LinkedIn heeft vorig jaar een enquête gepubliceerd waaruit bleek dat onze professionele takenlijsten dringend toe zijn aan een make-over. Blijkt dat we niet zo goed zijn in het 'doen' van de dingen die we onszelf vertellen dat we moeten doen. Bijna 90% van de professionals gaf toe dat ze niet in staat zijn om alle taken op hun takenlijst te voltooien tegen het einde van een gemiddelde werkdag.
Dus als je het zat bent om elke dag dezelfde oude taken aan te pakken, is het tijd om dat te veranderen. Hier zijn vijf trucs om uw productiviteit te verhogen en uzelf te helpen daadwerkelijk door uw lijst te komen.
1. Houd een takenlijst bij voor werk
Laten we eerlijk zijn: als je een compleet beeld wilde krijgen van alles wat je nu voor je werk moest doen, is de kans groot dat je het niet allemaal op een enkele lijst kunt vinden. In plaats daarvan heb je een paar post-its hier, een opgeslagen concept in je e-mail daar, stickies of tekstbestanden op je computer, en misschien een app of twee op je telefoon.
En hoewel het over het algemeen een goede gewoonte is om werk en spel te scheiden, is het een must om één plek te hebben voor uw werkgerelateerde taken. Dus kies de gewenste methode en begin met consolideren. Het kan overal zijn: een handgeschreven lijst in uw vertrouwde planner, een document dat u op uw bureaublad bewaart of een app op uw telefoon .
Zorg er echter voor dat u overal aan uw lijst kunt toevoegen - wat betekent dat als u een desktop-app gebruikt, u een systeem wilt instellen om taken vast te leggen die buiten uw computer zijn gemaakt, zoals opdrachten die u krijgt tijdens een vergadering. Ik schrijf deze persoonlijk graag op plaknotities en verwijder ze of gooi ze weg zodra ik ze naar de hoofdlijst heb overgedragen.
2. Volg de 1-3-5 regel
Nu u een uitgebreide lijst hebt van alles wat u voor werk moet doen, moet u een dagelijkse takenlijst definiëren. Ga er op een willekeurige dag van uit dat je maar één groot ding kunt bereiken, drie middelgrote dingen en vijf kleine dingen. (Opmerking: als u een groot deel van uw dag in vergaderingen doorbrengt, moet u dit misschien een beetje herzien.) Neem voordat u het werk verlaat enkele minuten de tijd om uw 1-3-5 voor de volgende dag te definiëren, zodat u klaar bent om 's morgens de grond te raken Als je positie er een is waar elke dag veel onverwachte taken oplevert, probeer dan een medium en twee kleine taken leeg te laten, ter voorbereiding op de last-minute verzoeken van je baas.
Ja, ik weet dat het moeilijk kan zijn om je lijst met taken te beperken tot 1-3-5, maar het is belangrijk om prioriteiten te stellen. Of je het nu leuk vindt of niet, je hebt maar zoveel uren op de dag en je krijgt maar een eindig aantal dingen voor elkaar. Jezelf dwingen om een 1-3-5-lijst te kiezen, betekent dat de dingen die je doet, de dingen zijn die je hebt gekozen - en niet wat je toevallig hebt gedaan.
Zo vooruit plannen betekent ook dat u meer geïnformeerde gesprekken met uw manager kunt hebben wanneer hij of zij iets nieuws op u laat vallen dat meteen moet worden gedaan - evenals de hulpmiddelen om uw andere werk opnieuw prioriteit te geven. Wanneer bijvoorbeeld een verrassingspresentatie op je schoot valt, probeer dan: "Natuurlijk, ik kan je dat tegen 15.00 uur bezorgen, maar de Q1-rapporten zijn dan pas morgen klaar, want ik was van plan hier vandaag aan te werken. ."
Bekijk onze 1-3-5 takenlijst!
3. Voltooi één belangrijke taak vóór de lunch (uw minst favoriete taak, indien mogelijk)
Ik geef toe dat deze moeilijk voor mij is, maar het werkt. Neem een van je grote of middelgrote taken en pak het 's morgens vroeg aan, voordat je e-mailt, zelfs als je kunt. Er is geen beter gevoel dan een zware taak af te maken voor de lunch. Auteur Brian Tracy noemt dit 'je kikker opeten', aangepast aan het beroemde citaat van Mark Twain: 'Eet' s ochtends als eerste een levende kikker en de rest van de dag zal je niets ergers overkomen. '
Mijn mede-oprichter, Kathryn, definieert haar 'kikkers' vaak 's avonds om zich voor te bereiden op de volgende dag; daarmee is ze bereid om ze 's ochtends aan te pakken, en het voorkomt dat ze vele dagen minder plezierige taken uitvoert.
4. Gebruik uw agenda als een takenlijst
Als u vindt dat u altijd overschat hoeveel u per dag kunt doen, is een effectieve aanpak om uw taken in uw agenda te plaatsen, net als bij een vergadering. In plaats van uw dagelijkse taken op een lijst te zetten, kunt u ze plannen en elk voldoende tijd laten. Het verzenden van uw W2-bevestigingsinformatie naar HR kan 15 minuten duren, terwijl het voorbereiden van de Q1-strategie voor uw team enkele uren kan duren. Het belangrijkste is om realistisch te zijn.
Wanneer u deze aanpak probeert, zorg er dan ook voor dat u de tijd in uw agenda blokkeert voor het inhalen van e-mail, brainstormen of andere belangrijke, maar niet-afleverbare taken. Probeer bijvoorbeeld een uur 's morgens en een uur' s middags te blokkeren om via uw inbox te werken - en besteed dan geen tijd tussen het proberen om e-mails te verwerken op het moment dat ze binnenkomen, wanneer u echt van plan was te werken op iets anders.
5. Verminder vergaderingen om de productieve tijd te verhogen
Ten slotte, als u merkt dat u echt niet kunt doen wat u denkt dat u op een dag zou moeten kunnen, ondanks al het bovenstaande advies, overweeg dan of u misschien lijdt aan ontmoeting.
Zoals econoom John Kenneth Galbraith ooit zei: "Vergaderingen zijn onmisbaar als je niets wilt doen." Meerdere enquêtes over dit onderwerp kwamen zelfs tot dezelfde conclusie dat ergens tussen een kwart en de helft van de tijd doorgebracht in vergaderingen een verspilling is, en niet te vergeten, je kunt je andere taken niet echt gedaan krijgen terwijl je zit praten met iemand anders.
De oplossing: Beperk uw vergaderingen. Overweeg voordat u een vergadering plant, of dit kan worden opgelost met een e-mail of telefoontje, of door een paar minuten in iemands kantoor te komen. Als een vergadering vereist is, vermeldt u de belangrijkste agenda-items om de benodigde deelnemers te bepalen en de kortste tijd die u kunt plannen. En ja, het is helemaal OK om een vergadering van 20 minuten te plannen, het is niet nodig om af te ronden tot 30! Als u vergaderingen moet houden, probeer ze dan te groeperen om grote ononderbroken periodes gedurende uw dag te laten zodat het echte werk kan worden gedaan.
Ja, reorganiseren en vooruit plannen zijn beide investeringen vooraf - maar bedenk eens hoe blij je zult zijn als je daadwerkelijk een takenlijst van een hele dag hebt afgekruist. Dus organiseer jezelf, leg al je taken op één plek, minimaliseer je afleiding en begin die (lijst van één dag) te veroveren!
