Vrijwilligers krijgen veel aandacht voor hun goede werk over de hele wereld, maar om die optimale vrijwilligerservaring te creëren, gebeurt er veel achter de schermen. Of u nu een betaalde medewerker bent die belast is met het beheren van vrijwilligers of een projectmanager voor een organisatie in het veld, u moet navigeren door verschillende persoonlijkheden, vaardigheden en verwachtingen om het werk gedaan te krijgen.
Het managen van vrijwilligers is niet zo veel anders dan het managen van personeel op kantoor, behalve één groot verschil - vrijwilligers zijn over het algemeen onbetaald en betalen soms zelfs voor de ervaring. En in veel situaties zijn de verwachtingen hoog en zijn er niet altijd duidelijke resultaten. Dus, hoe zorg je ervoor dat vrijwilligers het meeste uit hun ervaring halen en de klus klaren? Hier zijn een paar strategieën die ik heb gebruikt om ervoor te zorgen dat zowel managers als vrijwilligers een geweldige ervaring hebben.
Wees realistisch over timing
Het debat gaat nog steeds over de meest efficiënte en impactvolle hoeveelheid tijd voor vrijwilligers om zich in te zetten voor een project. Sommigen zeggen dat 3-6 weken voldoende is, en anderen beweren dat 6 maanden tot een jaar de beste hoeveelheid tijd is om vrijwilligersgroei en een impact op het terrein te verzekeren. Overweeg dus wat het beste is voor uw organisatie en communiceer wat een realistische hoeveelheid tijd voor uw organisatie is voordat u uw vrijwilligers aan boord brengt.
Weeg de kosten en baten van vrijwilligers met een 'draaideur' serieus die slechts een dag of twee binnen zijn. Tenzij je echt arbeid of financiering nodig hebt, of ze kunnen echt middelen naar je organisatie brengen, betekent de 'hit and run'-stijl van vrijwilligerswerk dat je organisatie vaak meer geeft dan het zou moeten bieden aan de vrijwilligers. Het is niet altijd goed voor de langetermijndoelen van een organisatie en het bevordert zeker scepsis in de lokale gemeenschappen.
Oriënteren op een nieuwe omgeving
Wanneer vrijwilligers aankomen, is het eerste wat u moet doen een oriëntatie organiseren, zowel op uw organisatie als op de cultuur waarin u zult werken. (Je zou verbaasd zijn over hoeveel mensen aankomen zonder basiskennis in het land.) Veel organisaties slaan deze stap over, maar oriëntaties zijn cruciaal - ze dienen als een basis voor vrijwilligers en helpen hen de dagelijkse activiteiten, teamdoelen en wat begrijpen te begrijpen van hen verwacht.
Als onderdeel van dit proces kan het goed zijn om een instapgesprek te hebben met elke vrijwilliger, waarbij hun vaardigheidsniveaus worden gemeten en hoe deze het meest effectief kunnen zijn. Dit is ook het moment om uw beleid als organisatie te verduidelijken en belangrijke details, zoals uw beleid inzake vertrouwelijkheid en verantwoord gebruik van sociale media. (Het is geweldig voor vrijwilligers om sociale media te gebruiken om het bewustzijn te vergroten, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de informatie die vrijwilligers online vrijgeven uw organisatie of lokale gemeenschappen niet in gevaar brengt.)
Een uitgebreide oriëntatie helpt je ook om een cultuur van open communicatie te creëren vanaf het moment van aankomst, waardoor je vrijwilligers weten dat je er bent om te luisteren als ze een probleem hebben of als ze opheldering nodig hebben. Om deze cultuur in stand te houden, probeer dan wekelijkse vrijwilligersbijeenkomsten op te zetten om verwachtingen en problemen te bespreken, of gebruik de tijd tijdens de maaltijden om in te checken over de temperatuur waar iedereen zich bevindt.
Beheer hun verwachtingen
Toen ik in Cambodja werkte, leidde ik een groep vrijwilligers die me halverwege onze onderzoeksreis vertelden: "We willen een bibliotheek bouwen." Dit was een vreemd verzoek, omdat het dorp vroeg om landbouwgereedschap, niet om leesmateriaal. Het was een goedbedoelde suggestie, maar wie zou eigenlijk voor deze bibliotheek zorgen toen we vertrokken - en met een laag alfabetiseringspercentage, wie zou de boeken eigenlijk lezen? Om nog maar te zwijgen, dat was niet ons doel ter plaatse, en de gemeenschap wilde ook geen bibliotheek.
Vrijwilligers kunnen binnenkomen met veel verwachtingen: dat uw organisatie naadloos zou moeten werken, dat het zou moeten lopen zoals een westerse organisatie, of dat het iets meer of anders zou moeten doen. Om conflicten te voorkomen die uit deze verwachtingen kunnen voortvloeien, moet je heel duidelijk zijn over wat je wel en niet kunt bieden, wat je doelen wel en niet zijn en tot welke middelen je wel en geen toegang hebt. Hoe meer vrijwilligers uw organisatie begrijpen, des te meer zullen ze meedoen met uw projecten en doelen.
In dezelfde lijn is het cruciaal om de verwachtingen van je vrijwilligers over het resultaat van hun reis te beheren: ze doen iets geweldigs, maar ze gaan de wereld niet van de ene dag op de andere veranderen. Soms raken nieuwe vrijwilligers ontmoedigd en gefrustreerd wanneer ze geen onmiddellijke verandering zien en kunnen ze de gastorganisatie of de vrijwilligersmanager snel de schuld geven. Door verwachtingen vooraf te stellen, kunt u hen helpen begrijpen dat dit werk tijd kost en dat ze deel uitmaken van een veel groter doel of beweging door hun tijd bij te dragen.
Creëer een systeem van evaluatie en verantwoording
Hoewel vrijwilligersposities onbetaald zijn, zijn ze vaak een opstap naar ander non-profitwerk, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw vrijwilligers leren en groeien tijdens het proces. Evenzo, hoewel u geen betaalde werknemers beheert, moet u nog een klus klaren, dus u moet een systeem opzetten om ervoor te zorgen dat vrijwilligers het project voltooien dat zij willen uitvoeren.
Net zoals in een kantoor, moet u streefdoelen en deadlines instellen, follow-upvergaderingen houden en tussentijdse check-ins hebben. U kunt ook overwegen om vrijwilligers een gedragscode of document te laten ondertekenen waarin hun betrokkenheid wordt benadrukt (meer symbolisch dan legaal), zodat u hen eraan kunt herinneren wat ze bij hun aankomst wilden doen.
Als je problemen hebt met vrijwilligers, praat dan rechtstreeks met hen zoals je een werknemer zou doen, en als er geen verandering is, praat dan met hun sponsororganisatie (meestal is dit een school- of stagebedrijf). Als dat niet werkt, en ze verspillen je tijd en middelen, hebben ze een beleid verbroken of trekken ze gewoon hun gewicht niet op, dan kun je ze wel ontslaan. Dit is moeilijk voor veel managers (omdat het hele idee van vrijwilligerswerk gaat over onzelfzuchtig zijn), maar er zijn momenten waarop een vrijwilliger meer kwaad dan goed doet, en het is voor niemand van nut.
Wees eerlijk over follow-up
Onder tranen en knuffels zeggen vrijwilligers vaak: "Ik beloof terug te komen, ik zal je nooit vergeten", tegen de lokale gemeenschap en het personeel. Maar hoe ontroerd ze ook zijn door de ervaring, ze hebben misschien niet de middelen of de tijd om terug te keren wanneer ze thuiskomen. Dat is OK, maar moedig ze aan om realistisch te zijn over wat ze kunnen doen als ze thuiskomen - of het nu gaat om het organiseren van een kleine fondsenwerving, het geven van een paar gesprekken om andere vrijwilligers aan te moedigen, of helemaal niets. Het kan goed zijn om een actieplan met een tijdlijn te ontwikkelen voordat ze vertrekken, zodat jullie allebei weten wat je kunt verwachten en het kunnen opvolgen. Dat gezegd hebbende, je kunt vrijwilligers aanmoedigen om betrokken te blijven en verbonden te blijven door een listserv, Facebook-groep of Twitter-feed te onderhouden.
En als een kanttekening, zorg ervoor dat u eerlijk bent over de follow-up die u namens uw vrijwilligers kunt doen. Het is geweldig om een referentie te zijn of aanbevelingsbrieven voor je vrijwilligers te schrijven als je kunt, maar als je tijd niet genoeg is om iedereen aan te bevelen (of als je je er niet prettig bij voelt), wees eerlijk en laat het hen weten.
Om je vrijwilligers een geweldige ervaring te geven, is veel planning, opvolging en communicatie vereist. Wees praktisch, voorbereid en eerlijk, en zowel uw vrijwilligersbasis als de organisatie kunnen profiteren van het goede doen.
