De meeste ondernemers kijken verkeerd naar hun bedrijf. Ze werken urenlang weg en doen er alles aan om elk detail van het bedrijf goed te laten verlopen.
Maar wegslapen is waarschijnlijk niet de reden waarom u uw bedrijf bent begonnen - en het is ook niet hoe een bedrijf moet worden geleid. In plaats van voor uw bedrijf te werken, zou uw bedrijf voor u moeten werken. Het zou zelfs zonder jou moeten kunnen. Niet omdat je niet nodig bent - maar zodat je je tijd kunt besteden aan het laten groeien van het bedrijf in plaats van verstrikt te raken in alle kleine details.
Dus, hoe creëer je een bedrijf dat voor jou werkt? Het antwoord is om planning en systemen in te zetten.
Begin met een plan
De eerste stap is om te beginnen met een visie op wat u met uw bedrijf uiteindelijk wilt bereiken. Specifiek, beantwoord belangrijke vragen zoals:
Het beantwoorden van deze vragen dwingt je na te denken over je langetermijndoelstelling en stelt je in staat om een bruikbaar plan te maken dat je helpt daar te komen.
Als je dit doel eenmaal hebt bereikt (wat vaak jaren in de toekomst ligt), moet je je eenjarenplan uitzoeken - wat je dit jaar moet bereiken om vooruitgang te boeken. Denk bijvoorbeeld aan welke nieuwe producten of diensten u het komende jaar moet ontwikkelen. Welke nieuwe aanwinsten moet je maken? Hoeveel nieuwe klanten moet u verwerven?
Een van mijn klanten kwam acht jaar geleden naar mij toe als een outsourcingbedrijf voor kleine bedrijfsprocessen met een omzet van iets meer dan $ 100.000. We hebben precies deze oefening gedaan om te bepalen waar hij het bedrijf over tien jaar wilde hebben en wat hij het komende jaar moest doen om vooruitgang te boeken. Tegenwoordig genereert zijn bedrijf een jaarlijkse omzet van $ 150 miljoen en heeft het meer dan 2.000 werknemers. Ja, dit werkt echt!
Maak systemen
Een van de belangrijkste dingen die u dit jaar en elk jaar moet doen, is het maken van systemen. Hoewel de meeste mensen 'systemen' beschouwen als geavanceerde processen waarvoor meestal software nodig is, zijn het eigenlijk alleen procedures of processen voor het voltooien van een taak, gedocumenteerd zodat de taak methodisch kan worden uitgevoerd.
Denk bijvoorbeeld aan hoe uw bedrijf inkomende telefoontjes moet afhandelen. U weet waarschijnlijk hoe u wilt dat elke oproep wordt beantwoord, maar een gedocumenteerd systeem kan het volgende aanpakken:
Als u eenmaal gevestigde systemen heeft voor een proces in uw bedrijf, kan het zonder u worden voltooid. Al uw medewerkers weten precies wat ze moeten doen en het trainen van nieuwe medewerkers is een fluitje van een cent vergeleken met elke keer alles uitleggen.
Begin met het identificeren van de systemen die u eerst moet bouwen. Denk hierbij aan waar uw bedrijf de meeste problemen heeft, waar fouten het vaakst worden gemaakt of waar u merkt dat u veel van uw tijd doorbrengt. Systemen zullen helpen deze terugkerende problemen op te lossen en zo uw tijd vrij te maken.
Na verloop van tijd moet u een systeem bouwen voor elk proces dat zich in uw bedrijf voordoet en dat vaak wordt uitgevoerd en dat, indien op een voorspelbare, consistente manier voltooid, de waarde en winst van uw bedrijf zou verhogen.
Stel opzij Planningstijd
De grote uitdaging "kip en ei" hier is dat het tijd kost om systemen te plannen en te bouwen, tijd die de meeste ondernemers momenteel besteden aan het onderhouden van de dagelijkse activiteiten van hun bedrijf. De oplossing is eenvoudigweg jezelf dwingen om elke dag 15 minuten opzij te zetten om een stap terug te doen en je systemen te documenteren. Tegen het einde van slechts een maand ziet u uw bedrijf soepeler draaien. Het begint voor u te werken. En zo hoort het ook.
Yogi Berra zei ooit: "Als je niet weet waar je naartoe gaat, kom je er waarschijnlijk niet." Dit is uiterst waar, met name voor jouw bedrijf. Dus, zoek uit waar u uw bedrijf naartoe wilt en maak uw plan om daar te komen. Bouw onderweg steeds meer systemen, zodat u uw tijd kunt besteden aan het laten groeien van het bedrijf, terwijl uw medewerkers vakkundig omgaan met de dagelijkse activiteiten.
