Ik heb het gedaan. Je hebt het gedaan. We hebben het waarschijnlijk allemaal gedaan. Gevallen in die val waar een-op-een ontmoetingen met je baas of directe rapporten oud worden en het gevoel hebben dat ze niet zo nuttig zijn.
Vooral voor teams die samenwerken als een geoliede machine, kunnen deze regelmatige vergaderingen overbodig lijken. Als al uw projecten op schema liggen en u echt niets hebt om in te checken, waarom zou u elkaar dan ontmoeten?
Ik zal je vertellen waarom: Omdat een-op-een vergaderingen niet alleen gaan over het inchecken van het dagelijkse werk. Ze willen de mensen waarmee je werkt beter leren kennen. Ze gaan over zaken op een hoger niveau: feedback, carrièredoelen, professionele ontwikkeling en dergelijke. En uiteindelijk bestaan ze om u te helpen erachter te komen hoe u goede werknemers gelukkig kunt maken en hen in de buurt kunt houden.
Dus hoe kunt u deze vergaderingen van een wekelijkse noodzaak tot mogelijk de meest waardevolle 30 minuten van uw week brengen? In een recente blogpost over popforms gaat Kate Stull daar precies op in. Bekijk hieronder enkele van mijn favoriete tips, samen met enkele tips die ik heb opgedaan met één-op-één die er echt toe doet.
1. Stel de juiste vragen
Een goede manier om meer uit uw medewerkers te halen dan: "Hoe gaat het met dat project?" Stel betere vragen! Probeer na te denken over open vragen, tot nadenken stemmende en grote vragen die u kunt beantwoorden wanneer u merkt dat u een gespreksaanzet nodig hebt.
popforms biedt eigenlijk een nieuwsbrief die je elke week twee vragen stuurt om je team te stellen; alles van "Wat is één ding dat ik kan doen om u productiever te maken?" tot "Wat wilde u worden toen u opgroeide?" U kunt uw werknemers zelfs aanmelden zodat ze tijd hebben om na te denken over hun antwoorden . Hoewel de nieuwsbrief goed is, is het ook nuttig om gewoon je geest een beetje meer te openen over wat je echt zou kunnen raken tijdens deze periode.
2. Voer de vergadering niet uit
Een van mijn favoriete tips van Stull is om uw werknemers de vergadering te laten leiden, niet u. Deze keer gaat tenslotte grotendeels over mensen die face-time met u krijgen, vragen stellen, problemen aanpakken en dergelijke. Omdat u geen gedachten kunt lezen om de agenda te plannen die het beste bij elke medewerker past, waarom laat u ze dan niet de vergaderingen leiden? Hierdoor kunnen uw medewerkers niet alleen het maximale uit de tijd halen, ze zullen ook vaardigheden opdoen bij het opstellen van een agenda en het leiden van een effectieve vergadering.
Als uw werknemers een beetje nerveus zijn of als u de vergaderingen achterblijft, moet u in elk geval duidelijk maken dat dit een gesprek is. Op die manier weet iedereen dat ze dingen naar de tafel kunnen brengen.
3. Zorg voor een back-upplan
Niets om over te praten? Zorg voor een back-upplan om het gesprek op gang te brengen. popforms suggereert enkele ideeën van Rands in Repose, waaronder een mini-prestatiebeoordeling of "mijn huidige ramp:"
De kans is groot dat er in mijn professionele leven momenteel iets misloopt. Het is egoïstisch, maar als je leidend bent met status en ik geen interessante discussie-nugget kan vinden, laten we het hebben over mijn huidige ramp. Weet je hoeveel open reqs we hebben die we niet kunnen inhuren? Wie is de beste wervingsmanager die je kent en wat waren hun beste bewegingen? Het punt van deze discussie is niet om mijn ramp op te lossen, het punt is dat we een gesprek gaan voeren waarbij een van ons iets meer gaat leren dan alleen de projectstatus.
Praten over een probleem waarmee u wordt geconfronteerd, geeft uw werknemers een beetje meer inzicht in uw werk - en geeft hen misschien zelfs een kans om bij te dragen aan een groter geheel.
4. Ga het kantoor uit
Een van de dingen die ik het meest nuttig vond om een goed gesprek te voeren tijdens een een-op-een? Ga het kantoor uit.
Als u elke dag in de vergaderruimte zit waar u elkaar voor werkgerelateerde taken ontmoet, is het te gemakkelijk om de gewoonte aan te nemen om alleen maar over projecten en dergelijke te praten. Of, afhankelijk van de inrichting van uw kantoor, kan de zorg om afgeluisterd te worden ervoor zorgen dat uw werknemers niet echt opengaan. Dus ga minstens een keer per maand of twee het kantoor uit. Ga naar een koffieshop. Ga lunchen. Houd een wandelvergadering rond een nabijgelegen park. Wat het ook is, breek uw routine af om uw teamleden echt de ruimte te geven om te praten.
Een-op-een hoeft niet te slepen - ze kunnen zelfs een heel krachtige tijd zijn om uw relatie met uw baas of werknemers te versterken en het werk van iedereen beter te maken. Lees de rest van het bericht over de popforms als u meer tips wilt en maak u klaar om uw vergaderingen nog belangrijker te maken, vanaf nu.
