Is het niet vervelend als je de tijd neemt om een goed doordachte e-mail te sturen naar een collega die de verschillende problemen van een project en de mogelijke oplossingen uiteenzet en in reactie daarop “Klinkt goed” of “Werkt voor mij” krijgt.
Je reageert waarschijnlijk door te schreeuwen. Of willen schreeuwen, maar in plaats daarvan verbijsterd naar je computer staren. Maar wetende dat, hoe vaak schakel je snelle reacties weg in een poging om alle ongelezen berichten door te nemen?
Vertrouw me als ik zeg dat ik de sleur begrijp die je inbox is. Net wanneer je denkt dat je nul nieuwe berichten hebt, verschijnen er drie als bij toverslag. Daarom reageer je zo snel - typefouten, gemengde berichten, onbeantwoorde vragen.
Maar als je zo geïrriteerd raakt als iemand je dat aandoet, waarom doe je het dan andere mensen?
Wanneer u snelkoppelingen neemt en alleen door een bericht bladert voordat u een overhaast antwoord weggooit, loopt u het risico uw collega's (of erger, klanten) ernstig te irriteren. In plaats van antwoorden te sturen die ervoor zorgen dat je lui of gek wordt - geen van beide is een winnende eigenschap - probeer je te laten zien dat je oplet.
Het is echt zo eenvoudig als:
- de tijd nemen om elk bericht in zijn geheel te lezen
- Controleer nogmaals of u vragen beantwoordt
- proeflezen voordat u op verzenden drukt
En als je verder gaat en zoiets doet als de volgende stappen uitzetten of vrijwilliger opvolgen, kun je de dag van je collega maken.
Dat is het echte geheim van het schrijven van betere e-mail. Door de tijd te nemen om volledig te lezen wat er in je inbox zit voordat je een reactie afschiet, verbeter je niet alleen je reputatie, maar bespaar je ook gezicht met collega's, klanten en je baas.
