De beste bazen hebben een open-deurbeleid - toch? Maar wat betekent dat in de praktijk precies? Betekent het zijn van een goede manager dat je team kan binnenkomen, gaan zitten en “je hersens kiezen” wanneer ze maar willen?
Dat klinkt niet erg efficiënt - en dat is omdat het dat niet is. Beschikbaarheid vereist veel tijd en energie, twee van uw meest waardevolle en eindige bronnen. Het is van cruciaal belang om te erkennen of de kosten / baten van zoveel aan uw werknemers geven de moeite waard zijn. Het is mogelijk dat uw overbetrokkenheid hen niet alleen frustreert, maar het voorkomt ook dat u tijd hebt om creatief te denken en taken uit te voeren buiten het toezicht op anderen.
Gelukkig zijn er vier stappen die u vandaag kunt implementeren om deze situatie te verhelpen en uw managementstijl weer op de rails te krijgen:
Stap 1: Nul in op het probleem
Het is gemakkelijk om te zeggen: "Mijn team heeft me nodig" en betrek jezelf bij ieders werk. Het is moeilijker om een stap terug te doen en te onderzoeken of u het zich kunt veroorloven een beetje terug te trekken.
Zelfbewustzijn begint met zelfdiagnose. Stel jezelf de volgende vragen om te ontdekken of je te beschikbaar bent:
- Verspreiden uw werknemers zich wanneer u de pauzekamer betreedt?
- Werk je regelmatig laat en in het weekend om je werk te doen?
- Komt u 's morgens aan om een rij medewerkers aan uw deur te vinden?
Als u op een of meer van deze vragen ja hebt geantwoord, bent u te beschikbaar.
Stap 2: Verander je gewoontes
Nu u weet dat zowel u als uw werknemers kunnen profiteren van minder betrokkenheid, stelt u grenzen op door tijden te creëren waarop u op kantoor bent met de deur dicht. (Werk in een open opstelling? Blokkeer de tijd in uw agenda als niet storen om hetzelfde effect te creëren.)
Maar daar stopt het niet. Geef uw medewerkers, samen met de planningstijd om uw werk aan uw bureau te doen, dezelfde beleefdheid. Het is waar dat u contact wilt houden met uw personeel om de kansen te maximaliseren om goed gedaan werk te herkennen, kritieke feedback te geven en aandachtspunten te identificeren, maar u hoeft niet 24/7 in hun gezicht te staan.
Een snelle oplossing hiervoor is om te beginnen met het plannen van wekelijkse één-op-één vergaderingen met elk van uw directe rapporten. Maak duidelijk dat dit een moment is om niet-urgente problemen in te checken en om vragen te stellen - of het nu gaat om een huidig project of een aankomend bedrijfsinitiatief. Zorg ervoor dat u gedurende deze tijd uw volledige, onverdeelde aandacht aan de persoon geeft. Door 15 tot 30 minuten werk te bespreken, kom je veel verder dan het beantwoorden van eenmalige vragen gedurende de dag terwijl je van het ene naar het andere haast.
Stap 3: Blijf op onderwerp
Over aandacht gesproken, te veel managers die hun beschikbaarheid overstrekken compenseren door niet voldoende te luisteren of met hun volledige aandacht. (Als hun medewerkers hen altijd opzoeken, zullen ze dan anders e-mails beantwoorden?). Beperk deze overkillconservaties door duidelijk te zijn over wat geschikte onderwerpen zijn (en niet zijn) voor uw team.
Ik had bijvoorbeeld ooit een uitvoerend assistent die er een gewoonte van maakte om meerdere keren per dag diep persoonlijke, niet-werkgerelateerde kwesties met mij te delen. Na een paar dagen van dit gedrag heb ik twee wijzigingen aangebracht. Allereerst heb ik die wekelijkse één-op-één-vergadering opgezet om haar projecten te bespreken en vroeg ze vervolgens om iets dat met haar werk te maken had (dat niet dringend was). Ten tweede vroeg ik haar om haar zorgen te groeperen en ze te beperken tot kantoorgerelateerde onderwerpen in die vergaderingen. Het werkte. Ze kwam niet meer naar mij toe met persoonlijke problemen en we kregen een sterkere werkrelatie.
Dat wil niet zeggen dat je nooit van onderwerp af kunt komen. Je bent geen robot en je team ook niet, en je zou relaties met hen moeten bevorderen buiten hun takenlijst. Door duidelijke grenzen te stellen op geschikte tijden om te praten over hun relaties, hun datinglevens, hun Netflix-wachtrijen en hun weekendplannen, kunt u uzelf veel onderbrekingen besparen. Het is zo simpel als zeggen van 9 uur 's ochtends tot 12 uur' s middags, ik werk intensief aan het halen van project deadlines, dus neem alleen contact op als het echt belangrijk is.
Stap 4: Neem kleine stappen om uw werknemers meer mogelijkheden te geven (en bij te scholen)
Hoe lang je ook de leiding hebt gehad, je had je werknemers verteld dat ze op elk moment van de dag kunnen binnenkomen en je op elk gewenst moment buiten kantooruren kunnen e-mailen. Je hebt gelijk als je denkt dat je niet zomaar een e-mail kunt sturen met de tekst: 'Kom voortaan alleen naar mij toe met dringende vragen en laat me met rust om de rest van de tijd te werken.'
Moedig in plaats daarvan de verandering beetje bij beetje aan. Wanneer uw team naar u toekomt met een vraag, vraag dan in plaats van onmiddellijk een antwoord te geven wat hij zou doen. Als iemand in de loop van de tijd naar je toe komt, zou je deze als “Niet storen” op de kalender zetten en vragen of ze onmiddellijk hulp nodig heeft of later terug kan komen.
Wanneer een gesprek een ommekeer heeft gemaakt naar het persoonlijke, wees duidelijk over uw behoefte om een deadline te halen of een ander probleem aan te pakken. Als u het gesprek wilt voortzetten, moet u echter een tijdstip instellen om erover te praten, bij voorkeur in een niet-werkomgeving, zoals tijdens een kopje koffie of tijdens de lunch.
Open deurbeleid en actief luisteren zijn uitstekende managementstrategieën. Zelfs de uiterste best practices zorgen echter voor inefficiëntie en ineffectiviteit. Ergens in het universum van de baas bestaat er een balans tussen precies juiste betrokkenheid en overkill. Maar wetende dat het OK en productiever is om tijd vrij te maken om je deur te sluiten - letterlijk en figuurlijk - is een goed begin.
