Het is een mooie vrijdagochtend in de zomer en je staat op het punt om vroeg weg te zijn van kantoor. Vervolgens controleer je je inbox en krimp. Misschien vloeken. Daar is het - de berichttitel in rood, het uitroepteken markeert het dringend. Je droom van een zonnig vrijdag happy hour op het strand smelt weg als je het verzoek leest dat vandaag om 16.00 uur nodig is.
We zijn er allemaal geweest. De gevreesde vuuroefening - kantoorjargon voor de ongeplande, onverwachte, energieke inbraak in je vredige vrijdag. Want laten we eerlijk zijn, brandoefeningen gebeuren nooit op een goed moment, toch?
Deze urgente situaties passen niet alleen in je plannen om vroeg op een vrijdagmiddag te vertrekken - ze scheuren ook vaak de rest van je takenlijst aan flarden. Plots heb je de hele dag aan één brandoefening besteed, terwijl de rest van je verantwoordelijkheden aan de kant viel. Hoe houd je het bij elkaar en blijf je op het goede spoor wanneer deze bommen op je productiviteit dalen?
Waar u ook werkt, deze noodsituaties zullen ongetwijfeld deel uitmaken van het beroepsleven. Gebruik deze tips om ze met een nieuw perspectief te benaderen, zodat u ze efficiënter kunt doorlopen en sneller kunt herstellen - en idealiter vermijd ze in de toekomst.
Verduidelijk de opdracht
Er is niets erger dan een opdracht voor een brandoefening doorbreken en dan te horen krijgen: "Dat is niet precies wat ik wilde."
Wanneer je snel beweegt, vergeet je vaak de vragen te stellen die een duidelijke intentie bieden voor wat je zou moeten leveren. En wanneer uw manager in paniek raakt, is hij of zij misschien ook niet 100% duidelijk. Door goede vragen te stellen - zoals de volgende - kun je je allebei veel tijd besparen:
-
Wat is het probleem dat we proberen op te lossen? Dit zal u helpen verduidelijken wat de uiteindelijke uitkomst zou moeten zijn. Voordat je erin duikt, wil je er zeker van zijn dat je werk het probleem bij de hand zal hebben.
-
Wat is het exacte resultaat dat we moeten leveren? Wordt van u verwacht dat u dia's, een spreadsheet, een verhaal of iets anders produceert?
-
Wat is de reden om het voor 16.00 uur te voltooien? Je baas wil het misschien om 16:00 uur zien - ook al is het pas midden volgende week - zodat hij of zij de tijd heeft om erover na te denken. Als dat het geval is, kan het een venster openen om opnieuw over de tijdlijn te onderhandelen.
-
Welke andere opties hebben we? Misschien is er al werk gedaan dat opnieuw kan worden gebruikt en bijgewerkt, in plaats van helemaal opnieuw iets te maken.
-
Welke aanvullende informatie hebben we nodig om dit voor elkaar te krijgen? Als je eenmaal weet wat een dringende opdracht is, bedenk dan wie je nog meer moet binnenhalen en zet ze dan stand-by. Bel Megan in de boekhouding met een waarschuwing dat je nummers nodig hebt, of bel Dorinda in de klantenservice om haar te laten weten dat ze de nieuwste enquêtegegevens moet ophalen.
- Wat zijn de alternatieve kosten om iedereen naar deze brandoefening te verplaatsen? Laat iemand weten wat vandaag van je bord valt vanwege deze ontwikkeling. Dit zal u helpen bepalen of de brandoefening echt uw prioriteit moet zijn, of dat een van uw andere projecten uw aandacht moet houden.
Heronderhandel over de tijdlijn
Ik heb ooit gewerkt voor een manager die vastbesloten was om te veel te leveren aan leidinggevenden. Als ze drie dagen de tijd had om iets in te leveren, zou ze eisen dat we alles laten vallen en het binnen een paar uur doen. Hoewel die snelle ommekeer gewoon bedoeld is om indruk te maken op hogere ups, betekent dit helaas brandoefeningen voor alle anderen.
Als je denkt dat dit kan gebeuren, praat dan met je baas. Kijk of je opnieuw over de tijdlijn kunt onderhandelen, zodat het geen volledige productiviteitsverlies is, maar nog steeds op een manier wordt gedaan waardoor hij of zij op een rockster lijkt. Als je jezelf zelfs maar 24 uur extra kunt kopen, maakt het de oefening draaglijker, terwijl je toch tijd hebt om je oorspronkelijk geplande werk bij te wonen.
Schiet niet op perfectie als 'First Pass' voldoende is
In mijn vroege carrière waren brandoefeningen een moordenaar omdat ik geobsedeerd was door het werk om ervoor te zorgen dat het absoluut perfect was. Toen - nadat ik er een paar rondjes aan had overgedaan - realiseerde ik me dat brandoefeningen vaak alleen een "eerste doorgang" of een ruwe eerste diepgang vereisen.
Voordat je aan een brandoefening begint te werken, moet je controleren waar het werk zal eindigen als je er klaar mee bent. Als het (nog) niet voor een leidinggevende of klant is, moet je er niet door geobsedeerd worden om het perfect te maken. Vuuroefeningen laten vaak een eerste doorgang toe aan iets dat op een later tijdstip kan worden herzien en geperfectioneerd.
Snel herstellen
Vuuroefeningen kunnen je uit je koers gooien, zelfs nadat je klaar bent met de noodsituatie. Houd altijd een zichtbare en realtime takenlijst bij de hand om u snel weer op weg te helpen. Afhankelijk van hoe je het beste werkt en wat voor soort tablet of smartphone je gebruikt, bekijk je apps zoals todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist of HabitRPG om je openstaande taken bij te houden.
Terwijl u met brandoefeningen te maken heeft, verplaatst u items naar boven of naar beneden in uw lijst, afhankelijk van wat u nog te doen hebt. Dit helpt je om je productief te voelen, ondanks dat je wat tijd verliest.
Het is ook handig om een paar beproefde productiviteitshacks in je achterzak te hebben om je te helpen je momentum snel terug te krijgen. Misschien gebruikt u bijvoorbeeld de Pomodoro-methode om een timer in te stellen voor 25 minuten en vervolgens al uw (essentiële) e-mailgerelateerde taken te batchen. Doe daarna hetzelfde voor telefoongesprekken en daarna hetzelfde voor het voorbereiden van de vergaderingen die u volgende week hebt. Door vergelijkbare taken te verzamelen en te ploegen, herwint u uw gevoel om dingen voor elkaar te krijgen ondanks de brandoefeningen.
Voer een After-Action Review uit
Nadat de figuratieve rook is verdwenen, terwijl de herinnering van iedereen fris is, praat je met je team over wat er is gebeurd en waarom. Heeft het team een blinde vlek? Was het een slechte planning die in ieders noodsituatie veranderde? Was het iets dat vermeden had kunnen worden?
Om brandoefeningen in de toekomst te voorkomen, moet je team echt weten wat er is gebeurd en uitzoeken wat je kunt doen om te voorkomen dat dit in de toekomst gebeurt.
Voer een gesprek met je baas
Als er een consistent patroon van brandoefeningen in uw kantoor is, is het tijd voor een ander soort gesprek. Overweeg je baas aan te moedigen het patroon te onderzoeken en te kijken wat hij of zij kan doen om de frequentie te verlagen.
Wees feitelijk en direct: “Carmen, in de afgelopen drie weken hebben we zeven brandoefeningen gehad die het team van belangrijke prioriteiten hebben gehaald. Als gevolg hiervan zijn onze resultaten op het ABC-project weggevallen, en dat ziet er niet goed uit voor ons of voor u. Wat kunnen we doen om deze afhankelijkheid van turn-arounds te verminderen en een deel van dit werk in ons reguliere plan op te nemen? "
Door te wijzen op de frequentie en kosten van deze oefeningen, kunt u mogelijk een nieuw niveau van bewustzijn creëren. En door een herstelstrategie te gebruiken, zult u niet het gevoel hebben dat u de hele dag hebt gestrest om te benadrukken wat u niet gedaan hebt.
