Als u vergaderingen als een noodzakelijk kwaad beschouwt om door te lijden, loopt u misschien de ideale setting mis om uw leiderschapsvaardigheden te laten zien.
Zoals Luann Pendy, vice-president van wereldwijde kwaliteit bij Medtronic, verklaart: "Vergaderingen zijn uw grootste kans om zichtbaar te zijn en uw organisatie te laten zien wat u te bieden heeft."
Pendy zou het moeten weten. Ze houdt toezicht op kwaliteitsactiviteiten en moet ervoor zorgen dat medische hulpmiddelen voor patiënten wereldwijd van de hoogste kwaliteit en betrouwbaarheid zijn. "Vergaderingen zijn hoe we werk gedaan krijgen, " gaat ze verder. Maar zij is niet altijd degene die de baas is. “Ik besteed het grootste deel van mijn tijd aan vergaderingen en niet aan het leiden van vergaderingen. Ik maak het mijn doel om een goede deelnemer aan de vergadering te zijn, omdat leiders dan willen dat ik naar hun vergaderingen kom om hen te helpen. "
Zie je, om te worden erkend als een aanstormende leider, moet je het bewijs leveren dat je veel meer kunt leveren dan je taakomschrijving vraagt. Zoals Pendy het zegt: "Je kunt je tijd in vergaderingen gebruiken om je effectiviteit, je intelligentie en je leiderschapskwaliteiten te tonen." Het is moeilijk om dat potentieel te laten zien wanneer je op een werkstation zit, head down, je werk doet.
Spreken en bijdragen aan vergaderingen kan uw beste gelegenheid zijn om de perceptie van anderen over u te veranderen: van tacticus naar strateeg, van taakuitoefenaar naar veranderaar en van doener naar leider. Met uw teamgenoten, management en soms belangrijke senior leiders in de zaal, zijn vergaderingen een op maat gemaakt platform om vorm te geven aan hoe anderen in uw organisatie u waarnemen.
Om van deze gelegenheid gebruik te maken, zijn hier vier van Pendy's toptips voor het leiden van vergaderingen, zelfs als u niet de leider van de vergadering bent.
1. Ken je rol
Bestudeer voorafgaand aan de vergadering de agenda en begrijp uw rol in de conferentie. Pendy beveelt aan verschillende belangrijke vragen te overwegen, zoals: Waarom bent u uitgenodigd voor de vergadering? Hoe wil de leider dat je meedoet? Wat is het doel van de vergadering? Wat wordt er van je verwacht?
Lever dan die verwachtingen te boven. "Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat je de rol vervult die van je wordt verwacht, " voegt ze eraan toe.
Bent u bijvoorbeeld daar om een statusupdate te geven van uw deel van het bedrijf? Zeg niet alleen: "Het gaat goed", wanneer u feiten en gegevens kunt meenemen om met grotere autoriteit uw punt te maken. Zeg in plaats daarvan: "De klanttevredenheid is 3% hoger dan vorige maand" en geef uw analyse waarom. Of als u binnenkomt als een externe expert (bijvoorbeeld als een marketingspecialist die een engineeringbijeenkomst bijwoont), probeer een uniek perspectief te bieden, zoals de kampioen van de klant zijn.
Vraag het als u uw rol niet kent. Op zijn minst verdien je punten voor de zorg.
2. Zeg het maar
Enkele jaren geleden ontving Pendy feedback dat ze tijdens vergaderingen als moeilijk leesbaar en stil werd ervaren, waardoor mensen het moeilijk vonden om met haar samen te werken.
Deze opmerkingen openden voor Pendy. "Ik zou naar de vergaderingen gaan en zeer beleefd en respectvol zijn, " legt Pendy uit. "Ik luisterde naar wat iedereen zei, verwerkte het en leerde, " zei ze. Door dat te doen, vonden sommige medewerkers echter dat ze niet betrokken of geïnteresseerd was in wat er aan de hand was.
"Dus ik veranderde, " vertelt ze. Ze begon te spreken en kreeg onmiddellijk meer positieve feedback. "Medewerkers zeiden: 'Bedankt voor de steun.' Mijn collega's zeiden: 'Bedankt voor het delen van je gedachten en ideeën.' En het management zei: 'Bedankt voor het leiden.' ”
In plaats van te wachten op toestemming of een uitnodiging om iets te zeggen, bereid je je voor op de verwachting dat je een bijdrage levert. Brainstorm minimaal drie gesprekspunten van tevoren en daag uzelf uit om elk punt tijdens de vergadering ter sprake te brengen. Het wordt moeilijker om in het gesprek in te breken naarmate een vergadering vordert, dus spreek vroeg uit om je 'stem' in de kamer te vestigen.
En als u geen suggesties heeft die waarde toevoegen aan het gesprek? Spreken om te pleiten voor het standpunt van een collega of een goed doordachte vraag stellen kan net zo ver gaan.
3. Zoek vergadering mentoren
Pendy stelt voor een rolmodel te vinden die goed door vergaderingen navigeert. “Zoek iemand binnen uw organisatie die erg verstandig is met bedrijfsetiquette en succesvol is in het leiden en deelnemen aan vergaderingen. Observeer ze om te zien hoe hun gedrag bijdraagt aan hun succes, 'biedt ze aan. "Je leert veel over de cultuur en etiquette van je organisatie."
Zoek bijvoorbeeld uit hoeveel vragen en opmerkingen geschikt worden geacht, en wat er te veel wordt overwogen. In sommige bedrijfsculturen worden vragen beter buiten de vergadering ontvangen en als u tegen die etiquette werkt, zult u het moeilijk vinden om te slagen.
Of laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een efficiëntere manier ziet om een projecttijdlijn te structureren. Het helpt om te weten of de etiquette van de vergadering voorschrijft dat de wijziging moet worden aangebracht door groepsconsensus dan en daar, of dat u waarschijnlijk geen tijd zou moeten besteden aan het overleggen over een kwestie die snel in een privégesprek zou kunnen worden afgehandeld.
Door aandachtig te letten op de ongeschreven en onuitgesproken regels van het voldoen aan etiquette, kunt u effectief leiden terwijl u misstappen vermijdt die uw reputatie kunnen schaden.
4. Wees aanwezig
Als u was opgenomen in de uitnodiging voor de vergadering, wordt van u verwacht dat u daar een bijdrage aan levert. Een belangrijk onderdeel daarvan is om aan tafel te zitten. "Vaak zie ik junior medewerkers een kamer binnenkomen waar een grote, lange vergadertafel staat en proberen de stoel in de hoek van de tafel te vinden, " zei Pendy. “Dat komt niet over als positief, zelfverzekerd, betrokken en enthousiast. De manier om plaats te nemen aan de tafel is om op tijd of vroeg te verschijnen, dus er is een open stoel. "
Volgens Pendy is ook je houding belangrijk. "Leg je ellebogen op tafel - iets wat je moeder je nooit heeft geleerd te doen tijdens het diner, " beveelt ze aan. Verrast? "Als je in een zakelijke bijeenkomst bent, als je naar voren leunt en je ellebogen op tafel legt, vertelt het de groep dat je betrokken bent, geïnteresseerd bent en iets wilt bijdragen."
De TED Talk van universitair hoofddocent Amy Cuddy van Harvard Business heeft meer dan 16 miljoen views verzameld, waardoor de machtspositie populair werd - de "Wonder Woman" -houding die het zelfvertrouwen verhoogt en de perceptie van anderen over uw autoriteit vergroot.
Volgens Cuddy, sta op als dat mogelijk is, met de voeten comfortabel uit elkaar, schouders naar achteren, kin omhoog en uitgestrekte armen, zodat je lichaamstaal geloofwaardigheid toevoegt aan je boodschap. Het werkt ook zittend; rechtop zitten met uitgestrekte armen vergroot de ruimte die u inneemt, wat een demonstratie van kracht is.
Ten slotte, verlaat de vergadering niet zonder vrijwilligerswerk te doen om iets te leiden of een actie-item aan te pakken. Je garandeert jezelf een plek op de agenda in de volgende vergadering.
