Terwijl ik een onderzoeksreis naar Bali leidde, dronk ik van mijn thee en keek naar de zonsopgang toen de rustige ochtend werd onderbroken: mijn collega rende naar me toe en zei: "We hebben een serieus probleem." Drie leden van mijn team konden hun paspoorten en geld ontbrak ook. Na een snelle inspectie van de kamers, merkte ik dat er met de sloten was geknoeid en dat iemand de kamer had ingebroken terwijl ze lagen te slapen.
Na een korte trip naar het consulaat en een verhuizing naar een veiliger hotel leek alles in orde, maar het gevoel van overtreding bleef hangen bij het team en het duurde een paar dagen om onze aandacht weer op het werk te richten.
We hebben de neiging om de ongelooflijke momenten tijdens het reizen te benadrukken, maar soms vergeten we ook te overwegen hoe de moeilijke momenten onze ervaring vormgeven. Als u een team in het buitenland neemt, moet u weten hoe u het onvoorspelbare kunt beheren en waar nodig krachtige beslissingen kunt nemen. En het is niet alleen een kwestie van de juiste reisverzekering afsluiten of de juiste mensen kennen. Weten hoe je een moeilijke situatie het hoofd kunt bieden, kan het verschil betekenen tussen een kleine hik en een volledige crisis.
Tijdens mijn reizen heb ik alles behandeld, van gevaarlijk ziek worden tot vastzitten in het land vanwege politieke protesten tot het laten beroven van teamleden in het veld. Maar alleen omdat deze dingen zijn gebeurd, wil dat nog niet zeggen dat ik ben gestopt met reizen of daar zelfs bang voor ben. In plaats daarvan ben ik sterker geworden in het navigeren in situaties die zich voordoen en heb ik teams geholpen bij elkaar te blijven bij het overwinnen van grote problemen.
Wat doe je als er iets misgaat en je ver van huis bent? Hier zijn de belangrijkste dingen om te onthouden wanneer het onvoorspelbare gebeurt.
Zorg voor een plan
Ik pak altijd twee tassen in: een koffer met al mijn kleding en uitstapje extra's, en een handbagage "wees er morgen tas", waar ik nog voor een week van vergaderingen en avontuur indien nodig uit kon leven. Die tas heeft me gered door verloren bagage, vertragingen en in crisissituaties waarin ik snel onderweg moet zijn.
Dezelfde aanpak moet van toepassing zijn op uw reisplanning: stel voorafgaand aan uw reizen een plan voor verschillende scenario's voor. Er zijn een paar grote dingen om te overwegen: als je je documenten verliest, als je vastloopt in het land, als een teamlid ziek wordt, als je beroofd wordt of onder een soort bedreiging staat, en als er een ongeluk of ramp is. Het klinkt een beetje intimiderend, maar als je deze scenario's vooraf doorloopt, kun je efficiënt en snel reageren.
Zorg er in het bijzonder voor dat u 2-3 kleurenkopieën van ieders paspoorten hebt en deze met verschillende leden van uw team uitwisselt, zodat ten minste één persoon een kopie heeft als er iets misgaat. Je moet altijd een reis- en ziektekostenverzekering afsluiten (de kwaliteitsklassen, maar voor een zakenreis raad ik de beste opties aan, waaronder een medische evacuatieverzekering). Zorg voor kopieën van uw originele verzekeringskaarten en uw reisverzekeringskaarten.
Het is ook belangrijk om van tevoren te weten waar te gaan in een noodsituatie. Als u bijvoorbeeld uw documenten verliest, moet u naar uw dichtstbijzijnde ambassade en consulaat gaan om ze te vervangen, dus weet precies waar ze zijn.
Weet in geval van ziekte of ongeval naar welke ziekenhuizen het veiligst en het meest gerenommeerd is om naar toe te gaan. Vaak kan uw reisverzekering daarbij helpen (en u kunt in veel delen van de wereld serieus geweldige zorg krijgen - bekijk de lijst van Forbes met topziekenhuizen in de wereld. Ze zullen u misschien verrassen!).
Ik raad ook aan om een 'dummy'-portemonnee mee te nemen met een kleine hoeveelheid lokaal geld (misschien $ 20 waard en een paar verlopen creditcards), in geval van diefstal of diefstal. Mensen zullen waarschijnlijk eerst pakken waar ze toegang toe hebben, dus bewaar je echte portemonnee op een veilige plek en de dummy-portemonnee gemakkelijk toegankelijk.
Deze kleine acties gaan ver in het veld, en vooruit plannen en weten wat te verwachten kan je helpen kalm te blijven in een moeilijke situatie.
Blijf kalm, handel snel
Terwijl hij een groep in India leidde, liep een dagtocht naar een historisch paleis in de bergen niet op schema en moest de zes uur durende reis terug naar de stad 's nachts worden voltooid. (Denk aan haarspeldbochten in de bergen zonder straatlantaarns en het grootste deel van de rit in het verkeer rijden.) Als we zouden blijven, zouden we onze ontmoeting met potentiële financiers in de stad moeten missen, en als we de reis maakten naar nacht, zou de veiligheid in gevaar zijn. Mensen in mijn team begonnen te flippen en gaven elkaar de schuld omdat ze te lang bleven.
Wanneer dingen niet gaan zoals gepland, is het gemakkelijk om te snel te reageren en te beginnen met vingers te wijzen. Maar probeer ervoor te zorgen dat uw team koste wat het kost het spelen van de schuld vermijdt --- het helpt nooit, en het maakt de zaken bijna altijd erger. En ongeacht de situatie, laat uw emoties uw oordeel niet vertroebelen. Soms kan het op een nieuwe plek lijken dat dingen meer werk lijken dan ze zijn.
Zodra je een potentieel probleem leert kennen, luister en werk je om te begrijpen wat er is gebeurd en de omstandigheden eromheen. Als je eenmaal alle details en een duidelijk beeld van de situatie hebt, blijf dan kalm, overleg met je team en begin dan met het nemen van je beslissingen. Als je een moeilijke beslissing krijgt, zoals of een zieke collega in het land moet blijven of naar huis moet gaan, onthoud dan dat je het niet alleen hoeft te doen. U wilt praten met artsen, het individu, zijn of haar familie en eventuele zorg- of reisverzekeringsmaatschappijen, en werken om zoveel mogelijk informatie te verzamelen.
In ons geval besloot ik dat veiligheid het belangrijkste was voor het team, en we werkten aan het opzetten van een videoconferentie met onze financiers en later in de reis een persoonlijk diner. Het was absoluut de juiste beslissing - gemaakt door kalm en flexibel te zijn.
Neem contact op met de juiste mensen
"Hallo mam, ik word in quarantaine geplaatst in Japan." Die woorden zijn wat geen enkele ouder wil horen, maar het protocol voor zieke reizigers dwong me om vier dagen in het land te blijven totdat een arts tekende dat ik goed was genoeg om te reizen. Terwijl mijn rapporten thuis mijn ouders nerveus maakten, communiceerde mijn vertegenwoordiger voor reisverzekeringen met mijn gezin dat ik goed werd verzorgd en dat alles goed zou komen.
Als er iets gebeurt, moet u weten wie u thuis moet informeren, zoals uw baas, uw collega's of de familieleden van uw reisgenoten. Dit zijn moeilijke beslissingen om te nemen en het wordt een prima balans; gebruik uw discretie om mensen thuis te informeren en adviseren. In een kleine snafu, zoals iemand die een mobiele telefoon verliest, is het waarschijnlijk het beste om deze te vervangen en te wachten tot je thuis bent om het mensen te laten weten. Als er een ongeluk is (hoe klein ook), nationale crisis of misdaad, moet u mensen bellen en laten weten wat er is gebeurd (en hen geruststellen dat de situatie onder controle is).
Wanneer ik studenten naar het buitenland breng, gebruiken we vaak sociale media om vrienden en familie te bereiken ("Onze auto liep even vast, maar we zijn weer op weg!"). Of in tijden waarin evenementen zoals politieke protesten of natuurrampen plaatsvonden in het land waardoor het nieuws weer thuis kwam, vrienden op de hoogte werden gehouden via e-mail en Facebook of toereikend bleken.
En vertrouw niet alleen op uw smartphone voor telefoonnummers; u moet nog steeds een klein zwart boekje meenemen wanneer u reist met de contactgegevens van iedereen. Voordat ik op reis ga, laat ik iedereen een lijst samenstellen van ouders, echtgenoten en significante anderen, evenals een lijst van hotels, de politie, ambassades en verzekeringsmaatschappijen.
U moet ook weten met wie u ter plaatse contact kunt opnemen in geval van een incident. Vooral als u misdaad of pesterijen heeft meegemaakt, is het belangrijk om te weten wanneer u aangifte moet doen bij de lokale autoriteiten en wanneer niet. Een paar richtlijnen: als je beroofd wordt, of iemand probeert je pijn te doen, moet je naar de politie gaan. Als je te maken hebt met dagelijkse intimidatie op straat of een paar zakkenrollers bent, is het waarschijnlijk niet de moeite waard. Weet ook dat de politie soms, vooral in landen in conflictgebieden, inefficiënt kan zijn en vaak om een geschenk voor hun werk vraagt (lees: omkoping). Als u een rapport moet indienen, is het altijd goed om een vertrouwde lokale collega of vriend te vragen om met u mee te gaan, zodat er geen dingen verloren gaan in de vertaling.
Bied ondersteuning en aanmoediging aan
Ik zal nooit een reis in Birma vergeten, tijdens een bijzonder onhandige tijd voor mij (waar ik was geschokt door een niet-geaarde elektrische stroom en een hersenschudding had opgelopen binnen enkele dagen). Mijn collega's, die het gevoel hadden dat het echt niet mijn week was, organiseerden een groepsdiner en kwamen allemaal langs om me een EHBO-doos en wat kleine cadeautjes te geven. Hoewel dit dingen waren die we in de Verenigde Staten zo gemakkelijk konden krijgen, betekenden deze items en hun steun in het veld de wereld. En we hebben enorm gelachen om mijn ongelukjes.
Moedig uw collega's aan om activiteiten te cultiveren die het moreel hoog houden tijdens een crisis, of dat nu een groepsdiscussie is, een diner heeft of een succes viert dat uw team heeft gemaakt. Het is moeilijk om degene te zijn die je team moet concentreren in tijden van crisis, vooral als ze zich down of overstuur voelen over iets dat is gebeurd. Zorg ervoor dat je tijd vrijmaakt voor een debriefing met je team en praat over strategieën om vooruit te komen en het werk af te ronden dat je van plan bent te doen terwijl alles wordt gesorteerd.
Als het een noodgeval op korte termijn is, probeer dan niet stil te staan, zorg ervoor dat u ervan leert en voltooi dan uw werkzaamheden ter plaatse. Probeer het moreel hoog te houden, troostend in de wetenschap dat jullie dit allemaal samen zijn.
Het is gemakkelijk om te overdenken hoe u moet reageren in een noodsituatie, maar u moet op uw gevoel vertrouwen en de beste beslissing nemen die u op dit moment kunt nemen. Voorbereid zijn op een crisis betekent niet dat je in angst moet leven of altijd moet denken dat het ergste kan gebeuren, het betekent gewoon weten wat te doen en hoe te reageren op basis van de omstandigheden en de cultuur waarin je je bevindt. Met de juiste voorbereiding en inzicht, kun je elke uitdaging aan die op je pad komt.
