Je knikt mee als iedereen om je heen praat over hoe ze inbox nul bereiken. Maar eerlijk gezegd heb je nooit het gevoel dat je er bent.
En ter verdediging, dat komt omdat je berichten ontvangt die lange of doordachte antwoorden vereisen. Iemand heeft om uw mening gevraagd en u wilt de tijd nemen om deze te formuleren. Of er is een bijlage van vijf pagina's voor uw beoordeling - dus u moet deze beoordelen. Of je wilt je reactie op een bepaalde manier formuleren en wilt wachten tot je nieuw bent.
De standaard oplossingen voor deze situatie zijn van alle soorten zuigen. Je kunt 'de ontvangst bevestigen', maar dat klinkt super formeel, en er is niet te zeggen wanneer de andere persoon je zal porren met een opmerking die grofweg vertaalt naar: 'En …?' Je kunt een auto-responder op 24-7 achterlaten, maar dat is misschien niet jouw stijl - en je geeft nog steeds geen specifiek antwoord. Of je kunt gewoon de tijd nemen, maar je hebt de andere persoon afgevraagd en gewacht.
Er is een truc waar ik onlangs in ben gevallen die dit probleem voor mij heeft opgelost. Ik probeer binnen 24 uur te antwoorden (zo niet veel eerder), met een regel die me wat tijd kost. Het bevredigt de andere persoon dat ik eraan deel, geeft me tijd om op te volgen wanneer het volgens mijn schema werkt, en brengt me zo veel dichter bij inbox nul. Hier zijn drie van mijn favorieten.
1. "Ik zal ongeveer contact met u opnemen"
Ik had een voormalige baas die altijd het belang benadrukte van het managen van verwachtingen. Door mensen aan de voorkant te informeren, kunt u verwarring en frustratie omzeilen. En de beste manier om het te doen is - in de woorden van het populaire gezegde - onderbelofte, te veel waarmaken.
Als je gewoon een week wacht om bij iemand terug te komen, gaat hij ervan uit dat je het als een lage prioriteit beschouwde - en dat geeft niemand een goed gevoel. Als u hem echter meteen terugschrijft om te verduidelijken wanneer u contact zult opnemen, lijkt het u erg belangrijk om zo snel mogelijk een tijdlijn aan te bieden.
Door een verwachting in te stellen voor wanneer hij een grondige reactie kan verwachten, ben je attent. En als je die datum verslaat, ben je niet langer de persoon die vijf dagen nodig had om te reageren: jij bent de persoon die zei dat ze een week nodig had, maar twee dagen eerder antwoordde.
2. "Ik duw me omhoog tegen een deadline"
Wanneer u een verzoek uitstelt, willen mensen vaak graag weten waarom. Denk er eens over na: als iemand bij je bureau langskomt om te brainstormen, wordt hij waarschijnlijk weggegooid als je 'nee' zegt en dan teruggaat naar je toetsenbord. Maar ze is minder snel beledigd als je haar zegt dat je dat niet kunt, omdat je bezig bent je voor te bereiden op een vergadering (of een ander volkomen geldig excuus, zoals het afronden van projecten voor je vakantie).
Dit antwoord volgt dezelfde logica. Door te delen wat er op uw bord staat, kunt u uw verbinding inleven in uw werklast. Ze zal weten dat je haar niet negeert; je bent eerder bezig en hebt een paar dagen nodig voordat je haar volledige aandacht aan haar e-mail kunt geven.
Ik probeerde deze aanpak en merkte dat mensen het op prijs stelden dat ik zelfs de tijd nam om terug te reiken in een tijdrovende staat. In plaats van gefrustreerd te zijn of me een dag of twee later opnieuw te e-mailen op zoek naar een antwoord, wensten ze me veel succes en vertelden ze me terug te komen wanneer het voor mij werkte.
3. "Ik zou dat willen runnen door een collega die niet op kantoor is"
Dit is een andere regel die ik tegenkwam, simpelweg door de waarheid te vertellen. Het grootste deel van mijn team was een paar weken geleden niet op kantoor en daarom moest ik alle reacties uitstellen waarvoor interne feedback of goedkeuring nodig was.
In plaats van te reageren alsof ik ze rondliep, waren de mensen - alweer - erg begripvol. We hebben allemaal die werkdagen gehad waarop onze handen gebonden zijn, en aangezien je hebt gedeeld dat je je antwoord niet kunt versnellen, is er geen reden voor de andere persoon om je onder druk te zetten om terug te schrijven.
Tijdige beantwoording van e-mails is de moeite waard voor alle betrokkenen. Het helpt je om je inbox te wissen en het helpt de andere persoon om alle informatie te krijgen die hij of zij nodig heeft. En hoewel het misschien niet altijd mogelijk is om een volledig antwoord te geven, is het bijna altijd mogelijk om iets te zeggen. Dus sla een half doordacht of gehaast antwoord over en kies een lijn die je wat tijd zal besparen. Het geeft je contact het gevoel dat je er echt om geeft, en het geeft je de tijd om goed werk te doen.
