Jarenlang begonnen mijn werkdagochtend allemaal op precies dezelfde manier. Ik ging achter mijn bureau zitten, nam een snelle blik in mijn inbox om een idee te krijgen van hoeveel verschillende taken en losse eindjes erin slaagden om op mysterieuze wijze hun weg daarnaartoe te vinden, en maakte vervolgens mijn takenlijst voor die dag.
Ik zou absoluut alles op dat stuk papier schrijven. Individuele e-mails waarop moest worden gereageerd, kleine follow-ups die moesten worden afgehandeld, telefoontjes die ik moest doen - ze verdienden allemaal een lijn op mijn laptoppagina.
Zoals je zeker wel kunt bedenken, zorgde dit voor een ongelooflijk gedetailleerde - zij het ook ongelooflijk lange - lijst . In mijn ogen was dit een goede zaak. Het betekende dat ik een handige naslaggids had die me kon helpen ervoor te zorgen dat ik niets (hoe miniem ook) door de kieren van mijn dag liet glippen. Het leek de enige manier waarop ik systematisch kon functioneren.
Op een dag had ik een groot gloeilampenmoment. Daar zat ik en bracht veel te lang deze eindeloze takenlijst door. Ik gebruikte kostbare tijd die ik had kunnen besteden aan het verzorgen van sommige van die losse eindjes en kleine taken - en waarvoor? Om te eindigen met dit te gedetailleerde verslag dat positief overweldigend leek en bijna onmogelijk aan te pakken? Waarom nam ik de moeite om al deze dingen op te schrijven, terwijl ik ze gewoon meteen kon verwerken en volledig van mijn bord kon krijgen?
Het was toen en daar dat ik me realiseerde dat ik mijn ochtendroutine moest veranderen. Wat ik dacht dat me hielp, was me duidelijk alleen maar aan het vertragen.
Wat heb ik gedaan? Ik begon mijn ochtend zonder een takenlijst.
Dat klopt - helemaal geen takenlijst. Ik zal de eerste zijn om toe te geven dat het eerst vreemd voelde - bijna alsof ik op een grote roadtrip ging zonder een kaart of een GPS. Maar het duurde niet lang voordat ik me de voordelen realiseerde.
Door dit niet meteen onderdeel van mijn ochtendroutine te maken, kan ik dat uur of zo gebruiken (wat ik vaak mijn "opwarmtijd" noem, omdat ik nog niet helemaal op alle cilinders schiet. ) om voor sommige van die kleine, vervelende taken te zorgen - in plaats van ze gewoon op te schrijven. Ik zal mijn e-mails opruimen, telefoontjes beantwoorden en inchecken voor dingen die een follow-up vereisen.
Zoals u zich zeker kunt voorstellen, maakt dit mijn ochtenden exponentieel productiever - ik ben vaak geschokt door hoeveel ik kan afsluiten tegen de tijd dat 10.00 uur rond rolt. Een ander voordeel was echter een verrassing: de kwaliteit van mijn takenlijsten.
Als het me lukt om al die kleine details uit de weg te ruimen, wordt het meteen veel korter en veel meer gefocust. Dus in plaats van me zo vast te voelen zitten aan al die kleine taken en willekeurige weetjes, kan ik me richten op de dingen met een groter geheel die ik echt de hele dag door wil doen. Ik merk dat ik meer artikelen schrijf, grotere projecten tot stand breng en me over het algemeen minder frazzled voel aan het einde van mijn werkdag.
Ja, er zijn zeker dagen dat het voor mij nog steeds moeilijk is om zonder die lijst te beginnen - ik heb me nooit gerealiseerd hoeveel ik op dat rooster vertrouwde om mijn focus voor de dag te sturen. Maar dat doelloze gevoel is lang niet zo verlammend als in het begin. En nu ik zo'n positief verschil in mijn productiviteit heb gezien, is het weerstaan van de drang om die lijst te maken veel eenvoudiger geworden.
Ik weet dat het contra-intuïtief lijkt - je moet vermijden er een te maken om je productiviteit te verhogen. Maar het heeft tot nu toe echt wonderen voor mij gedaan. En nog beter? Ik bespaar mezelf een handkramp door die oorlogs- en vredeslengte-handgeschreven takenlijsten over te slaan.
Als u hetzelfde type persoon bent die elke dag begint met het maken van een te gedetailleerd record, raad ik u aan deze methode eens te proberen. Ik hoor graag hoe het voor jou werkt, dus geef me een schreeuw op Twitter!
