Dus je hebt zojuist een nieuwe baan gekregen en je bericht ontvangen. Het enige dat u nu hoeft te doen, is de komende weken uitlopen, uw kantoor opruimen en misschien een exit-interview afnemen. Je bent een short-timer - het kan niemand iets schelen wat je doet, toch?
Niet precies.
Vooral als u veel gespecialiseerde expertise op uw afdeling heeft, moet u extra goed opletten voordat u afscheid neemt. Er zullen tenslotte grote veranderingen zijn zodra u vertrekt, waarbij andere mensen in uw team uw taken moeten oppakken en doorgaan zoals gewoonlijk - zonder uw kennis en ervaring om naar te verwijzen.
Om een gracieuze, productieve en professionele exit te maken, zijn hier enkele manieren waarop u uw laatste weken gemakkelijker kunt maken voor uw collega's, baas en directe rapporten.
1. Focus eerst op de belangrijkste taken
Denk na over je dagelijkse taken en de dingen die van cruciaal belang zijn voor het bedrijf. Met andere woorden, wat zijn die dingen die u onmiddellijk moet oplossen als er iets misgaat?
Zorg er bij het plannen van je vertrek voor dat je die dingen eerst aanpakt. U wilt waarschijnlijk documentatie voor hen maken (meer daarover een beetje), maar nog belangrijker, stel tijd in voordat u vertrekt om iemand anders een naam te geven en te trainen om deze situaties met hoge prioriteit aan te kunnen. Is het je ster direct rapport? Je leidinggevende? Iemand van een andere afdeling - althans tussentijds, totdat uw vervanger arriveert?
Stel zoveel tijd in als nodig is voor training over deze taken. Misschien wilt u zelfs een andere persoon laten deelnemen aan de trainingen, waardoor de cursist enigszins onder druk komt te staan, wetende dat er een andere set oren aanwezig is, voor het geval dat.
2. Document, Document, Document
Ja, het is omslachtig en saai en het kan bijzonder ontmoedigend zijn als je je documentatie de afgelopen jaren niet hebt bijgehouden. (Geleerde les: kom de volgende keer niet achter!) Als u echter ooit in een noodsituatie bent achtergelaten zonder absoluut documentatie van een voormalige werknemer, weet u hoe vreselijk dat voelt. Wees niet die persoon die iedereen hoog en droog achterlaat.
Zorg er in plaats daarvan voor dat uw bestaande documentatie - alles van contactbladen tot instructiehandleidingen - up-to-date is. Controleer vervolgens al uw taken en zorg ervoor dat al het andere ook is gedocumenteerd - zijn er nieuwe processen of procedures die u hebt gevolgd, maar die u nog niet op papier hebt gezet?
Overweeg om enkele snelle naslaggidsen of "cheatsheets" te maken die gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn. Plaats de documenten in een gemakkelijk te vinden repository (zoals een SharePoint-site) of in een gemeenschappelijk gedeeld bestand voor uw personeel. Vertel uw medewerkers vervolgens waar ze zijn - de documenten zijn immers nutteloos als niemand ze kan vinden.
3. Vergeet belangrijke e-mails niet
Als u op mij lijkt, wordt veel van uw belangrijke dagelijkse informatie bewaard in de uitsparingen van uw e-mailaccounts, meestal diep verborgen in gespecialiseerde mappen. (Denk aan: de berichten die je hebt bewaard om jezelf te dekken, de lange procesgerelateerde e-mails die je herinneren aan belangrijke informatie, het heen en weer met je klanten die de voorwaarden van hun overeenkomsten beschrijven.)
Doorloop deze mappen en stuur de belangrijkste e-mails door naar uw vervanger of back-up, en misschien zelfs uw supervisor. Nogmaals, u wilt niet dat vitale informatie verborgen blijft voor uw collega's, en soms kunnen die oude e-mails een groot verschil maken.
4. Los eventuele losse uiteinden op
Nadat alle documentatie en training is voltooid, is de kans groot dat er nog een paar details zijn die moeten worden gladgestreken. Het is misschien een goed idee om elk van uw collega-teamleden nog een keer te bezoeken om ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben. (Zorg er wel voor dat je dit niet doet 10 minuten voordat je de deur uitloopt!) Je collega's zullen erg dankbaar zijn dat je de tijd hebt genomen om eventuele last-minute vragen te beantwoorden, en het is nog een andere manier om ze een beetje te laten voelen meer comfortabel met de overgang.
5. Blijf positief
Als je een short-timer hebt, kan het verleidelijk zijn om tijdens je laatste paar dagen of weken gewoon te ontspannen. Denk echter aan de laatste indruk die u mogelijk geeft aan uw supervisor, personeel en collega's. Is dit echt hoe je wilt dat ze je onthouden? Hoe moeilijk het ook is, blijf professioneel, productief en hoffelijk, zelfs als je er altijd van gedroomd hebt om een aantal afscheidswoorden naar je vijand op kantoor te schreeuwen. Je weet tenslotte nooit wanneer je deze mensen opnieuw zult tegenkomen - en ik heb veel mensen een bedrijf zien verlaten en na een paar jaar weer terugkomen.
Ga op een goede manier weg, bedank je werkgever voor de kansen die je hebt gekregen en houd contact met die mensen die een positieve invloed op je carrière hadden. Je zult je beter voelen als je aan een nieuwe baan begint, wetende dat je je best hebt gedaan tijdens de overgangstijd.
En dan - vieren! Je staat op het punt een hele nieuwe carrièrekans te beginnen.
