Wanneer u in een fysiek kantoor werkt, zijn er tal van plaatsen waar u uw gedachten en taken kunt noteren: het schetsblok op uw bureau voor uw takenlijst, de grote whiteboards voor brainstormen, het notitieboek waar u de voortgang bijhoudt voor grote projecten .
Maar als externe medewerker is het vaak handiger om alles toegankelijk op internet te houden, zelfs als u over deze tools beschikt. Je werkt tenslotte zelden elke dag vanuit hetzelfde 'kantoor', dus het is handig om tools te hebben die gemakkelijk met je mee kunnen reizen.
Je hebt geluk: of je nu brainstormt, samenwerkt of je dag plant, deze vijf tools helpen je om je gedachten en ideeën op (virtueel) papier te zetten - ze toegankelijk te maken, waar je ook bent.
Om samen te werken
Een van de moeilijkste dingen om niet fysiek bij je team te zijn, is niet in staat zijn om samen voor een whiteboard te gaan zitten en ideeën of plannen uit te werken voor een nieuw project. En hoewel u nog steeds over ideeën kunt praten via de telefoon of Skype, is het visuele soms essentieel.
Voer Mindjet in. Mindjet noemt zichzelf een "virtueel whiteboard, samenwerking en projectbeheersuite" - en het stelt niet teleur.
Onlangs legde ik bijvoorbeeld de vele afdelingen van ons bedrijf uit aan een nieuw teamlid. Met behulp van Mindjet was ik in staat om een diagram van onze organisatie te tekenen en de nieuwe aanwerving op snelheid te krijgen in minder dan een uur - om nog maar te zwijgen over het feit dat ik in de toekomst een take-away had om met anderen te delen. Ik gebruik het ook vaak om te brainstormen, grote projecten te plannen en productfuncties in kaart te brengen.
Voor snel brainstormen
Hoewel ik van Mindjet hou, zijn er momenten dat je gewoon een tool nodig hebt waar je direct in kunt duiken en die je kunt gebruiken voor solo brainstormen. Die tool is Bubbl.us. Zodra u naar de website gaat, kunt u klikken op "Brainstorming starten" en gaan - u hebt nu een virtueel whiteboard binnen handbereik. Het is niet veel gecompliceerder dan een echt whiteboard, en het kost slechts een paar minuten om aan de tool te wennen.
Voor eenvoudige taken
Ik hoor vaak mijn externe werkvrienden die zeggen dat ze, hoewel ze liever papieren takenlijsten hebben, ze altijd thuis laten wanneer ze 's middags overstappen naar een coffeeshop of co-werkruimte.
Dus ik raad TeuxDeux vaak aan, een virtuele takenlijst die er trots op is eenvoudig genoeg te zijn om te concurreren met een stuk papier. Het is de perfecte tool om taken digitaal te volgen zonder een onhandig systeem op te zetten. De interface, een lijst met regelitems voor elke dag van de week met aanpasbare lijsten onderaan de pagina, is ongelooflijk eenvoudig om mee te werken en het is ook leuk om naar te kijken. Het beste gedeelte? Er is geen dreiging om het op de keukentafel te laten als je de deur uitloopt.
Voor meer gedetailleerde taken
Voor meer gedetailleerde lijsten is WorkFlowy mijn hulpmiddel bij uitstek. Hiermee kunt u hiërarchische lijsten maken, zodat u taken in elkaar kunt 'nestelen'. Begin met het uitsplitsen van brede onderwerpen zoals werk, thuis en persoonlijk, en breid het vervolgens uit per project - "Klant A", "Jaarverslag", "Schoonmaak", wat dan ook - het aantal lijsten dat u onder elk punt samenstelt, is onbeperkt. WorkFlowy heeft handige tabbladen zodat u op elk gewenst moment kunt zien hoe diep u in een project of lijst zit. Er is ook een geweldige zoekfunctie, dus zelfs als je 35 lijsten hebt, raak je taken nooit kwijt.
Voor gericht werk
Voor het geval je het nog niet gemerkt hebt, ik hou van lijsten. Ik werk zelfs in "emmers" - wat betekent dat ik al mijn energie gedurende minstens een uur, meestal 90 minuten, op één specifieke emmer concentreer. Trello is de perfecte manier om je op één "emmer" tegelijk te concentreren en de acties van een specifiek project te doorlopen. Hiermee kunt u aangepaste lijsten maken voor elk afzonderlijk project en zelfs de voortgang analyseren die u hebt gemaakt in de richting van een specifiek doel. Als het doel is bereikt of het project is voltooid, kunt u die lijst archiveren. Bonus: als je baas of collega's je vragen, ben je goed uitgerust om precies te laten zien waar je je tijd hebt doorgebracht.
Uw werk op internet houden is nuttig voor elke externe medewerker. Met behulp van deze tools (en een solide wifi-verbinding) ben je klaar om de dag aan te pakken - waar je ook heen gaat.
