Je opent je e-mail 's ochtends als eerste en er zijn 30 ongelezen berichten. Of je hebt eindelijk je inbox aangepakt en vlak voordat je op het punt staat om nog een e-mail af te melden. Of wat dacht je van dit scenario: je hebt moeite om prioriteiten te stellen tussen je andere taken en verschillende berichten met ster.
De eerste vraag die in een van deze situaties in je opkomt, is: moet ik dit openen?
Eenvoudig genoeg om te beslissen, toch?
Maar dan, de tweede gedachte die u hebt is: moet ik hier nu op reageren?
Het is een moeilijke en eerlijk gezegd ben jij de enige die het antwoord weet. Dus hoewel ik waarschijnlijk niet gekwalificeerd ben om je precies te vertellen wanneer je terug moet gaan naar iemand, kan ik je helpen je opties te beperken.
Ze zeggen het
Vrij eenvoudig, maar als iemand de tijd neemt om te zeggen: 'Neem vandaag nog contact met me op' of 'Ik zou graag je mening willen weten vanmiddag' of 'Laat me weten wat je denkt voor onze bijeenkomst om 15:00 uur' of ' Ik heb dit zo snel mogelijk nodig, 'menen het.
Dit is ook van toepassing op elke deadline die iemand je geeft - wat betekent dat als ze een datum voor je reactie instellen, je deze tegen die tijd zou moeten hebben (of, als je je al te productief voelt, eerder).
Het is van iemand die echt belangrijk is
Als u met veeleisende klanten of spraakmakende leidinggevenden werkt en u weet dat een vertraagde reactie uw reputatie (of uw bedrijf) schaadt, is die dag altijd de juiste keuze.
Het gaat om een dringende zaak
Kwesties verschijnen, deadlines worden gepusht, bazen hebben op het laatste moment dingen nodig - als het urgent of een hoge prioriteit lijkt te zijn, of als het van invloed is op iets waar je momenteel aan werkt, is het waarschijnlijk je onmiddellijke aandacht waard.
De timing klopt niet
Het is 17.00 uur en iemand is net terug bij jou. Natuurlijk kun je daar en daar reageren, maar de kans is groot dat ze vandaag het kantoor verlaten - en het zal verdwalen in de zee van berichten die ze morgen krijgen.
Als je weet dat de persoon vandaag niet zal reageren, is het OK om het terug te duwen.
Je hebt tijd nodig om het te overpeinzen
Iemand heeft je een moeilijke vraag gesteld, of ze willen iets dat je moet checken met je baas, of hun woorden vangen je op van de wacht of wekken wat emoties op. Geef jezelf de extra dag om erover na te denken, te kalmeren en je antwoord te bewerken - je zult je beter voelen wetende dat je het professionele antwoord hebt verzonden, zelfs als het meer tijd nodig had.
Het vereist meer dan alleen een reactie
Misschien is een antwoord niet alleen van u nodig, maar vereist het de input van meerdere mensen. Of u moet hen een ingevuld spreadsheet of presentatieschema sturen. Het is altijd beter om meer tijd te nemen om je materialen te verzamelen en al je basissen te bedekken dan een halfbakken antwoord te sturen op een volledig gebakken aanvraag.
Je zult er goed uitzien
Muse-schrijver Sara McCord schetst twee keer dat je een betere indruk maakt als je wacht op een e-mail. De eerste is wanneer iemand om nieuwe ideeën vraagt - zolang het niet dringend is, vragen ze je om attent te zijn, dus afwachtend geeft je de indruk dat je echt geweldige dingen probeert te verzinnen.
De tweede is als iemand je een lang bericht schrijft - het ziet er grof uit als je gewoon een snelle e-mail met één zin terugstuurt, dus geef jezelf wat ruimte om een even grondig antwoord te bedenken.
Je bent niet beschikbaar (en dat weten ze)
Ten slotte, als u op vakantie bent, of op reis bent, of ziek bent of om welke reden dan ook niet in staat bent - en u communiceert dit op een of andere manier (via een OOO-bericht of mond-tot-mondreclame) - is de persoon niet verwacht een onmiddellijke reactie.
Het is al moeilijk genoeg om die ideale reactie te maken, dus gebruik dit spiekbriefje om het juiste moment te vinden om het te verzenden, en je zult zeker geweldige relaties onderhouden.
Met dit alles gezegd, voel je je misschien slecht als je niet meteen reageert. Neem in dat geval het advies van carrière-expert Sara McCord en schiet dit antwoord terug:
Op deze manier weet iedereen dat je het bericht hebt ontvangen en dat het op je radar staat.
