Ik was gevleid (en een beetje geïntimideerd) toen me werd gevraagd om voor het eerst een aanbevelingsbrief te schrijven. De taak leek zo "hoge inzet" - mijn brief zou rekening houden met de potentiële toelating van een student tot een masterprogramma. En toen was ik nog maar 22 jaar oud, tweedejaars promovendus.
Gelukkig heeft een gewaardeerde professor op mijn afdeling onlangs een verhaal verteld over haar eerste ervaring met het schrijven van een aanbevelingsbrief die mijn zenuwen een beetje kalmerde. "Het duurde een eeuwigheid!" Herinnerde ze zich. Maar toen ze het eenmaal onder de knie had, werd het proces elke keer eenvoudiger en efficiënter.
Als je eenmaal een paar jaar ervaring op zak hebt, is de kans groot dat je ook wordt gevraagd om aanbevelingsbrieven te schrijven voor toelating, onderscheidingen of fellowships voor afgestudeerden. En hoewel het gemakkelijk is om hier voor de eerste keer zenuwachtig over te zijn, hoeft u zich geen zorgen te maken - volg gewoon deze basisrichtlijnen om een sterke, ondersteunende zaak voor uw collega of mentee op te bouwen.
Wees selectief
Eerst en vooral: voordat u ermee instemt iemand aan te bevelen, is het belangrijk om te beoordelen of u de kandidaat goed genoeg kent om over haar te spreken in de context van het programma waarvoor zij solliciteert. Tenzij u specifiek wordt gevraagd om een persoonlijke of karakterreferentie te zijn, gaan applicaties waarvoor aanbevelingsbrieven nodig zijn er doorgaans van uit dat u met de aanvrager in een academische of professionele omgeving hebt gewerkt of deze heeft begeleid.
Dus, zelfs als je vanuit persoonlijke ervaring kunt spreken met de leiderschapsvaardigheden van een vriend (je hebt bijvoorbeeld samen vrijwilligerswerk gedaan of een sociaal evenement voor je sorority geleid), als je niet haar directe supervisor of collega bent geweest, mag je wees haar beste gok. Langs dezelfde lijn, als je niet zeker bent dat je iets echt unieks over haar kunt zeggen, of je niet op je gemak voelt om een sterke brief namens haar te schrijven, is het waarschijnlijk het beste om een andere aanbeveling te vinden.
Maar als u een solide professionele relatie hebt met de sollicitant en haar vaardigheden en capaciteiten kent, wees dan niet bang om de sprong te wagen!
Stel een gloeiende (maar relevante) brief samen
OK - je bent klaar om te schrijven, maar wat neem je op? Volg de onderstaande tips om ervoor te zorgen dat u de meest effectieve brief produceert.
1. Roep de hulp van de aanvrager in
Zelfs als u de aanvrager heel goed kent, hebt u relevante informatie nodig om u te helpen de best mogelijke brief te schrijven. Dus wees niet bang om haar om advies te vragen.
Waarom solliciteert ze bijvoorbeeld voor dit specifieke programma? Welke vaardigheden en ervaringen denkt ze het meest op te vallen voor de toelatingscommissie? Wat zijn enkele van de prestaties waar ze het meest trots op is? Vraag om een kopie van haar cv of ondersteunend materiaal - gebruik ze vervolgens om uw aanbevelingsbrief aan te passen (als u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor een financieel programma, hoeft u waarschijnlijk niet uitgebreid te schrijven over haar creativiteit en videobewerkingsvaardigheden!).
2. Lokaliseer haar beste eigenschappen
Toelatingscommissies ontvangen honderden (of duizenden) aanvragen voor veel minder beschikbare openingen. Dus, naast minimale vereisten zoals opleiding en ervaring, zijn ze op zoek naar opvallende eigenschappen - de "X-factoren" die iemand onderscheiden in een zee van toepassingen.
Om deze kenmerken vast te stellen, herinnert u zich uw interacties met de aanvrager: is er een bepaalde prestatie die opvalt? Heb je gezien hoe ze op het werk een obstakel overwon - en hoe kwam ze erdoorheen? Hoe kunnen deze ervaringen haar helpen slagen op de middelbare school? Of ze nu een groot leider is of creatieve oplossingen voor problemen bedenkt, denk na over de belangrijkste descriptoren die u kunt gebruiken.
Wat nog belangrijker is, zorg ervoor dat u voorbeelden en specifiek gedrag verstrekt om die eigenschappen te ondersteunen. Het is jouw taak als aanbeveler om de sollicitant te beschrijven aan iemand die haar niet kent, en anekdotes kunnen enorm nuttig zijn om haar persoonlijkheid tot leven te brengen en haar te laten opvallen.
3. Let op uw taal
Je hebt waarschijnlijk gehoord dat er bepaalde woorden zijn die je moet vermijden bij het schrijven van een CV - nou, dat geldt ook voor aanbevelingsbrieven. Catchall-termen als "hardwerkend", "enthousiast" of "creatief" betekenen niet veel wanneer alle andere aanvragers worden beschreven met dezelfde vage termen.
Dus vermijd overdreven bloemrijke of dubbelzinnige taal in uw brief. Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het beschrijven van uw kandidaat en geef altijd concrete voorbeelden om de eigenschappen die u noemt te benadrukken.
4. Schrijf over de aanvrager als een geheel
Het is belangrijk om te onthouden dat commissies mensen zoeken om hun inkomende klas af te ronden - niet alleen een checklist van kwalificaties.
Dus denk er tijdens het schrijven aan hoe de sollicitant kan bijdragen aan haar nieuwe klas op een manier die niet duidelijk is uit haar sollicitatiemateriaal. Heeft ze een groot gevoel voor humor? Is ze een geweldige luisteraar, altijd bereid om een oor of een helpende hand te bieden? Of misschien kunnen haar interesses buiten het werk de selectiecommissie een beter gevoel geven van haar persoonlijkheid. Als ze bijvoorbeeld net haar eerste marathon heeft voltooid, bent u misschien getuige geweest van haar vastberadenheid.
Details zoals deze zullen niet in de cv van een aanvrager staan, maar ze kunnen het opnameteam echt helpen zich voor te stellen hoe zij zou bijdragen aan hun academische gemeenschap.
Nagel de logistiek
Nu je de inhoud van de brief hebt geschreven, zijn de rest slechts details!
Reviewers hebben beperkte tijd om door applicaties te bladeren, dus het is belangrijk om beknopt te zijn - houd uw aanbeveling op één pagina. Gebruik het briefhoofd van uw bedrijf of school, indien beschikbaar, en teken onderaan uw naam, huidige functietitel en contactgegevens voor het geval een toelatingsambtenaar dit moet opvolgen.
U moet ook beslissen of u de aanvrager de brief wilt laten zien of niet. Veel sollicitatieformulieren geven kandidaten de mogelijkheid om af te zien van hun recht om het eindproduct te zien, maar als de aanbevelaar is het echt aan jou (sommige adviseurs zullen niet instemmen met het schrijven van een brief tenzij de student afstand doet van dat recht). Meestal wordt aangenomen dat het afstand doen van het recht duidt op een niveau van vertrouwen tussen de aanbeveler en de aanvrager, dus veel briefschrijvers voelen zich het meest op hun gemak om de inhoud van hun aanbeveling vertrouwelijk te houden.
Ten slotte, en misschien het meest voor de hand liggend, controleert u de deadlines en indieningsrichtlijnen nogmaals om er zeker van te zijn dat uw brief in goede staat is en aan het doel beantwoordt.
Zodra je de aanbeveling hebt ingediend, laat je sollicitant weten, wens haar veel succes en je bent klaar! Met uw hulp is de aanvrager goed op weg naar een succesvolle en vervullende toekomst.
