Iedereen is er geweest: je krijgt een e-mail waardoor je een dubbele take doet. Natuurlijk is de andere persoon duidelijk gefrustreerd of boos, maar er wordt nog steeds van je verwacht dat je antwoord geeft. Wat zou je moeten doen? Hoe reageer je
Hoewel interne berichtenservices en sms-berichten zeker in populariteit groeien, is e-mail nog steeds het belangrijkste en meest gebruikte communicatie-instrument op het werk - dus je vermogen om het op de meest professionele manier te gebruiken is cruciaal. Dat betekent dat hoe u reageert in de hierboven geschetste situatie het potentieel heeft om uw carrière positief - of negatief - te beïnvloeden. Zelfs als je denkt dat je gewoon op een vergelijkbare toon reageert.
Ja, ik weet dat het altijd gemakkelijker is dan altijd om professioneel te blijven. Het beantwoorden van e-mails op het werk is een kunst op zich en het reageren op emotionele berichten brengt dit naar een ander niveau.
Deze gids leidt u door uw antwoord, zodat u conflicten kunt voorkomen en uw werk kunt doen.
Stap 1: Neem een pauze
Misschien wilt u de e-mail die u hebt ontvangen opnieuw lezen om er zeker van te zijn dat u het goed hebt gedaan - dat kunt u doen - maar begin niet meteen met het typen van het antwoord. Je collega, baas of cliënt laat zijn of haar emoties bepalen wat hij of zij heeft geschreven. Herhaal deze fout niet. Neem een pauze en laat je humeur afkoelen.
Een van de voordelen van e-mailen is dat u niet meteen hoeft te antwoorden. Soms is het gepast uren te nemen om een reactie te schrijven! Maak er gebruik van. Zelfs als je spanning voelt en de andere kant op je antwoord wacht, heb je zeker een paar minuten. Sta op van uw bureau, koel uw geest en neem een snack of een glas water. Het zal je helpen om een rukreactie te voorkomen.
Stap 2: ga niet naar conclusies
Wees eerlijk: reageer je zoals je bent omdat je tussen de regels door leest? Als je te emotionele e-mails hebt, denk je misschien dat je de woede of de frustratie voelt van een persoon die door het scherm straalt. En u zult zich genoodzaakt voelen te veronderstellen dat er meer is dan alleen dat wat er is.
Je moet echter niet raden wat de andere kant echt bedoelde. De bedoelingen van anderen beoordelen op basis van een paar zinnen (en door het filter van je eigen brein en de manier waarop je communiceert) is een slecht idee.
Weersta de verleiding om tot conclusies te komen. Lees gewoon de woorden, ontvang de informatie en bereid u voor op een professioneel antwoord.
Stap 3: Houd het kort
Houd rekening met de mogelijkheid van een verkeerde interpretatie en onthoud dat het uw taak is om een zo nauwkeurig mogelijk antwoord te geven - en niets meer. Verlies gesluierde reacties op wat de andere persoon misschien bedoelde.
Structureer uw e-mail om slechts één hoofdbericht over te dragen. Het betekent niet dat het uit slechts één zin moet bestaan, maar het betekent wel dat als iemand uw presentatie bekritiseert en om een kopie van de statistieken vraagt die u aanhaalde, u uw reactie baseert op het verstrekken van de statistieken (en niet op het verdedigen van uw referenties ).
Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat de andere partij uw antwoord zal lezen en het precies zal begrijpen zoals u het bedoelt. Het laatste wat je wilt is jezelf verdedigen om te horen dat je collega eigenlijk geen kritiek op je had; maar dat ze haar feedback gewoon onhandig verwoordde.
Stap 4: Wees eenvoudig
Het is over het algemeen een goed idee om sarcasme en ironie in uw zakelijke e-mails te vermijden, vooral als de situatie al warm aanvoelt. Soms kun je een grapje overwegen om de spanning te verlichten, maar dit plan kan gemakkelijk averechts werken.
Houd er rekening mee dat de lezer uw gezichtsuitdrukkingen of gebaren niet kan zien en u mogelijk verkeerd interpreteert. Bewaar uw handelsmerk dus voor face-to-face gesprekken - en voor een minder ingewikkelde uitwisseling.
Stap 5: Vraag om hulp
Als uw e-mailadres niet vertrouwelijk is, moet u om hulp vragen. Misschien weet uw collega beter hoe hij met uw woedende baas moet omgaan, of kan uw manager u helpen de juiste benadering van uw verwarde klant te vinden.
Ooit kon mijn baas een e-mail interpreteren die ik van een van onze klanten ontving, omdat hij haar heel goed kende. Hij verzekerde me dat ik haar reactie niet persoonlijk moest nemen, omdat er andere factoren bij betrokken waren. Daarna was ik in staat om te kalmeren en een perfect passend antwoord te schrijven.
Wees niet beledigd wanneer u een boze e-mail ontvangt. Mensen sturen emotionele berichten wanneer ze niet tevreden zijn met iets, of zich teleurgesteld of zelfs verward voelen. U moet ervan uitgaan dat het niets met u persoonlijk te maken heeft, dus dat betekent dat u zich niet door de toon moet laten afleiden van uw werk en professioneel reageren.
