Mijn minst favoriete dagen op het werk zijn wat ik 'paarse stapels' noem. Mijn bedrijf gebruikt Google Agenda en de kleur voor mijn persoonlijke schema is paars, dus op die vreselijke dagen zie ik niets anders dan blokken geblokkeerd vanaf 09:30 uur tot 18.30 uur. Ik vraag me altijd af: "Hoe is dit in godsnaam gebeurd?"
Naast het gevoel dat ik op die dagen geen ruimte heb om te ademen of echt werk te doen, vrees ik dat ik 'die kerel' ben die vroeg op zijn tenen uit een vergadering moet, en dan later extra tijd moet doorbrengen om erachter te komen wat ik heb gemist of wie laat zien tot laat voor mijn volgende vergadering omdat de vorige te lang liep. (Omdat ik schreef dat ik nooit te laat of onvoorbereid was voor vergaderingen, houden mijn collega's me onder controle!)
"Druk" is zo'n truc. Het geeft ons het gevoel dat hoe langer onze takenlijsten zijn, hoe succesvoller we zijn. Het geeft ons het gevoel dat hoe meer we op ons bord hebben, hoe succesvoller we zijn. Maar sinds wanneer geeft het hebben van een overvolle bord je alleen maar krampen of een voedselcoma? Het hoeft niet zo te zijn en ik maak een open resolutie om het te bestrijden.
Vergaderingen komen op twee manieren in onze agenda's terecht: omdat we ze accepteren en omdat we ze maken. Het is op deze beslissingspunten dat we dingen een beetje anders kunnen doen om onze kalenders terug te nemen en onszelf (en onze collega's) de tijd te geven om voorbereid en productief te zijn. Hier zijn drie manieren om het te doen:
1. Zeg het maar
Voordat u een uitnodiging voor een vergadering verzendt of accepteert, moet u ervoor zorgen dat u begrijpt wat deze moet bereiken en hoe u zich moet voorbereiden. Als u dat niet doet, praat dan met de organisator en luister of er een specifieke agenda is. Als er geen is, vraag hem of haar om er een te maken (of beter nog, vrijwilliger om te helpen). De beste agenda's zijn specifiek met tijdstoewijzingen om ervoor te zorgen dat alle relevante items worden behandeld. Als er niet genoeg tijd is om een agenda te maken, meldt u zich dan aan als vrijwilliger om de organisator in de gaten te houden.
Als u de vergadering organiseert, gebruikt u een agenda om te plannen hoe lang de vergadering zou moeten zijn. De agenda-uitnodigingen van Google zijn standaard één uur en het is eenvoudig om op 'verzenden' te klikken zonder ze in te korten, maar die instelling kan worden gewijzigd! U zult verrast zijn hoeveel u kunt dekken in 15, 30 of 22 minuten. Afhankelijk van uw relatie met de organisator, als u ziet dat een vergadering is gepland voor een uur en u denkt dat dit niet zou moeten zijn (omdat u het doel en de verwachte resultaten begrijpt), vraag dan om de tijd te verkorten.
Ten slotte, als u een uitnodiging voor een vergadering hebt aanvaard die tegelijkertijd eindigt, zal een andere vergadering worden gepland (serieus, hoe overtuigen wij onszelf dat we op twee plaatsen tegelijk kunnen zijn?), De organisator van tevoren op de hoogte stellen dat u moet die vergadering vroegtijdig verlaten. In het ideale geval zal dit de organisator aanmoedigen om de vergadering te beëindigen tegen de tijd dat u moet vertrekken. Op zijn minst voel je je comfortabel verlaten zonder te onderbreken, en de organisator zal niet verrast zijn als je dat doet. Voor extra verzekering, ga je gang en laat de organisator van je volgende vergadering weten dat je te laat kunt aankomen.
2. Vul uw tijd in
Zodra een vergadertijd is bevestigd, en als uw agenda ruimte om zich heen heeft, beschermt u deze! Voeg 15-30 minuten voor en na de vergadering genaamd 'Overgangstijd' toe. Gebruik vóór de vergadering de tijd om materialen te bekijken, een pauze in de badkamer te nemen en op de locatie aan te komen voordat deze begint. Na de vergadering is het een goede periode om na te denken over het materiaal terwijl het nog vers is. Het is redelijk om van collega's te verwachten dat ze respect hebben voor wat er op je agenda staat; ze plannen alleen waar gemeenschappelijke vrije tijd is. Dus als een vergadering om 15.00 uur wordt afgesloten en u de tijd blokkeert om daarna te herhalen, zullen ze waarschijnlijk (hopelijk?) Niet gaan zitten bij het starten van een nieuwe vergadering om 15.15 of 15.30 uur.
3. Blokkeer je tijd
Dit is de heilige graal van productiviteit: brokken tijd - zelfs dagen! - zonder vergaderingen. BuzzFeed heeft dinsdag en donderdag vergadervrij verklaard. Kan jij Hoewel het een opzettelijke inspanning van het senior management van uw bedrijf kan kosten om een hele dag vrij te maken, is het de moeite waard om uw eigen werkgewoonten te bekijken om te zien wanneer u uw beste werk voor elkaar krijgt. Ben je een ochtendmens, of krijg je echt een zwaai na 14.00 uur? Bekijk je schema en kijk waar je twee keer per week twee tot vier uur kunt blokkeren om je te concentreren op doen of maken. U zou gewoon een trend in uw bedrijf vanaf de grond kunnen zetten!
Dus dit is mijn belofte om de kalender terug te nemen! Wie is met mij?
