Beste onderhandelaars,
Verwarde bedrijfscommunicator
Beste Perplex,
Het is 20 jaar geleden dat zakenmensen e-mail begonnen te gebruiken en we hebben nog steeds geen manier gevonden om de meeste problemen te voorkomen.
Volgens Dr. Randi Gunther, een klinisch psycholoog in Zuid-Californië, riskeren we miscommunicatie met elkaar als we geen van de vijf communicatiemodi gebruiken: woorden, toon, stem, houding en gezichtsuitdrukkingen.
Wanneer we telefoneren, passen we wat we zeggen niet alleen aan als reactie op de gesproken woorden, maar ook aan de toon waarmee die woorden worden afgeleverd. Is onze zakenpartner veeleisend en hard, vasthoudend en direct, koud of warm, twijfelachtig of zeker, informeel of formeel? We passen onze eigen toon min of meer natuurlijk aan aan die van de andere persoon of verlagen deze als de temperatuur te hoog lijkt om samen problemen op te lossen.
Maar zelfs de telefoon mist de volledige uitdrukking van onze ideeën. Als we telefoneren, missen we lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, die beide twijfel kunnen uiten wanneer we onze zekerheid benadrukken, weerstand wanneer we aanspraak maken op naleving, of humor wanneer we conflicten vermijden.
Voeg aan deze tekorten onze wederzijdse onwetendheid van de context waarin elke partij communiceert toe, en u hebt wat professor Raymond A. Freidman van de Owen Graduate School of Management een 'diepgaand asociaal gesprek' noemt.
Dat is het slechte nieuws.
Het goede nieuws is dat 'alleen woorden' in staat zijn context en toon te communiceren, evenals empathie, passie, nieuwsgierigheid en twijfel. Als dat niet zo was, zouden we niet hebben gehuild als onze ouders ons Bambi hebben gelezen, zouden we ons niet boos voelen als we lezen over de meest recente etnische zuivering en zouden we niet lachen tijdens het lezen van een humoristische column in onze Facebook-feed. Het kost gewoon wat meer zorg.
Hier zijn slechts enkele van de manieren waarop we de juiste toon, textuur, context en emotie kunnen toevoegen aan onderhandelingen die via e-mail worden uitgevoerd - met een voorbeeldscript dat u kunt aanpassen aan uw eigen situatie.
1. Stel het podium in en breng het gevoel in het gesprek
3. Noem het gevoel dat zakelijke communicatie meestal ontbreekt
6. Wees niet bang om je eigen twijfel te vermelden
7. Sluit af door te wijzen op een hoge mate van vertrouwen in uw vermogen om een wederzijds voordelige oplossing te vinden
Kortom, breng zoveel mogelijk van uw eigen persoonlijkheid, getemperde emotie, respect voor uw onderhandelingspartner en optimisme over uw vermogen om overeenstemming te bereiken als u kunt. Hoe meer u het 'echte' gesprek in een e-mail nabootst, hoe minder ruimte er is voor achterdocht en misverstanden. Dit voorbeeldgesprek laat uw onderhandelingspartner veel ruimte om opheldering te vragen, vragen te stellen en aanvullende suggesties te doen. Dat alleen zou misverstanden moeten vermijden die tot impasse leiden.
Ik heb geen reden om te betwijfelen dat u, zoals u zegt, goed bent in één op één en persoonlijk onderhandelen. Neem in je e-mail alle kwaliteiten op die je aan die onderhandelingssessies toevoegt, of het nu gaat om sympathie, autoriteit, duidelijkheid, zorg voor het welzijn van je onderhandelingspartner, gedeelde waarden of eersteklas probleemoplossende vaardigheden.
Veel succes met je specifieke uitdagingen, en aarzel niet om ons te schrijven voor meer informatie, een betere uitleg of een rapport over het succes van nieuwe vaardigheden die je hebt ingezet in je e-mailonderhandelingen.
Dit artikel maakt deel uit van onze Ask an Expert-serie, een column die u helpt om uw grootste problemen met uw carrière aan te pakken. Onze experts zijn enthousiast om al uw brandende vragen te beantwoorden, en u kunt er een indienen door ons een e-mail te sturen naar editor (at) themuse (dot) com en Ask an Expert te gebruiken in de onderwerpregel.
