Zoals jullie waarschijnlijk inmiddels wel weten, ben ik een enorme e-mailnerd. Of je nu wilt weten hoe je je inbox kunt organiseren, deze in het weekend kunt opruimen of een volledige voorjaarsschoonmaak kunt doen, ik ben je meisje. Maar er is één ding waar we nog niet over hebben gesproken: hoe om te gaan met individuele e-mails zodra ze binnenkomen.
Hier is de primeur. De beste manier om de controle over uw inbox te nemen, is om een beslissing te nemen over wat u met elke e-mail moet doen de eerste keer dat u deze ziet, in plaats van er gewoon naar te kijken en er later op in te gaan. Dit heeft twee voordelen: het zorgt ervoor dat uw inbox niet in de eerste plaats een rommelige puinhoop wordt, en het bespaart u tijd door niet meer naar dezelfde e-mail te hoeven kijken.
Het klinkt hard, maar dat is het niet - het kost alleen wat planning en een paar eenvoudige vragen. Laten we beginnen.
Kies een tijd
Ten eerste, tenzij uw taak vereist dat u onmiddellijk op e-mails reageert, raad ik u aan om al uw nieuwe e-mail op een paar vaste tijden per dag door te nemen. Deze tijd kan elke dag anders zijn, het moet gewoon opzettelijk zijn: vandaag zal ik bijvoorbeeld van 9-10 AM reserveren om door mijn inbox te gaan, dan zal ik het opnieuw bekijken van 4-5. Tussendoor zal ik scannen op belangrijke e-mails, maar de rest negeren.
Ik weet dat dit moeilijk te doen is (en ja, het is bekend dat ik op een GIF klik die rondgaat!), Maar als je je aan dit schema houdt, zul je merken dat het doornemen van je inbox veel minder overweldigend is. Om nog maar te zwijgen, je hebt veel tijd om echt aan het werk te gaan.
Vraag jezelf dit
De volgende stap is door je inbox te gaan, elke e-mail één voor één te lezen en jezelf deze snelle lijst met vragen voor elk bericht te stellen:
1. Heb ik deze e-mail moeten ontvangen?
Ik weet dat ik als een gebroken record klink, maar je moet jezelf dit elke keer afvragen. Het is een goede herinnering om u af te melden, uit te filteren en uzelf te verwijderen uit lijsten en nieuwsbrieven die u niet nodig hebt. Het verminderen van e-mail is altijd een overwinning in mijn boek.
2. Moet ik dit helemaal beantwoorden?
Verrassend genoeg is het antwoord niet altijd ja. Als het een informatieve e-mail of een groepse-mail is waarvoor uw reactie niet vereist is, lees deze dan, noteer eventuele nuttige informatie en archiveer of bewaar deze dan.
3. Ben ik de juiste persoon om hiermee om te gaan of moet ik het afgeven?
Onthoud in dezelfde zin dat u niet de last hoeft te dragen om alles te doen wat van u wordt gevraagd. Je weet wat ik bedoel: die cijfers die je gebruikte om een junior analist in te huren, maar waar je baas je in plaats daarvan naar blijft vragen, de reisplanning die echt door een andere afdeling moet gaan, het aantal kraken dat je wordt gevraagd te doen ook al staat het niet in je functiebeschrijving. Overhandig die perifere taken aan de juiste persoon, en u zult niet alleen uw inbox wissen, u zult meer tijd overhouden voor uw kerntaak.
4. Heb ik informatie van iemand anders nodig om te antwoorden?
Als het antwoord hier ja is, vraag die persoon dan nu om de informatie zodat u de e-mail van uw bord kunt verplaatsen. Misschien wilt u reageren door de afzender te laten weten dat u eraan werkt en een notitie te maken om binnen een paar dagen contact op te nemen met de persoon waarop u wacht. Bewaar ondertussen de e-mail of gebruik Boomerang om deze op het juiste moment weer in uw inbox te krijgen.
5. Kan ik de e-mail nu meteen beantwoorden - in minder dan 5 minuten?
Dit is waar de meeste mensen struikelen. Een groot aantal e-mails vereist geen aanvullende informatie van u of iemand anders en kan vrij snel worden beantwoord. Als dat het geval is, beantwoordt u de e-mail meteen; het bespaart u de tijd van opnieuw lezen, verwerken en er nog een keer over nadenken. Bonus: hoe sneller u op een e-mail antwoordt, des te acceptabeler is een superkort antwoord.
6. Is het dringend?
Urgentie is helaas niet in uw handen, dus als de e-mail urgent is, beslist u of u deze nu wilt afhandelen of ervoor wilt zorgen dat u klaar bent met het wissen van uw inbox. Ik pleit voor het laatste, want je zult een beetje doorbreken als je overschakelt van een paar minuten aan elke e-mail besteden aan een enkel nummer.
Omgaan met de rest - op uw voorwaarden
Dus hoe zit het met de rest? Als de e-mail meer dan vijf minuten antwoord nodig heeft en niet urgent is, beslis dan wanneer u dit het beste kunt behandelen.
Ik pak meestal de e-mails aan die een lange schriftelijke reactie vereisen aan het einde van mijn postvak IN. Of, als ik een drukke dag heb, boemerang ik ze tot een dag waarop ik denk dat ik meer tijd zal hebben. Voor de berichten die meer werk vereisen (een mock-up samenstellen, wat Excel-nummer kraken doen), zet ik die taken op mijn takenlijst en plan ik ze voor een niet-e-mailblok in mijn planning.
Tip van pro: om dit proces nog sneller te laten verlopen, stelt u uw e-mail in zodat u, zodra u een e-mail hebt afgehandeld en deze hebt verwijderd of verwijderd, direct naar de volgende in uw inbox gaat in plaats van terug naar de lijst met e-mails. (Voor Gmail kunt u dit doen via de Auto-Advance-optie in Google Labs.) Dit zorgt ervoor dat u al uw e-mails doorloopt in plaats van tijd te besteden aan het beslissen op welk bericht u moet letten!
