Vergelijkbaar met het oefenen van antwoorden op interviewvragen, zou je moeten oefenen om je deel van het gesprek minstens één keer hardop te zeggen voordat je de discussie aangaat. Dit zal je helpen knikken weg te werken en op het laatste moment tweaks te maken - van het veranderen van de manier waarop je het gesprek wilt kaderen tot het verwijderen van je spraakpatroon van ongewenste "ums".
Stap 5: Ga ervoor
Nu je je hebt voorbereid, is het tijd om te praten. Ik raad aan om een vergadering op een privé-plek te organiseren - zoals een vergaderruimte of kantoor - zodat geen van jullie haastig of zelfbewust je gevoelens uiten. En als je nerveus bent aan het begin van het gesprek, zeg het dan gewoon! Je eerlijkheid zal alle spanning in de kamer verlichten en helpen dingen op gang te brengen.
Houd u aan dit voorbereidingsplan en de volgende keer dat u een plakkerige situatie met een collega of manager bespreekt, weet u zeker dat u bovenaan zult staan.
